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Verfahrens­dokumentation leicht gemacht

23. Mai 2016
Ulrike Zimmermann

Die Richtlinien der GoBD korrekt anwenden

Unternehmen stehen seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 vor der Herausforderung ihre Buchführung so zu organisieren, dass sie diese Grundsätze erfüllen. Um die strengen Anforderungen zu erfüllen, muss eine Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Doch welche Inhalte sind aufzunehmen und wie ausführlich müssen diese beschrieben sein?

Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation

Die GoBD erfordern eine Verfahrensdokumentation anhand der sich ein unabhängiger, sachkundiger Dritter ein Bild vom ordnungsgemäßen Einsatz einer Softwarelösung machen kann. Die Dokumentation beschreibt Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse eines Prozesses und erbringt den Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBD erfüllt sind.

Eine korrekte Verfahrensdokumentation ist als einziger Nachweis der „Revisionssicherheit“ eines Systems durch die Finanzbehörden anerkannt. Revisionssicher bedeutet in diesem Zusammenhang, dass digitale Daten aufbewahrt werden und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Die Digitalisierung schreitet in den Unternehmen immer weiter voran. Prozesse, wie zum Beispiel die Bearbeitung und Prüfung der Eingangsrechnungen, erfolgt digital. Die Verfahrensdokumentation beschreibt im Fall der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen den organisatorischen und technischen Prozess von der Erfassung, der Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen. Das sind einige Punkte, die berücksichtigt werden müssen.

Der Gesetzgeber schreibt keinen bestimmten Umfang oder Aufbau der Verfahrensdokumentation vor. Entscheidend ist, dass ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

Diese eher unscharfe Vorgabe stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Als Folge werden oft spezialisierte Berater gebucht, um die Anforderung des Gesetzgebers zu erfüllen.

Schlueter_neu„Aus unseren durchgeführten Projekten zum Rechnungseingangsmanagement wissen wir, dass das Erstellen einer Verfahrensdokumentation Zeit kostet und einen erheblichen Aufwand bedeuten kann. Auf Basis unserer Erfahrungen haben wir eine App, den Diamant Verfahrenslotsen entwickelt.“ Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software.

Ein Lotse für die Verfahrensdokumentation

Um die Erstellung der Verfahrensdokumentation so ressourcenschonend wie möglich und rechtskonform zu gestalten, entwickelte Diamant Software im Rahmen des Rechnungseingangsmanagements den Diamant Verfahrenslotsen. Der Verfahrenslotse funktioniert als App und ist damit ein einfaches Werkzeug, das jedem Kunden zur Verfügung steht.Anhand eines Fragebogens werden die Verantwortlichen durch den Prozess des Rechnungseingangs geleitet. Die Beantwortung der Fragen kann jederzeit abgebrochen und an der gleichen Stelle fortgesetzt werden. Nach Beantwortung der letzten Frage wird aus den Antworten ein Word-Dokument generiert, das individuell um unternehmensspezifische Textpassagen ergänzt werden kann. Am Ende erhalten Sie eine Verfahrensdokumentation zum Nachweis der rechtskonformen Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung Ihrer Rechnungsdokumente.

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