Unternehmensplanung mit Excel einfach gemacht

Als Instrument zur Unternehmensplanung bevorzugen viele Unternehmen MS Excel, da es einfach und vielfältig zu bedienen ist. In der Regel erstellt die Leitung den Wirtschaftsplan und schickt ein Excel-Formular an die einzelnen Bereichsleiter, damit diese eine Detailplanung für ihren Bereich durchführen. Bis zur finalen Abstimmung wird die Excel-Datei mehrfach zwischen den Beteiligten hin und her gesendet. Was dann passiert, ist durchaus menschlich: Verschiedene Versionen, fehlende Daten und Zahlendreher schleichen sich ein. Die Fehlerkorrektur verursacht Aufwand, den Sie mit einer Excel-Integration in Ihre Rechnungswesen-Software vermeiden.
Unternehmensplanung mit Excel leicht gemacht

Schluss mit fehlerhaften Daten und zu hohem Pflegeaufwand

Die Lösung: Eine Excel-Integration

Gehen Sie den oben genannten Stolperfallen aus dem Weg. Fehlerhafte Daten und unterschiedliche Versionierungen vermeiden Sie mit einer Excel-Integration Ihrer Rechnungswesen-Software. 

Die Vorteile einer Excel-Integration

  • Einfach und intuitiv: Gängige Excel-Funktionen mit verlässlichen Daten aus dem Rechnungswesen nutzen
  • Automatisierte Übertragung: Excel greift direkt auf die Plan-/Ist-Werte des Rechnungswesens zu und schreibt später die neuen Planwerte in das Rechnungswesen zurück
  • Immer up to date: Durch die automatisierte Übertragung sind die Zahlen immer aktuell gepflegt
  • Keine Versionsprobleme mehr: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Zahlen

Die Voraussetzung: Etablieren Sie einen strukturierten Planungsprozess

Um die Voraussetzung für Unternehmensplanung mit Excel zu schaffen, ist ein strukturierter Planungsprozess erforderlich. Bestimmen Sie genau, welche Personen und Abteilungen beteiligt sind. Um den Planungsprozess mit allen Beteiligten zu gestalten, gibt es drei verschiedene Verfahren:

1. Top-down-Planung

Bei der Top-down-Planung geben die Geschäftsleitung oder die kaufmännische Leitung eine Budgetplanung vor und versenden den erstellten Wirtschaftsplan an die Bereichsleiter. Auf dieser Basis beginnen die Verantwortlichen damit, die Pläne für ihre Bereiche auszuarbeiten.

Die Prozessgrafik veranschaulicht das Gegenstromverfahren und zeigt in diesem Zusammenhang den Einsatz von MS Excel.

2. Bottom-up-Planung

Die Bottom-up-Planung beginnt in den einzelnen Bereichen. Die Verantwortlichen stellen ihre Bereichspläne auf und geben diese an die kaufmännische Leitung weiter. Aus der Zusammenfassung der Einzelbereichspläne entsteht der Unternehmensplan.

3. Gegenstromverfahren

Das Gegenstromverfahren ist eine Kombination aus der Bottom-up- und der Top-down-Planung. Die beiden treten dabei zeitlich versetzt auf. Die kaufmännische Leitung erstellt einen Wirtschaftsplan und versendet diesen an die Bereichsverantwortlichen. Der Wirtschaftsplan dient als Grundlage für die Detailplanung der einzelnen Bereiche. Die fertigen Detailpläne werden zurück zur kaufmännischen Leitung geschickt, die diese prüft und anschließend freigibt oder mit Änderungswünschen an die einzelnen Bereiche zurückschickt. In diesem Fall beginnt die Abstimmung erneut. In der Praxis hat sich das Gegenstromverfahren als eine Kombination aus der Top-down- und Bottom-up Planung bewährt, da hier die Einschätzungen aller Beteiligten berücksichtigt und so besser abgestimmt werden.

 

Dank der komfortablen Integrationsmöglichkeit von Excel in das Diamant Rechnungswesen+Controlling organisieren Sie Ihre Planung unternehmensweit und bereichsübergreifend (Weitere Infos).

Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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