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Kaufmännische Software: In 8 Schritten zum Anforderungsdokument

19. September 2018
Marco Maritschnigg

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Die Auswahl einer neuen Software ist selten einfach. Eine Reihe von Faktoren, Anforderungen aber auch Befindlichkeiten beeinflussen den Auswahlprozess. Besonders, wenn es um kaufmännische Software für das Rechnungswesen und Controlling geht, tragen oftmals mehrere Personen im Unternehmen zur Auswahl bei. Umso wichtiger ist es, den Auswahlprozess planvoll anzugehen. Hier sind die 8 Schritte, die sich nach jahrelanger Erfahrung mit unseren Kunden als besonders nützlich erwiesen haben.

Schritt 1: Beschreiben Sie Ihr Unternehmen

Sicherlich kennen Sie Ihr Unternehmen in- und auswendig. Vor der Auswahl neuer Software macht es aber immer Sinn, eine Bestandsaufnahme zu machen. In welchen Branchen sind Sie aktiv? Wie viele Standorte betreiben Sie? Wie waren die Umsätze des letzten Geschäftsjahres und was ist zukünftig zu erwarten? Beschreiben Sie auch Ihre interne Struktur, also wer an welcher Stelle in welcher Funktion für Sie tätig ist. Seien Sie dabei unbedingt ehrlich zu sich selbst. Gerade für mittelständische Unternehmen sind die Lösungen der großen Softwarekonzerne oft ungeeignet und ihre Integration verschlingt wertvolle Zeit und Kosten – schlimmstenfalls über Jahre hinweg.

Schritt 2: Blicken Sie hinter die Kulissen

Der Softwareanbieter Ihrer Wahl muss sich ein genaues Bild von Ihrem Unternehmen machen. Gute Softwarelösungen bieten ein großes Paket an Features. Perfekte Lösungen sind modular und passen sich so flexibel in die bereits vorhandenen Strukturen ein. Also ist es spätestens jetzt an der Zeit, Ihre Infrastruktur, besonders natürlich die IT-Infrastruktur genau unter die Lupe zu nehmen. Welche Programme setzen Ihre Kaufleute, Buchhalter und Controller täglich ein? Auf welche Software können Sie keinesfalls verzichten? Vor der Integration einer neuen Software ist es immens wichtig zu beachten: die besten Lösungen nützen Ihnen im Alltag nichts, wenn sie nicht perfekt mit anderen Programmen und Prozessen zusammenarbeiten.

Schritt 3: Schauen Sie nach vorne

Und damit meinen wir: nach ganz vorne. Niemand kann mit Sicherheit in die Zukunft blicken, aber Zahlen und Prognosen liefern eine recht sichere Grundlage für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Wie wird sich Ihre Organisation entwickeln? Sicher: alle wollen wachsen und erfolgreich sein, aber was bedeutet das konkret für Sie? Die Eröffnung neuer Filialen, das Einstellen weiterer Mitarbeiter oder das Erschließen neuer Märkte. Eine Software, die Sie bei alltäglichen Vorgängen wie Buchhaltung, Bilanzierung, Controlling oder dem detaillierten Berichtswesen unterstützen soll, muss Ihre unternehmerische Entwicklung mitmachen.

Schritt 4: Definieren Sie Ihre Projektziele

Erst jetzt machen wir uns Gedanken über die zukünftige Softwarelösung für das Rechnungswesen und Controlling. Ein Beispiel aus unserem Vertriebsalltag: viele unserer Kunden arbeiten mit unserer Lösung effizienter, entlasten ihre Mitarbeiter bei alltäglichen Vorgängen oder reduzieren Fehlerquellen. Sie benötigen umfangreiche Reportings auf Knopfdruck und oftmals einen raschen Überblick über verschiedene Filialen. Die Möglichkeiten sind sehr vielfältig. Es ist besonders wichtig, genau zu definieren, welche Ziele die zukünftige Softwarelösung erfüllen soll. Nur so kann die spätere Integration erfolgreich sein. Software entwickeln und vermarkten können viele Anbieter. Ein langjähriger Partner steht seinen Kunden aber auch danach eng zur Seite und begleitet seine Entwicklung.

