Anlagenbuchhaltung im Mittelstand – Intern oder extern vergeben?

In Sachen Anlagenbuchhaltung nimmt es der deutsche Mittelstand nicht so genau. Sie wird häufig einfach in Excel geführt oder vom Steuerberater erledigt. Die Folge: Die Anlagenbuchhaltung wird oft bis zu einem Jahr zeitversetzt geführt. Aussagen zu BWA und Bilanz bestehen bis dahin nur auf grob kalkulierten Werten. Ist so eine transparente und verlässliche Planung möglich? Unternehmen verschenken damit wertvolle Vorteile.

Nutzen der Anlagenbuchhaltung im Mittelstand wird unterschätzt

Die Praxis zeigt, dass Unternehmen die Anlagenbuchhaltung oft nur als Instrument für die Ermittlung der Abschreibungen wahrnehmen. Schließlich sind sie per Gesetz dazu verpflichtet den Wert der Wirtschaftsgüter in der Bilanz auszuweisen. Laut §247 Abs. 2 HGB sind „Beim Anlagevermögen (…) nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.“ Hinzu kommen die Bedenken der Anwender, dass ihnen das Know-how fehlt, um die Anlagenbuchhaltung intern zu betreiben. Oft glauben sie nicht zu wissen, wie einzelne Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden, da diese z.B. branchenabhängig unterschiedlichen Regeln unterworfen sind. Die Lösung: Sie führen eine halb aktuelle Anlagenbuchhaltung in Excel oder geben sie direkt an den Steuerberater.

Excel ist langfristig keine Lösung

„Wir haben ja nicht viele Wirtschaftsgüter und das haben wir schon immer so gemacht“. Haben Sie diesen Satz auch schon mal gehört oder vielleicht sogar selber ausgesprochen? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Zunächst einmal ist Excel ein gängiges Werkzeug in den kaufmännischen Abteilungen eines Unternehmens und dessen Einsatz daher ganz normal. Trotzdem, die Nachteile von Excel sind nicht zu unterschätzen. Wie schnell schleichen sich z.B. manuelle Übertragungsfehler ein. Alle Belege zu den Wirtschaftsgütern müssen manuell verwaltet werden. So eine Zettelwirtschaft kann schnell unübersichtlich werden und bindet wertvolle Ressourcen bei der Suche nach den richtigen Unterlagen. Je mehr Wirtschaftsgüter Sie zu verwalten haben, desto unübersichtlicher wird es.

Anlagenbuchhaltung und der Steuerberater

Unternehmen mit wenigen Wirtschaftsgüter und fehlendem Know-how geben die Anlagenbuchhaltung gerne komplett an den Steuerberater. Der Steuerberater hat u.a. die Aufgabe im Rahmen des Abschlusses die Abschreibungen für neu erworbene Wirtschaftsgüter im Rahmen der gesetzlichen Wahlmöglichkeiten anzupassen. Eine Vorerfassung der Anlagegüter sehen viele Unternehmen nicht als notwendig an, da der Steuerberater diese eh vornimmt.

Der Nachteil: Die Anlagenbuchhaltung wird oft bis zu einem Jahr zeitversetzt geführt. Aussagen zu BWA und Bilanz bestehen bis dahin nur auf grob kalkulierten Werten. Die Auswertungen zu den Gemeinkosten der Kostenstellen passen nicht, da die Abschreibungen fehlen. Aussagen auf Basis von Vorschauen, zu zukünftigen notwendigen Investitionen, sind oft nicht buchungsaktuell und daher nicht verlässlich. Auf den ersten Blick erscheint der Steuerberater eine Entlastung zu sein. Um aber unterjährig einigermaßen sauber zu arbeiten, müssen in der Buchhaltung trotz Steuerberater mindestens grob kalkulierte Abschreibungswerte manuell oder über Dauerbuchungen erfassen werden.

Vorteile einer intern geführten Anlagenbuchhaltung im Mittelstand

Alle Informationen auf einen Blick

Beispielsweise lässt sich der Kaufvertrag scannen und in der Software direkt an das Wirtschaftsgut anhängen. Gleichzeitig lassen sich aus der AnBu die gescannten Eingangsrechnungen der Finanzbuchhaltung aufrufen. Es können Terminerinnerungen gesetzt werden. Auch lassen sich Links zu anderen Vorgängen einfügen – z.B. vom Wirtschaftsgut der AnBu zur Kostenstelle des Wirtschaftsgutes oder zum Kreditor, bei dem das Wirtschaftsgut gekauft wurde,

Anlagegruppen erleichtern das Tagesgeschäft

Beim Einrichten der Anlagenbuchhaltung lassen sich Anlagegruppen mit auswählbaren Vorlagen definieren, z.B. Abschreibungsmethoden, Abschreibungsdauer und Prozentsätze. Neue Anlagegüter lassen sich somit viel schneller und leichter anlegen. Dies spart Zeit und lässt die Verwaltung der Güter noch viel leichter von der Hand gehen.

Fundierte und verlässliche Daten

Die Abschreibungen basieren nicht auf grob kalkulierten Werten, sondern auf fundierten Zahlen. Betriebswirtschaftliche Berichte spiegeln somit verlässliche Zahlen wieder. Budgetkontrollen sind für die Kostenstellenverantwortlichen korrekt, ebenso etwaige Abweichungen von den Planwerten. Die Anlagenbuchhaltung läuft voll integriert und mit kaum merklichen Arbeitsaufwänden. Die Rechnungsdaten kombiniert mit vordefinierten Abschreibungsarten (Schablonen) bilden die Basis der Erfassung.

Interne und externe Kostenersparnis

Die durch externe Führung der Anlagenbuchhaltung in Rechnung gestellte Beratertätigkeit fällt weg. Interne manuelle Aufwände, um Excel-Tabellen zu pflegen sowie von Fehlern zu befreien, sind nicht mehr notwendig.

Betriebsprüfung vereinfachen

Die Anlagenbuchhaltung ist Bestandteil der Betriebsprüfung. Die Daten werden bei einer integrierten Lösung direkt aus der Anlagenbuchhaltungssoftware exportiert und dem Wirtschaftsprüfer zur Verfügung gestellt. Dies hilft ihm bei der Testierung des Abschlusses.

Rechnungswesen und Anlagenbuchhaltung integrieren

Sie stehen vor der Entscheidung für eine neue Rechnungswesen Software? Dann nutzen Sie die Chance auch gleich die Anlagenbuchhaltung mit in das Rechnungswesen zu holen. Sie gehen damit einen wertvollen Schritt weitere Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Softwarehersteller orientieren sich bei der Bedienung der Software an den Anforderungen der Anwender. Übersichtlichkeit, einfache Bedienung und Transparenz werden dabei groß geschrieben. Aus dem Grund sollten auch Sie sich schnell und einfach in der neuen Anlagenbuchhaltungssoftware zurecht finden.

Melanie Henschel
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