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Excel im Berichtswesen: Sie müssen nicht darauf verzichten – es geht aber eleganter

8. März 2019
Marco Maritschnigg

Bi-direktionale Integration schafft echte Erleichterungen

Der Markt an spezialisierter Software wächst und trotzdem gehört Excel immer noch zu den beliebtesten Unternehmensanwendungen für Berichte und Analysen. Der BARC BI-Monitor ergab noch 2018, dass Excel die am zweithäufigsten gewählte Software für Planung und Reporting ist. Auch die Diamant Studie Digitalisierung im Rechnungswesen und Controlling bestätigt dies. Was ist also der Charme dieser Anwendung, die schon einige Jahrzehnte auf dem Buckel hat?

Warum sich ein Wechsel auf Alternativen auszahlt und wie Anwender dennoch nicht auf ihr gewohntes Excel-Umfeld verzichten müssen.

Vorteile und Grenzen von Microsoft Excel

Excel hat seine Berechtigung. Vor allem im Bereich einfacher Auswertungen und überschaubarer Controlling-Prozesse.

  • Die Oberfläche ist intuitiv und erfordert wenig Einarbeitung.
  • Viele Nutzer sind bereits mit der Anwendung vertraut.
  • Im Vergleich zu spezialisierter Software ist Excel günstig.
  • Bei überschaubarem Datenbestand ist die Anwendung sehr performant.
  • Es stehen viele Online-Hilfen zur Verfügung, mit denen Nutzer Probleme eigenständig beheben können.

 

Doch das ist nur die eine Seite der Excel-Erfahrung. Die Anforderungen an Berichte und Analysen haben sich durch Big Data und das rasante Tempo der Digitalisierung verändert. Bei der Auswertung großer Datenmengen kommt Excel schnell an seine Grenzen und simple Makros bringen nicht mehr die Insights, die heute mit anderen Anwendungen aus Daten extrahiert werden können. Automatisierung in neuerer Software ermöglicht es, schneller Erkenntnisse aus den vorhandenen Daten herauszufiltern und Entscheidungen geschickt danach auszurichten.

Excel im Controlling: offenkundige Schwächen

Unternehmen verschenken Wettbewerbsvorteile und Effizienz, wenn sie weiter an Excel als Standard-Tool für Berichte und Analysen festhalten. Darüber hinaus hat Excel ganz praktische Nachteile, ganz unabhängig von der technologischen Weiterentwicklung.

  • Daten werden in Excel häufig manuell eingegeben. Damit wird jede größere Auswertung zu einem zeit- und kostenintensiven Unterfangen. Zudem steigt die Gefahr von Falscheingaben und daraus abgeleiteten Fehleinschätzungen.
  • Eine Zugriffssteuerung innerhalb von Excel ist kaum möglich, was zu massiven Sicherheits- und Compliance-Problemen führen kann, wenn Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.
  • Verschiedene Datensätze zusammenzuführen, ist nicht ohne Weiteres in Excel möglich und führt häufig zu Fehlern.
  • Bei der Erstellung umfangreicher Reportings sinkt die Performanz.
  • Excel stellt keine Änderungshistorie zur Verfügung. Eine Kontrolle, wer welche Daten eingepflegt und verändert hat, kann so nicht erfolgen.
  • Die Zusammenarbeit gestaltet sich schwierig, wenn Abteilungen nicht mit zentralen Dokumenten arbeiten, sondern lokale Versionen erstellen und ihre eigenen Makros verwenden. Schnell herrscht Unsicherheit, ob mit den aktuellen Daten gearbeitet wird. Ein einheitlicher Datenbestand ist nicht garantiert.

 

In immer mehr Unternehmen wächst die Erkenntnis, dass Excel nicht die beste Lösung ist und professionelle Planung und Budgetierung sowie Analyse und Reporting adäquate Software benötigt. Dennoch arbeitete noch knapp die Hälfte der deutschen Unternehmen mit Excel als Standardwerkzeug für Controlling. Was hält die Unternehmen zurück, die Möglichkeiten innovativer Software zu nutzen?

Die Ergebnisse der Studie sind hierzu eindeutig: In Unternehmen sind zunehmend spezialisierte Softwarelösungen vorhanden, Nutzer greifen allerdings weiter lieber zum vertrauten Excel. Aus Bequemlichkeit.

Heute im Rechnungswesen: bi-direktionale Integration

Auch die beste Software ist nur wirksam, wenn sie angewendet wird. Eine der größten Herausforderungen von Unternehmen, die eine echte Verbesserung der Daten- und Auswertungsqualität erreichen wollen, ist es daher, ihren Nutzern den Umstieg zu erleichtern.

Neben Change-Kommunikation und Training ist die Wahl der richtigen Software entscheidend. Hier bieten sich Integrationen an, die auf der gewohnten Excel-Oberfläche aufsetzen. Statt Nutzern eine vollständig neue Oberfläche vorzusetzen, dürfen sie weiter in ihrer gewohnten Excel-Optik navigieren. Die Anwendung wird aber um leistungsstarke Funktionen erweitert und verbessert. Diese Upgrades des Bekannten treffen auf deutlich größere Mitarbeiterakzeptanz als grundlegende Neu-Einführungen.

Um die Schwächen der Arbeit mit Excel einzugrenzen, sollte man die Arbeit mit dem Tool automatisieren. Besser ist jedoch: im Zusammenhang mit großen Datenmengen, ad-hoc Analysen und validen Echtzeit-Daten ganz auf Excel zu verzichten.

Praxisanwendung: Planung und Reporting mit Excel-Integration

Am Beispiel Reporting zeigen sich die Vorteile einer Excel-Integration am ehesten. Anwender erstellen, wie gewohnt, ihre Auswertungen in Excel. Die Integration sorgt allerdings dafür, dass Daten aus dem Rechnungswesen automatisch mit einem Klick in die Berichte und Berechnungen integriert werden. Manuelles Übertragen entfällt und damit auch das Risiko von Fehlern. Gleichzeitig wird der Vorgang beschleunigt. Die Erstellung von Lageberichten, Kostenstellen-Reportings oder Quartalsberichten geht nun deutlich einfacher von der Hand. Die Berichte aktualisieren sich zudem automatisch, sobald sich die Daten im Rechnungswesen verändern. Mithilfe der Integration erhalten Unternehmen Berichte, die ihre Situation in Echtzeit widerspiegeln. Und das auf Basis von Excel, was sicherstellt, dass Mitarbeiter die Anwendung tatsächlich nutzen und der digitale Fortschritt nicht nur in der Theorie stattfindet.

In der bereichsübergreifenden Planung hat sich das so genannte „Gegenstromverfahren“ etabliert: Die kaufmännische Leitung erstellt einen Planentwurf und sendet diesen an die Fachabteilungen zur detaillierten Ausarbeitung und Kommentierung. Diese detaillierten Planungen werden zur Abstimmung und Freigabe an die Leitung zurückgesandt. Sowohl Grob-, als auch Detailplanung werden in Excel vorgenommen und nach Freigabe per Knopfdruck mit dem Diamant Rechnungswesen und Controlling synchronisiert. Alle Beteiligten arbeiten mit den aktuellen Zahlen und die (Tipp-)Fehlersuche hat ein Ende.

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