Berichtswesen ohne Manipulationen: so vermitteln Sie Informationen optimal

Die Art wie wir Informationen präsentieren, beeinflusst wie unsere Empfänger diese aufnehmen. Auch im Zusammenhang mit dem Berichtswesen im kaufmännischen Bereich spricht man von Manipulationen – bewusste oder unbewusste. Welche Manipulationsarten am häufigsten auftreten, wie Sie diese erkennen und vermeiden, lesen Sie in diesem Artikel.

Wann entstehen Manipulationen in Berichten?

Berichte oder Reports kommen in Unternehmen zum Einsatz, um Ergebnisse festzuhalten, Abweichung aufzudecken, Entwicklungen zu analysieren und zu prognostizieren. Der Berichtsempfänger erhält die Informationen, bildet sich eine Meinung und trifft eine Entscheidung. Der Berichtsersteller kann die Informationen so aufbereiten, dass der Empfänger trotz korrekter Zahlen fehlerhafte Schlussfolgerungen zieht. Der Begriff Manipulationen impliziert in diesem Zusammenhang eine absichtliche Handlung. Tatsächlich geschieht dies oftmals unbewusst. 

Welche Formen der Manipulation gibt es?

Wissenschaftlich werden diese Formen der Manipulation unterschieden. In der Praxis begegnen sie uns in ganz unterschiedlichen Zusammenhängen, etwa im schriftlichen Bericht oder der Präsentation im Meeting. 

  • Framing: Spezifische sprachliche Darstellung, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen
  • Wahrheitseffekt (Validity Effect): Wiederholung von Informationen, um deren Akzeptanz zu erhöhen
  • Etikettierungseffekt (Labelling Effect): (Bewusste) Wahl von bestimmten Schlüssel- und Reizwörtern in Beschriftungen und Überschriften, um die Wahrnehmung des Empfängers zu beeinflussen
  • Informationsüberlastung (Information Overload): Präsentation einer großen Menge an Informationen, so dass die kognitive Aufnahmekapazität des Berichtsempfängers überschritten wird und die Entscheidungsqualität stark abnimmt
  • Verzerrte Darstellung der Achsen in Grafiken: Verkürzte Darstellung der Y-Achse, um Schwankungen von Werten stärker darzustellen als sie in Wirklichkeit sind
  • Ankereffekt (Anchoring Effect): Gezieltes Hinzufügen von Umgebungsinformationen wie Vorjahres- und Prognosewerten, um ein ideales Bild des Unternehmens zu vermitteln 

Wir nutzen diese Möglichkeiten der Beeinflussung häufig und wie gesagt nicht immer absichtlich. Es empfiehlt sich, sowohl seitens der Berichtenden wie der Berichtsemfänger aufmerksam zu sein und sich seiner Absichten bewusst zu sein. Was möchte ich mitteilen? Was möchte ich damit erreichen? Im Folgenden geben wir Tipps, wie Manipulationen erfolgreich vermieden werden. 

Objektiv statt subjektiv: Zahlen, die zählen

Klassische Controlling-Instrumente wie Kennzahlensysteme, Budgetierung und Investitionsrechnungen fördern analytisch-rationale Entscheidungen. Der Einsatz solcher Instrumente sorgt nicht nur für weniger subjektive Entscheidungen, sondern vermindert Manipulationen präventiv. Wesentliche Eigenschaften sind: 

  1. Objektivität: Mit einer wertfreien Formulierung und Darstellung der Informationen werden weder die Interessen des Berichtserstellenden noch die des -empfangenden priorisiert. Eventuelle Wertungen sind sachlich zu halten.
  2. Nachvollziehbarkeit: Der Berichtsersteller stellt die Informationen transparent dar. Dazu müssen die Berichte klar und übersichtlich sein.
  3. Benutzeradäquanz: Die Informationen orientieren sich an dem Entscheidungsproblem des Berichtsempfangenden.
  4. Problemadäquanz: Der Controller sollte eine hohe Sachkenntnis über mögliche Faktoren, die das Problem beeinflussen, besitzen. 

