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Sozial handeln, wirtschaftlich denken

26. April 2019
Nicole Schlepphorst-Brei

Digitalisierung: Wie lassen sich soziale Werte und wirtschaftliche Anforderungen verbinden? 

Gemeinnützige Organisationen stehen stets vor der Herausforderung, einerseits sozial verantwortlich zu handeln, andererseits trotzdem wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Nicole Schlepphorst-Brei, Leitung des Marktsegments Gesundheits- und Sozialwesen bei Diamant Software ist überzeugt: sozial handeln und wirtschaftlich denken, muss kein Widerspruch sein. Mehr als 700 soziale Einrichtungen, Wohlfahrtsverbände und Kliniken vertrauen aktuell auf die Rechnungswesen- und Controllinglösungen des Bielefelder Herstellers. Welche Herausforderungen hat diese Kundengruppe? Wie kann die Rechnungswesensoftware im Alltag Freiräume schaffen, um den Menschen wieder mehr in den Mittelpunkt zu stellen? 

AWO Weser-Ems: Soziale Einrichtungen auf Kurs halten

Bianca Nähring, Abteilungsleisterin Rechnungswesen, AWO Weser-Ems GmbH

Mit rund 4.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreibt der AWO Bezirksverband Weser-Ems e.V. eine breite Palette von Einrichtungen. An über 60 regionalen Standorten bietet er u. a. stationäre, teilstationäre und ambulante Dienste in der Altenhilfe, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe sowie der Eingliederungshilfe an.
Bei der Steuerung der AWO-Gruppe Weser-Ems bringt diese Struktur eine spezielle Aufgabe mit sich: „Wir müssen genauer hinschauen und unsere Einrichtungen behandeln, als wären sie eigenständig. Nur so er-reichen wir die nötige Transparenz“, erklärt die zuständige Abteilungsleiterin im Rechnungswesen Bianca Nähring. Deshalb folgt die AWO Gruppe Weser-Ems einer Filiallogik und behandelt ihre Einrichtungen ähnlich wie ein Handelsunternehmen die angeschlossenen Filialen. Das heißt: Für jede Einrichtung wird eine eigene Bilanz und eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Unterstützt werden sie dabei vom Diamant Rechnungswesen. Die Software bildet die kleinteilige Einrichtungsstruktur detailliert ab und bietet zudem entsprechende Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten.

Transparenz über die Geschäftseinheiten

Wie die Software das Tagesgeschäft entscheidend beeinflusst, zeigt das Beispiel Spenden. „Wir haben natürlich kein eigenes Spendenkonto für jede Einrichtung“, sagt Bianca Nähring. „Wir müssen aber wissen, welcher Beitrag für welche Einrichtung eingegangen ist, weil jeder Einrichtungsleiter die Spenden, die er eingeworben hat, auch selbst verwenden kann. Ohne Filiallogik müssten wir dazu für jede Einrichtung ein einzelnes Sachkonto anlegen oder aufwendige Abstimmungslisten führen. Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass die Einrichtungsleiter auch im bilanziellen Bereich insbesondere bei den Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Überblick erhalten sollen“.
Sämtliche Einrichtungen werden in Diamant als Geschäftseinheiten geführt. Die nötigen Berichte, z.B. Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, erzeugt die Software automatisch. Auskünfte über offene Posten, Salden bspw. über Spendenbestände lassen sich nach Geschäftseinheit abrufen, darüber hinaus werden auch Mahn- und Zahlungsvorschläge pro Einrichtung generiert.
Installiert ist die Software am Geschäftssitz der AWO Weser-Ems in Oldenburg, hier arbeitet das zentrale Rechnungswesen. Auch den anderen Einrichtungen steht die Lösung zur Verfügung. Über die Web-Oberfläche können Einrichtungsleiter außerdem selbstständig Informationen abrufen, die sie für ihre Arbeit vor Ort benötigen. Die Rechteverwaltung der Software stellt dabei sicher, dass sie ausschließlich die Daten ihrer Einrichtung am Bildschirm sehen.

