Jahresabschluss für Pflegeeinrichtungen

Pandemiebedingte Herausforderungen meistern: Coronahilfen, Kurzarbeitergeld und Co. bieten Pflegeeinrichtungen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten nicht nur neue Möglichkeiten. Geht es um den Jahresabschluss, stellen sich den Verantwortlichen auch zahlreiche Fragen: Unter welchen Posten müssen Unterstützungsleistungen erfasst werden? Welche Angaben sind erforderlich? Wie sind Rückzahlungsverpflichtungen zu erfassen?

Pflichten und Möglichkeiten der Bilanzierung kennen

Zeit für den Jahresabschluss. War dieser bereits vor der Corona-Pandemie mit Herausforderungen und erheblichem Aufwand für die jeweilige Einrichtung verbunden, lauern insbesondere nun weitere Fallstricke. Denn die in Pandemiezeiten verabschiedeten Hilfsprogramme machen den Jahresabschluss umfassender und komplizierter. Um nicht finanziell das Nachsehen zu haben, ist eine intensive Beschäftigung mit der korrekten Abbildung im Jahresabschlusses notwendig und wichtig. Und es lohnt sich, genau hinzuschauen. Denn der Jahresabschlusssoll ein korrektes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln und ist eine wichtige Informationsgrundlage, um die Einrichtung auch in Zeiten zunehmender Ökonomisierung zukunfts- und tragfähig zu machen. 

Abbildung der Ausbildungsfinanzierung im Jahresabschluss

Der Fachkräftemangel in der Pflege ist längst zu einem geflügelten Wort geworden. Und nicht erst seit Beginn der Coronapandemie sind Pflegekräfte rar und werden händeringend gesucht. Umso wichtiger ist die Ausbildung geeigneten Personals. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und entsprechend reagiert. Auch, was das Thema Finanzierung betrifft. So erfolgt die Finanzierung der Ausbildung seit dem Jahr 2020 über entsprechende Landesausbildungsfonds (LAF) – ein bedeutender Aspekt, auch wenn es um den Jahresabschluss für Pflegeeinrichtungen geht. Zu beachten ist, dass die an den LAF abzuführende Ausbildungsumlage sowie die Abrechnung der Vergütungszuschläge zur Finanzierung der Ausbildungsumlage als durchlaufende Posten zu berücksichtigen sind. Soweit keine Erfassung als Durchlaufende Posten erfolgt sein sollte, wäre hilfsweise zu empfehlen, dieses Aufwandskonto zum Abführen der vereinnahmten Beträge an den LAF in der Zeilensteuerung der GuV den Umsatzerlösen zuzuordnen, so dass in der Außendarstellung rechnerisch eine Saldierung erfolgt. Ausgleichszahlungen, die durch die Fonds an die Pflegeinrichtungen zur Finanzierung der individuellen Ausbildungskosten geleistet wurden, müssen als Sonstige Umsatzerlöse (Schulen: Umsatzerlöse) ausgewiesen werden.

Spitzabrechnung nicht vergessen

Bis zum 30. Juni 2021 (Abrechnungsjahr Folgejahr des Finanzierungsjahres) erfolgt die (Spitz-) Abrechnung der Umlagebeträge nach PflBG. Dazu müssen Pflegeeinrichtungen eine Abrechnung über die im Finanzierungszeitraum geleisteten monatlichen Umlagebeträge und die jeweils in Rechnung gestellten Ausbildungszuschläge vorlegen. Der „Einzahlerausgleich“ für das Finanzierungsjahr 2020 wird im Juni 2021 berechnet und mit den Umlagebeträgen des Jahres 2022 verrechnet. Jedoch wurde häufig übersehen, dass die Spitzabrechnung für 2020 bereits im Jahresabschluss zum 31.12.2020 periodengerecht abzugrenzen gewesen wäre. Im Jahresabschluss zum 31.12.2021 ergibt sich somit bei Erfassung der Spitzabrechnung für 2020 ein periodenfremder Effekt. Zusätzlich ist die Spitzabrechnung für 2021 als Forderung oder Verbindlichkeit zu erfassen. In der Spitzabrechnung sind auch Anteile aus Corona-Erstattungen im Rahmen des 150-er Schutzschirms einzubeziehen, soweit diese Mindererlöse aus der Abrechnung des Vergütungszuschlags zur Ausbildungsfinanzierung betreffen. Bei nachträglicher Vereinbarung des Vergütungszuschlags zur Ausbildungsfinanzierung ist der Referenz-monat Januar 2020 anzupassen.

