Ein gemeindliches Rechnungswesen ist sehr vielschichtig. Und wird ab 2023 noch komplexer. Denn dann greift das §2b Umsatzsteuergesetz. Die Bereiche einer Gemeinde, in denen wirtschaftliche Tätigkeiten stattfinden, werden fortan umsatzsteuerpflichtig. Wie ein zentrales und digital aufgesetztes Rechnungswesen hier helfen kann, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.

Das Rechnungswesen im kirchlichen Umfeld ist meist sehr anspruchsvoll. So gilt es beispielsweise für ein einzelnes Bistum, in der Regel einige hundert Gemeinden zu berücksichtigen, aber auch deren karitative Einrichtungen und ehrenamtliche Verwaltungsräte sowie diverse Gruppierungen, wie Messdiener und Chöre. Auch das Spenden- und Kollektenaufkommen und deren Verbleib gilt es in die Buchführung einzubinden sowie gegebenfalls Pfründevermögen zu verwalten und als Sonderposten in der Bilanz auszuweisen. Üblicherweise haben viele dieser Bereiche ihre eigenen Kassen – bei der römisch-katholischen Kirche sind es die sogenannten Rendanturen oder auch Kirchenrechner. Auf diese Weise entsteht eine kleinteilige, dezentrale Buchhaltungsarchitektur. Hier den Überblick zu behalten ist eine herausfordernde Aufgabe.

Ein weiteres Spezifikum: Nicht nur Unternehmen fusionieren, sondern auch Gemeinden. Gerade bei schrumpfenden Mitgliederzahlen sind Zusammenschlüsse verschiedener Gemeinden nicht ungewöhnlich. Diese Änderungen müssen dann auch im Rechnungswesen abgebildet werden.

Für juristische Personen des öffentlichen Rechts – hierzu zählen Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände – wird es ab dem 1. Januar 2023 noch komplexer: Dann greift das §2b Umsatzsteuergesetz. Die Bereiche einer Gemeinde, in denen wirtschaftliche Tätigkeiten stattfinden, werden fortan umsatzsteuerpflichtig. Das schließt einerseits die Kirchengemeinde an sich und andererseits die Betätigungen ihrer Gruppierungen ein. Als Folge müssen sie entweder monatlich oder quartalsweise Umsatzsteueranmeldungen abgeben, wenn gewisse Umsatzgrenzen erreicht werden. Angesichts dieser Komplexität ist es sinnvoll, das Rechnungswesen digital, zentral und standardisiert zu organisieren. Der Einsatz einer digitalen Lösung bietet einige Vorteile.

Mehr Zeit durch automatisiertes Rechnungseingangsmanagement

Rechnungen prüfen, Berichte verteilen, Buchungen oder Zahlungen vornehmen: Der Rechnungseingangsprozess wird in vielen Organisationen noch immer manuell durchgeführt. Dabei bietet gerade die Automatisierung des Rechnungseingangs ein großes Entlastungspotenzial, besonders dann, wenn Rechnungen an vielen dezentralen Stellen wie Kirchengruppen oder -Einrichtungen eintreffen. Liegengebliebene oder fehlgeleitete Rechnungen müssen so nicht mehr vorkommen. 

Der Rechnungseingang lässt sich mit einer Software für das Rechnungswesen in nur wenigen Schritten automatisieren. Digitale Rechnungen übernimmt das System sofort, papierbasierte Rechnungen werden direkt nach dem Einscannen von der Texterkennung registriert.Weitere Prozesse wie Zahlungsvorschläge und Belegerkennung erfolgen automatisch und digital. Das Beste daran: Repetitive Aufgaben des Rechnungseingangs sind äußerst fehleranfällig. Mit der Automatisierung entfallen menschliche Flüchtigkeitsfehler.

Transparenz macht handlungsfähig

Zudem schafft die Software eine einheitliche Buchhaltung und zugleich die Grundlage für ganzheitliches Controlling. Wer die Kosten und Einnahmen im Blick hat, ist in der Lage, bessere Entscheidungen zu treffen und schneller zu agieren. Ein häufiges Beispiel sind anstehende Investitionsentscheidungen für bauliche Sanierungen von Kirchen oder Gemeindezentren. Über Funktionen wie Dashboards und Mandantencockpits gibt eine Rechnungssoftware eine schnelle Übersicht über die Gesamtsituation der Gemeinden.

Intuitive Anwendung zugeschnitten auf die kirchliche Spezifika

Die vielen Parteien, die am Rechnungswesen von kirchlichen Gemeinden teilhaben, haben es in sich. Hier beteiligen sich neben professionellen Buchhalter*innen vor allem fachfremde Nutzer*innen aus Kita-Leitungen, Ehrenamtliche, und Pfarrer*innen. Der intuitiven Bedienbarkeit kommt bei diesen heterogenen Anwendergruppen eine besondere Bedeutung zu. Je intuitiver und einfacher die Handhabung ist, desto höher ist die Akzeptanz.

Verwaltungsrät*innen und Pfarrer*innen müssen auf Kostenstellen-Ebene binnen weniger Klicks sehen können, wo sie mit dem Budget stehen, um Soll-Ist-Vergleiche durchführen zu können. Wichtig hierbei: Nicht alle Informationen sind für alle Augen geeignet oder hilfreich. Eine Rechnungswesensoftware erleichtert die Nutzung auch, indem einfach Musterprofile für Rollen definiert und Berechtigungskonzepte angelegt werden können. So erhält jede*r seine rollenabhängigen Dashboards, die sich intuitiv steuern lassen.

Fazit: Digitalisierung erleichtert Prozesse für alle

Der Einsatz einer leistungsfähigen Software, die auf die Besonderheiten des gemeindlichen Rechnungswesens ausgelegt ist, lohnt sich. Zeitfressende, repetitive Tätigkeiten erfolgen automatisiert und verlieren ihre Fehleranfälligkeit. Wichtige Aufgaben werden zeitnah und transparent erfasst und können von den am Prozess Beteiligten eingesehen werden. Sie erhalten so den Überblick, um die richtigen Entscheidungen für die Gemeinde zu treffen.

Fabian Scarabis
Fabian widmet sich als Leitung für den Geschäftsbereich Gesundheits- und Sozialwesen mit großer Leidenschaft den speziellen Herausforderungen dieser Branche. Mit seinen Beiträgen möchte er zeigen, wie sich mit einem intelligenten Rechnungswesen und Controlling Effizienzpotenziale im kaufmännischen Bereich heben lassen, die letztlich dem Dienst am Menschen zugutekommen.

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