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Top Down oder Bottom up? Unternehmensplanung mit Excel einfach gemacht

6. März 2017
Ulrike Zimmermann
Controlling Planung Diagramme

Schluss mit fehlerhaften Daten und zu hohem Pflegeaufwand

Als Instrument zur Unternehmensplanung bevorzugen viele Unternehmen MS Excel, da es einfach und vielfältig zu bedienen ist. In der Regel erstellt die Leitung den Wirtschaftsplan und schickt ein Excel-Formular an die einzelnen Bereichsleiter, damit diese eine Detailplanung für ihren Bereich durchführen. Bis zur finalen Abstimmung wird die Excel-Datei mehrfach zwischen den Beteiligten hin und her gesendet. Durch die manuellen Prozesse kann es schnell passieren, dass verschiedene Personen mit falschen oder veralteten Zahlen arbeiten oder sich Tippfehler einschleichen. Die Folge: Unterschiedliche Zahlen sind im Umlauf und es stellt sich die Frage: Welches sind die richtigen? Die etwaigen Fehler zu korrigieren verursacht unnötigen manuellen und zeitraubenden Aufwand.

Die Lösung: Eine bi-direktionale Excel-Integration

Um den zuvor genannten Stolperfallen aus dem Weg zu gehen, bietet sich eine Integration von MS Excel und der Rechnungswesensoftware an. Der Austausch der Daten erfolgt bi-direktional d.h. bestehende Excel-Formulare erhalten aktuelle Zahlen aus dem Rechnungswesen und nach der Bearbeitung in Excel werden die neuen Daten an die Rechnungswesensoftware zurückgespeichert. Linda Staude, Produktmanagerin bei Diamant Software, erklärt in ihrem Buch „Controlling – klar und einfach – Der Aufbau eines mittelstandsgerechten Controllings“ anschaulich, wie Sie den Planungsprozess strukturiert angehen und mit MS Excel aufbauen.

Die Vorteile

  • Planungsmappen aus MS Excel greifen jederzeit auf die operativen Daten der Rechnungswesensoftware zu
  • Daten werden verarbeitet und bei Bedarf überschrieben
  • Durch die automatisierte Übertragung sind die Zahlen immer aktuell gepflegt und Tippfehler werden vermieden
  • Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Zahlen und die ständigen Fragen, welche Zahlen nun die richtigen sind, haben ein Ende

 

Die Voraussetzung: Etablieren Sie einen strukturierten Planungsprozess

Um genaue Planwerte vorgeben zu können, ist ein strukturierter Planungsprozess erforderlich. Bestimmen Sie genau, welche Personen und Abteilungen beteiligt sind. Um den Planungsprozess mit allen Beteiligten zu gestalten, gibt es drei verschiedene Verfahren:

1. Top-down-Planung

Bei der Top-down-Planung geben die Geschäftsleitung oder die kaufmännische Leitung eine Budgetplanung vor und versenden den erstellten Wirtschaftsplan an die Bereichsleiter. Auf dieser Basis beginnen die Verantwortlichen damit, die Pläne für ihre Bereiche auszuarbeiten.

2. Bottom-up-Planung

Die Bottom-up-Planung beginnt in den einzelnen Bereichen. Die Verantwortlichen stellen ihre Bereichspläne auf und geben diese an die kaufmännische Leitung weiter. Aus der Zusammenfassung der Einzelbereichspläne entsteht der Unternehmensplan.

prozessgrafik-excel-planung

Die Prozessgrafik veranschaulicht das Gegenstromverfahren und zeigt in diesem Zusammenhang den Einsatz von MS Excel.

 

3. Gegenstromverfahren

Das Gegenstromverfahren ist eine Kombination aus der Bottom-up- und der Top-down-Planung. Die beiden treten dabei zeitlich versetzt auf. Die kaufmännische Leitung erstellt einen Wirtschaftsplan und versendet diesen an die Bereichsverantwortlichen. Der Wirtschaftsplan dient als Grundlage für die Detailplanung der einzelnen Bereiche. Die fertigen Detailpläne werden zurück zur kaufmännischen Leitung geschickt, die diese prüft und anschließend freigibt oder mit Änderungswünschen an die einzelnen Bereiche zurückschickt. In diesem Fall beginnt die Abstimmung erneut. In der Praxis hat sich das Gegenstromverfahren als eine Kombination aus der Top-down- und Bottom-up Planung bewährt, da hier die Einschätzungen aller Beteiligten berücksichtigt und so besser abgestimmt werden.

 

Ein Beitrag von
Ulrike Zimmermann
Das Rechnungswesen wird oft unterschätzt und erhält nicht die Wertschätzung, die es verdient - Das zu ändern hat sich Ulrike Zimmermann vorgenommen. Sie schreibt im Diamant Blog zu den Themen Digitalisierung von Prozessen, Automatisierung und KI im Rechnungswesen sowie zur Weiterentwicklung des Controllings.

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