Anwenderbericht: Berg & Co. Spanntechnik

Rechnungswesen Software für Lieferanten
der Automobilindustrie

Automatisierung ist nicht nur Zweck der Produkte von Berg & Co. GmbH Spanntechnik, sondern auch oberstes Gebot im Rechnungswesen der Experten für Spannsysteme. Mit der Diamant Software kann die Buchhaltung des Bielefelder Unternehmens vor allem ihre „Massengeschäfte“ ohne Medienbruch abwickeln. Und dank eines integrierten elektronischen Archivs ist heute auch der Gang in den Keller überflüssig.

 Das Bielefelder Traditionsunternehmen, 1918 ursprünglich als Fabrik für landwirtschaftliche Maschinen gegründet, ist heute auf Spannsysteme spezialisiert und wird in dritter Generation geführt. Das breite Leistungsspektrum von Berg umfasst dabei automatische Spannsysteme für Werkstücke und Werkzeuge für spanende und umformende Werkzeugmaschinen sowie deren Handhabung. Hauptprodukte des 100-Mitarbeiter starken Betriebs sind Pressen-Spanner für die Presswerke der Automobilindustrie.

"Mein Hauptaugenmerk liegt generell darauf, im Rechnungswesen möglichst automatisierte Prozesse zu haben - und dadurch Arbeitszeit einzusparen und Fehlerquellen auszuschließen. Mit Diamant lässt sich das sehr gut erreichen."
Bernd Horstmann, Rechnungswesenleiter, Berg & Co GmbH Spanntechnik
Moderne & zukunftsfähige Buchhaltungssoftware

Seit 2005, als man ein veraltetes System ablöste, arbeitet die Buchhaltung von Berg mit der Diamant Software. Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl der neuen Lösung war damals – neben der Möglichkeit zur Automatisierung – die Modernität der Software. „Wir wollten einfach etwas Ordentliches, etwas neu Entwickeltes, was auf dem aktuellen Stand der Technik ist“, so Bernd Horstmann, der maßgeblich an der Auswahl beteiligt war.

Rechnungswesensoftware auch von unterwegs verfügbar

Der zukunftsorientierte Ansatz der Spanntechnik-Experten spiegelt sich auch darin wider, dass man sich für die internetfähige Rechnungswesensoftware Diamant/3 entschied. „Dieses Programm muss man nicht auf dem PC installieren, sondern man greift einfach mit dem Browser darauf zu. Unsere Mitarbeiter können so auch von extern direkt im Echtsystem arbeiten, Auswertungen fahren oder einfach Infos abrufen“, erläutert der Rechnungswesenleiter die Vorzüge dieser Technik. Auch wenn diese Möglichkeit von Berg heute noch nicht genutzt wird: „Das war ein Vorgriff auf die Zukunft, weil das sicherlich irgendwann einmal kommen wird.“

Komfortable Schnittstelle zu ERP-System

Wovon Bernd Horstmann und seine Mitarbeiter aber von Anfang an profitierten, sind die automatisierten Abläufe. „Das zahlt sich vor allem bei den Massengeschäften der Buchhaltung aus, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Kontoauszügen“, freut sich Bernd Horstmann. Zur Steuerung ihrer Produktion nutzen die Spannsystem-Experten das ERP-System „APplus“ der AP AG. Diese ebenfalls internetbasierte Software ist bei Berg über eine komfortable moderne Webservices-Schnittstelle mit Diamant integriert. Auf diesem Weg gelangen die Daten der Ausgangsrechnungen automatisch vom ERP-System ins Rechnungswesen. „Wir können uns die Datensätze holen, wenn wir sie brauchen, und übernehmen sie direkt in Diamant. Da wird gar nichts mehr gebucht.“

Ausgangsrechnungen und Kontoauszüge ohne Medienbruch verarbeiten

Nicht nur Ausgangsrechnungen lassen sich völlig ohne Medienbruch bearbeiten, sondern auch die Kontoauszüge. Jeden Morgen startet die Buchhaltung über das Bankenprogramm einen Kontenrundruf, die Kontenauszüge werden von der Bank online bereitgestellt und automatisiert in Diamant importiert. Mit Hilfe von Nummernfolgen im Verwendungszweck kann Diamant den Zahlungseingang dem entsprechenden Debitor bzw. dem offenen Posten zuordnen und selbstständig buchen. „Die hohe Automatisierung beschert uns hier eine enorme Zeitersparnis in unserer täglichen Arbeit“, so Bernd Horstmann. „Dasselbe gilt übrigens auch für Dauerbuchungen, die Abwicklung der Umsatzsteuer oder die zusammenfassenden Meldungen“.

Digitale Archivierung mit Dokumenten Management System

Aus demselben Grund – um Zeit zu sparen – hat Berg auch ein digitales Archiv eingeführt und an die Diamant Software angebunden. Dabei handelt es sich um das Dokumenten Management System „ELO professional“ des Herstellers ELO Digital Office. Das ist eines der zahlreichen Archivsysteme, für die Diamant im Standard eine Integration bietet. Wie das Zusammenspiel von Diamant mit ELO bei Berg funktioniert, zeigt das Beispiel der Eingangsrechnungen: Wenn diese in Diamant erfasst sind, werden die Datensätze für ELO automatisch abgestellt. Anschließend werden die Rechnungen im Stapel gescannt und im System mit den zugehörigen Datensätzen verknüpft. Diese Zuordnung findet über die Rechnungsnummer statt. „Wir nutzen hier die fortlaufende Rechnungseingangsnummer, die automatisch von der Software hochgezählt wird. Das klappt sehr gut“, erläutert Bernd Horstmann.

Digitale Belege einfach und bequem recherchieren

Die so archivierten Belege lassen sich dann direkt aus Diamant heraus einfach und bequem recherchieren sowie direkt am PC-Arbeitsplatz anzeigen. Genutzt werden die digitalen Belege beim Spanntechnik-Experten vor allem vom Rechnungswesen und dem Einkauf, beispielsweise wenn es Reklamationen gibt oder Kreditoren im Umsatz „ausreißen“. „Bisher musste man immer an den Schrank gehen, da standen die letzen beiden Jahre drin. War der gesuchte Beleg älter, hieß es: ab in den Keller“, erinnert sich der Rechnungswesenleiter. „Die Einführung des digitalen Archivs war ein recht umfangreiches Projekt“ resümiert er. Aber gelohnt habe es sich allemal: „Spätestens wenn die Prüfer im Haus sind, müssen viele Sachen gesucht werden. Die Wirtschaftsprüfer und auch die Betriebsprüfer vom Finanzamt wollen diverse Belege einsehen; die kann man dann direkt aus Diamant heraus recherchieren und ausdrucken. Das hat sich bei uns auch schon ganz konkret bewährt.“

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