Kommentare in Berichten – neutral bleiben

Die genannten Anforderungen gelten nicht nur für Daten und Kennzahlen. Auch Kommentierungen müssen neutral dargestellt und auf das Wesentliche reduziert sein: 

  • Sie stellen keine Wiederholungen der Zahlen sondern eine fundierte Analyse oder Erläuterung der Kennzahlen dar.
  • Der Textteil ist vor der Abgabe auf Rechtschreibung, Grammatik und Ausdruck zu überprüfen.
  • Die Ausführungen sollten die komplexreduzierende Funktion von Zahlen und Kennzahlen nicht aufheben. 

Hohe Qualitätsstandards anstreben

Festgeschriebene Qualitätsstandards helfen eine hohe Qualität der Informationen hinsichtlich der Nutzbarkeit oder Genauigkeit zu gewährleisten. Diese Standards können die genannten Anforderungen enthalten sowie zusätzlich Regeln. Welche Informationen sind zwingend notwendig und wo sind sie zu recherchieren? Denkbar sind auch Leitfäden zur Festlegung von Unternehmensprozessen. Checklisten zur Überprüfung von Statistiken sind eine nützliche Hilfe, um den Handlungs- und Interpretationsspielraum der beteiligten Akteure einzugrenzen. Auf diese Weise wird die Kreativität zwar begrenzt, subjektive Abweichungen und ‚Verirrungen‘ jedoch merklich reduziert. 

Gut verdaulich: Informationsmenge begrenzen

Eine möglichst einfache Darstellung von aggregierten Kennzahlen ist empfehlenswert, um die Informationsmenge zu reduzieren. Eine feste Zeit für die Informationssuche verringert die Informationslast weiterhin. Welche Informationen benötigt der Berichtsempfänger? Absprachen helfen bei Priorisierung und Fokus auf das Wesentliche. Auf diese Weise unterstützt der Bericht die Führungskraft bei ihren späteren Entscheidungen besser. 

Mitarbeitende: Problembewusstsein schärfen

Die Aufklärung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden zu Manipulationsrisiken ist ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zu effektiven Berichten. Die Sensibilisierung kann durch Übungen und Workshops geschehen. Das Bewusstsein für Manipulationsarten, für Heuristiken und Bias (verzerrte Schlussfolgerungen) wird so geschärft.  

Die Wahrnehmung wird objektiver, was die Beeinflussung durch Manipulation reduzieren kann. Jedoch sind einige Verzerrungen, wie beispielsweise der Ankereffekt, widerstandsfähig gegen Aufklärung. Besonders erfahrene Führungskräfte neigen zu einem übersteigerten Selbstvertrauen in die Richtigkeit ihrer Entscheidungen. 

So ziehen Sie die richtigen Schlussfolgerungen

Sinnvolle Maßnahmen, um fehlerhafte Schlussfolgerungen zu vermeiden, sind: 

  • Perspektivwechsel: Außensicht einnehmen, da diese oft sachlicher als die Innensicht urteilt.  Controller benötigen entsprechend Raum für Kritik und eine gewisse Autonomie.
  • Anderer Denkansatz: Überlegen von alternativen und gegenteiligen Szenarien
  • Einholen von Vergleichsdaten: Vergleich mit Werten anderer Jahre, Abteilungen oder ähnlicher Organisationen in entsprechenden Entscheidungssituationen
  • Kritisches Hinterfragen: Kritische Rückfragen und Überprüfungen der Zahlen und Quellen 

Organisationale Maßnahmen gegen Manipulation

Ergänzend bietet fachliche Expertise seitens der Controller Schutz vor Manipulation. Erfahrene Controller reflektieren frühere Projekte kritisch, um zu beurteilen, welche Einflussfaktoren für neue Projekte nötig sind. Auch professionelle Software für das Reporting unterstützt, feste Berichtsprozesse und -standards einzuhalten. Eine effiziente organisationale Maßnahme ist die Zuweisung von Verantwortung per Rollenverteilung – idealerweise an alle am Informationsprozess Beteiligten. So kann sich niemand hinter Anonymität verstecken, was (bewusste) Manipulation im Unternehmen vermindert. Wenn nachvollziehbar ist, wer für welchen Teil verantwortlich ist, handeln Menschen selbstkritischer. 

Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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