AWO Bielefeld: Mehr Strategische Planungssicherheit

Mit über 60 Einrichtungen ist der Arbeiterwohlfahrt-Kreisverband Bielefeld e. V. im gesamten Stadtgebiet vertreten. Vor einigen Jahren löste der Verband mit dem Diamant Rechnungswesen+Controlling ein Altsystem ab, dass in Sachen Funktionalität und Integrationstiefe an seine Grenzen gestoßen war. „Wir vermissten die zahlreichen strukturellen und betriebswirtschaftlichen Besonderheiten, die im Rechnungswesen eines Sozialverbandes berücksichtigt werden müssen“, begründete AWO-Vorstand Rolf Potschies die Entscheidung. „Mit Diamant haben wir nun eine zukunftssichere Lösung, die diese Funktionen bereits im Standard abbildet.“
Für das Controlling des Verbands liefert die Software wichtiges Wissen und faktenbasierte Entscheidungshilfen. „Wir haben über 60 Kostenstellen zu verwalten, da sind die Bereiche Steuerung und Planung von zentraler Bedeutung“, so Rolf Potschies. „Die Träger der freien Wohlfahrtspflege sind leider stets als erstes von Mittelkürzungen und Ressourcenknappheit betroffen, daher gilt es, Plan-Ist-Abweichungen sofort zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.“ Auch müssten Projekte hinsichtlich ihrer Budgets von Anfang bis Ende überwacht werden. Die Einbeziehung von Sonderposten und zweckgebundenen Zuschüssen bilden eine weitere Besonderheit in der strategischen Planung. „Über die Software erhalten wir mehr unternehmerische Sicherheit. Parallel sorgt die Lösung für mehr Transparenz und fördert die wirtschaftliche Diskussion zwischen uns und den einzelnen Organisationseinheiten.“

AWO Westliches Westfalen: Hohe Automatisierung des Tagesgeschäfts

Auch bei der Arbeiterwohlfahrt Westliches Westfalen fiel die Wahl auf Diamant Software. Zum Bezirksverband gehören aktuell 19 Kreisverbände mit rund 300 Ortsvereinen und 35.000 Mitgliedern. „Zum einen hat Diamant die meisten unserer Anforderungen schon im Standard abgedeckt. Außerdem schien uns die Software vom Handling und der Ergonomie her das beste System zu sein – selbsterklärend und damit einfach für die Mitarbeiter zu bedienen.“ erläutert Karsten Wolf, stellvertretende Abteilungsleiter Finanzen, die damalige Entscheidung.
An 60 PC-Arbeitsplätzen wird gleichzeitig mit Diamant gearbeitet, insgesamt eine satte Million Buchungen pro Jahr muss das Rechnungswesen der AWO bearbeiten. „Die hohe Verfügbarkeit des Systems ist der Garant dafür, dass wir dieses Gewicht problemlos stemmen können“, freut sich Karsten Wolf.
Die Offenheit der Software ermöglicht außerdem eine bequeme Integration in die vielfältige EDV-Landschaft der AWO mit knapp 40 vor- und nachgelagerten Systemen. Die Lösung tauscht bspw. Stamm- und Abrechnungsdaten mit einer Software für die Heimverwaltung aus, über Schnittstellen zu den Systemen ihrer Lieferanten kann die AWO Zahlungsdaten übertragen. In den Unterbezirken sind es vor allem deren Fakturierungsprogramme für die Werkstätten, die an Diamant angebunden sind.

Diamant 2020 – zukunftsfähiges Rechnungswesen und Controlling für soziale Organisationen und Wohlfahrtverbände

• Unterstützung bei der Berücksichtigung ethischer und sozialer sowie betriebswirtschaftlicher Aspekte im Rahmen des Spannungsfeldes Erbringung und Abrechnung einer Leistung.
• Deutliche Reduzierung der Abstimmungsbedarfe der Buchhaltung mit unzähligen Prozessbeteiligten beispielsweise bei der Rechnungseingangsbearbeitung.
• Transparente und einfache Verwaltung von Projekten und einhergehendem Nachweis der Fördermittelverwendung.
• Flexible Abbildung und Auswertung heutiger und zukünftiger Organisationsstrukturen.
• Aufbau eines Controllings, welches die Daten aus allen relevanten Systemen - auch über das Rechnungswesen hinaus - konsolidiert und betrachtet.
• Lieferung fundierter Grundlagen für die regelmäßige Berichterstattung gegenüber Dachverbänden, Fördergebern und weiteren Stakeholdern.

Über die Autorin

Das Herz von Nicole Schlepphorst-Brei schlägt für das Sozialwesen. Seit dem Jahr 2000 begleitet sie Diamant Großkunden aus diesem Bereich bei der Umsetzung herausfordernder Aufgaben. Als Leitung des Marktsegments Gesundheits- und Sozialwesen schreibt sie als Expertin für alle Themen rund um Rechnungswesen und Controlling im Spannungsfeld von Digitalisierung, Prozessoptimierung und der alltäglichen Komplexität der Branche.

Leitfaden zum Download:
So finden Unternehmen eine kaufmännische Software

Ein Profi-Tipp zum Schluss: Nehmen Sie sich die Zeit, die benötigt wird. Die Integration einer neuen Software für das Rechnungswesen und Controlling lässt sich nicht „mal eben nebenbei“ bewerkstelligen. Am Ende ist entscheidend, dass die Software wie maßgeschneidert zum Unternehmen passt. Wichtige Faktoren wie Zukunfts- und Investitionssicherheit erfüllen sich dann wie von allein.

Sie möchten weitere Anregungen und Impulse erhalten, wie Sie die Anforderungen an eine neue kaufmännische Software definieren? Dann empfehlen wir Ihnen den Leitfaden "Wie Unternehmen eine Software finden, die Bestand hat".

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