Schritt 5: Konkretisieren Sie Ihre Anforderungen

Jetzt kommt die berühmte Liste! Es wird Zeit, alle bisherigen Ergebnisse auf den Punkt zu bringen. Sie haben den Ist-Zustand Ihres Unternehmens in den vorherigen Schritten erfasst. Daraus lassen sich nun leicht die konkreten Anforderungen herausarbeiten. Bei einer kaufmännischen Software kommt es beispielsweise auf die Funktionen an, die sie bereitstellt:

  • Komponenten des Rechnungswesens, also Finanzbuchhaltung, Kosten. und Leistungsrechnung oder Anlagenbuchhaltung
  • Controlling-Komponenten wie Berichtswesen, Planung oder Business Intelligence
  • Werkzeuge für die Konzernbuchhaltung, für die Konsolidierung, den Konzernabschluss oder Intercompany-Buchungen

Zu den Anforderungen gehören auch technische Dinge, die bedacht werden müssen. Wie soll die neue Software betrieben werden  – stationär oder in der Cloud? Welche Schnittstellen sind notwendig? Welche Daten müssen migriert, welche archiviert werden?

Schritt 6: Stellen Sie einen Zeitplan auf

Auch bei der Auswahl einer kaufmännischen Software für das Rechnungswesen und Controlling spielt der Faktor Zeit eine Rolle. In diesem Stadium genügt eine Grobplanung. Tipp: Setzen Sie trotzdem Meilensteine in Ihrer Planung. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern auch kleine Motivationsschübe für alle Beteiligten. Außerdem verliert man das Große-Ganze nicht aus den Augen. In diesem Zusammenhang wäre folgende Meilensteine denkbar:

  • Fertigstellung des Anforderungsdokuments
  • Anfragen an verschiedene Softwareanbieter gestellt
  • Rückmeldung der Anbieter erhalten
  • Vorort-Termin/ Consulting-Gespräch
  • Finale Auswahl der Lösung

Schritt 7: Wer macht was und wann?

Zu diesem Zeitpunkt sind alle wichtigen Daten erfasst und aufbereitet. Es ist an der Zeit, alles in einem zentralen Anforderungsdokument zusammenzufassen. Wichtig hierbei ist zudem, dass Ansprechpartner im Unternehmen festgelegt werden und dass diese auch eine Vertretung haben(!). Nur diese Personen kommunizieren mit dem Softwareanbieter und kümmern sich um die Umsetzung im Unternehmen. Selbstverständlich sollten diese Personen genügend Zeit zur Verfügung haben, denn die Auswahl einer neuen Software geschieht nicht „einfach so nebenbei“.

Schritt 8: Zahlen, die zählen

Neben der Zeit ist das Budget ein wichtiger Faktor. In den Gesprächen mit Ihrem Anbieter der Wahl wird das Thema ohnehin aufkommen. Es macht also Sinn, bereits einen Kostenrahmen abzustecken und diesen dann mit Ihrem Anbieter zu vertiefen beziehungsweise festzulegen. Vergessen Sie nicht, auch die regelmäßigen Wartungszyklen einzukalkulieren.

Leitfaden zum Download:
So finden Unternehmen eine kaufmännische Software

Ein Profi-Tipp zum Schluss: Nehmen Sie sich die Zeit, die benötigt wird. Die Integration einer neuen Software für das Rechnungswesen und Controlling lässt sich nicht „mal eben nebenbei“ bewerkstelligen. Am Ende ist entscheidend, dass die Software wie maßgeschneidert zum Unternehmen passt. Wichtige Faktoren wie Zukunfts- und Investitionssicherheit erfüllen sich dann wie von allein.

Sie möchten weitere Anregungen und Impulse erhalten, wie Sie die Anforderungen an eine neue kaufmännische Software definieren? Dann empfehlen wir Ihnen den Leitfaden "Wie Unternehmen eine Software finden, die Bestand hat".

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