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Personalcontrolling der Sozialwirtschaft

17. Mai 2016
Melanie Henschel
Personal Beziehungen Company

Caritasverband Moers/Xanten e.V. setzt auf ein ganzheitliches BI

Traditionell hat der Produktionsfaktor „Personal“ in Dienstleistungsunternehmen im Allgemeinen und im Gesundheits- und Sozialwesen im Speziellen Personalaufwandsquoten von bis zu 80%. Eine Herausforderung für die Personalmanagement, denn die Personalabteilung muss die Personalkosten einerseits im Griff behalten und andererseits die Mitarbeiterentwicklung und -rekrutierung qualitativ vorantreiben. Um dies nachhaltig zu ermöglichen hat sich der Caritasverband Moers/Xanten e.V. für auf ein BI-gestütztes Personalcontrolling entschieden.

Zum Hintergrund

Der Caritasverband Moers/Xanten e.V. beschäftigt aktuell gut 800 Mitarbeiter in den Geschäftsfeldern „Kinder, Jugend, Familie“, „Gesundheit & Soziales“, „ambulante sowie stationäre Altenhilfe“. Bereits seit 2010 setzen die Verantwortlichen in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling auf die Lösungen von Diamant Software. Um darüber hinaus reporting- und entscheidungsfähig zu bleiben, hat der Verband damit begonnen ein Business Intelligence System für das Kosten- und Erfolgscontrolling sowie das Finanzcontrolling aufzubauen.

Die Einführung des Personalcontrollings erfolgte ohne aufwendige Beratungsprojekte. Die Standardprodukte der Diamant Software für Datawarehouses, Online Analytical Processing (OLAP) und Controlling Frontend für Analyse und interaktive Dashboards waren aufgrund des vorhandenen Business Intelligence Systems bereits im Einsatz. Die große Herausforderung bestand darin, dass Personalwirtschaftssystem KIDICAP als Informationslieferanten für das Personalcontrolling in diese Strukturen zu integrieren.

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„Das Phänomen der „Reportinginsel“ ist nicht selten in Unternehmen anzutreffen. Die Aussagekraft der Zahlen und die Transparenz bleiben dabei oft auf der Strecke. Hier ist ein Umdenken in den Unternehmen gefordert, um zukünftig entscheidungsfähig zu bleiben.“ Maik Drozdzynski, Produktmanager bei Diamant Software

„Reportinginsel“ und Verlust an Transparenz

Die Verknüpfung der Daten aus dem Rechnungswesen und Controlling sowie dem Personalbereich beider Systeme schien bisher nicht möglich. Oft sind die vielfältigen Softwarelandschaften in den Unternehmen ein Hemmnis für die Integration unterschiedlicher Systeme. Aus Sicht der Entscheider verursachen Projekte diese Art intern und extern große finanzielle und personelle Aufwände.

Die Folge:

Durch die unterschiedlichen Systeme ist neben dem BI-gestützten Controlling mit Diamant Software eine „parallele Reportinginsel“ mit händischen MS Excel-Reports aus dem Personalbereich entstanden.

Die Konsequenz:

  • Entscheidungsrelevante Informationen sind vor diesem Hintergrund inkonsistent.
  • Es entstehen kritische Medienbrüche.
  • Der Aufbau eines zielführenden, kennzahlenbasierten Reportings ist nicht realisierbar.
  • Die Koordination der Teilbereiche Personal und Finanzen ist schwer miteinander koordinierbar.
  • Im Personalbereich herrscht wenig Transparenz über das Personalgeschehen, so dass rationale Entscheidungen auf Basis von Kennzahlen nur bedingt ermöglicht werden.

 

Schließlich gaben die wiederkehrenden Abstimmungsschwierigkeiten zwischen den Werten der Personalwirtschaft und der Kostenrechnung bzw. dem Finanzcontrolling den Anstoß sich beim Caritasverband mit der Integration beider Systeme zu beschäftigen.

Ein OLAP Modell für das Personalcontrolling

Mit Hilfe eines eigens von Diamant Software entwickelten OLAP-Datenmodells speziell für das Personalcontrolling war die Integration der Personalsoftware in das bestehende BI ohne Probleme möglich. Das Modell bietet vorgefertigte Analysen und Berichte. Die Daten aus dem Finanz-, Kosten- und Erfolgscontrollings können nun ohne „Reportingsinsel“ mit den Daten aus der Personalwirtschaft abgeglichen und gemeinsam auf einem Dashboard angezeigt werden.

Dank der Integration mit Hilfe des OLAP-Modells für das Personalcontrolling kann der Caritasverband Moers/Xanten nun wichtige Fragen beantworten und die Personalkennzahlen genau beziffern und nachvollziehen.

  • Wie ist die Altersstruktur der Mitarbeiter?
  • Wie verteilt sich das Alter der Mitarbeiter auf Tarifgruppen und -stufen?
  • Wie ist die Seniorität nach Dienstarten?
  • Wie hoch ist der Anteil der Nachwuchskräfte?
  • Wie gestaltet sich die Vollbeschäftigten-Statistik?

 

Zukünftig möchte der Verband ebenfalls seine Zeiterfassung anbinden, um die Antworten auf diese Fragen mit in das Personalcontrolling zu integrieren.

  • In welchem Funktionsbereich ist die Fluktuation am größten und was waren die Austrittsgründe?
  • Welche Dienstart leistet die meisten Überstunden?
  • Wie ist die Tendenz der Krankheitszeiten nach Geschlecht, Alter und Dienstart?

Fazit

Der Einsatz von Business Intelligence zum Zwecke eines anforderungsgerechten Personalcontrollings ist derzeit noch nicht selbstverständlich. Das Personalcontrolling soll keine Fragen beantworten, sondern helfen die richtigen Fragen zu stellen. Ohne ein ganzheitliches BI sind Unternehmen begrenzt reporting- und damit entscheidungsfähig. Das Anwendungsbeispiel des Caritasverband Moers/Xanten e.V. zeigt, dass die Einführung von Personalcontrolling dank vorbereitetem OLAP-Datenmodell von Diamant Software ohne ein aufwendiges Beratungsprojekt möglich ist.

Den ausführlichen Fachartikel „BI-gestütztes Personalcontrolling am Beispiel des Caritasverband Moers/Xanten“ finden Sie im Magazin „Das Krankenhaus“, Ausgabe 3.2016

Ein Beitrag von
Melanie Henschel
Fachliches Know-how vermitteln, das einem wirklich weiterhilft - Das ist das Anliegen von Melanie und ihren Beiträgen im Diamant Blog. Bereits seit Bestehen des Blogs 2015 schreibt sie rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling und hat dabei aktuelle Trends im Blick.

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