Nicht im Jahresabschluss vergessen: Mindereinnahmen und außergewöhnliche Aufwendungen

Doch was geschieht, wenn es infolge der Corona-Pandemie zu Mindereinnahmen und außergewöhnlichen Aufwendungen gekommen ist? Denn auch und insbesondere Pflegeeinrichtungen mussten infolge der pandemiebedingten Maßnahmen Angebote vielfach zurückfahren oder ganz einstellen. Unterstützung gibt es dabei durch das Erstattungsverfahren zum Ausgleich für finanzielle Belastungen infolge der Pandemie. Leistungserbringer sowie zugelassene Betreuungsdienste haben einen Anspruch auf die Erstattung außerordentlicher Aufwendungen sowie Mindereinnahmen. Dabei ist es keine Voraussetzung, dass Einrichtungen Beeinträchtigungen der Versorgung anzeigen. Ist es in der Zeit von März 2020 bis März 2022 zu entsprechenden Corona-bedingten Mehraufwendungen und Mindererlösen gekommen, können für 2021 noch bis zum 31. März 2022 Anträge zur Erstattung gestellt werden. 

Keine Erstattung für Kosten in Cafeteria und Co.

Hier ist jedoch zunächst eine Prüfung hinsichtlich der Erstattungsfähigkeit notwendig. So können etwa Minderlöse im Bereich der Investitionskosten nicht geltend gemacht werden. Ebenfalls ausgeschlossen sind zum Beispiel die Bereiche außerhalb von SGB V und XI wie Betreutes Wohnen oder eine Cafeteria. 

Ein genauer Blick lohnt sich auch, wenn die Einrichtung auch Einnahmen aus anderweitigen Finanzierungsmitteln erzielt hat. Wurden beispielsweise Überbrückungshilfen oder Kurzarbeitergeld ausgezahlt, sind diese vorrangig in Anspruch zu nehmen. Der Anspruch auf Corona-Erstattungen gemäß § 150 SGB XI entfällt allerdings erst, wenn anderweitige Einnahmen auch tatsächlich zugeflossen sind (bereite Mittel).

Bedingt durch die Corona-Maßnahmen und damit verbundene Einschränkungen im Leistungsangebot, mussten viele Einrichtungen ihre Beschäftigten in die Kurzarbeit schicken. In Bezug auf das Kurzarbeitergeld ist zu beachten, dass die erhaltenen Zahlungen als durchlaufende Posten zu erfassen sind. Denn Pflegeeinrichtungen treten hier nur in Vorleistung und erhalten dann eine Erstattung der geleisteten Beträge durch die zuständige Arbeitsagentur. 

Weitere Problemkreise bei der Ermittlung von Mindereinnahmen

  • Wurden die Erlöse im Referenzmonat Januar 2020 korrekt berechnet?
  • Handelt es sich tatsächlich um pandemiebedingte Mindereinnahmen (nicht Belegungsrückgang aufgrund Umbau oder Schwierigkeiten in der Personalgewinnung)?
  • Wurden Einsparungen im Vergleich zum Referenzmonat ermittelt und gegengerechnet?

Problemkreise bei der Ermittlung Corona-bedingter Mehraufwendungen

  • Mehraufwendungen sind erst dann erstattungsfähig, wenn diese nicht bereits über die Pflegesätze finanziert sind
  • Personalmehraufwand ist nur oberhalb des Stellen-Solls erstattungsfähig
  • Mehrarbeitsstunden sind nur erstattungsfähig, wenn diese als zusätzliche Vergütung an die Mitarbeiter ausgezahlt wurden
  • Mehrstunden, die später durch Freizeit (Gleitzeitkonto, Freizeitausgleich) ausgeglichen werden, sind nicht erstattungsfähig
  • Sachmittelmehraufwendungen: Abgleich zwischen pandemiebedingten und regulären Sachmittelaufwendungen (Referenzzeitraum z.B. Geschäftsjahr 2019)

Aufgrund der bestehenden Unklarheiten in der Auslegung der Rahmenvorgaben zu § 150 SGB XI und zur Ermittlung der Erstattungsansprüche, können sich Rückzahlungsverpflichtungen ergeben. Für etwaige Rückzahlungsverpflichtungen sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten in angemessener Höhe zu bilden. In der Praxis erreichen diese Rückstellungen nicht selten eine Höhe von 20-30% der aus dem Schutzschirm erhaltenen Erstattungen.  Erfolgt nicht innerhalb von 24 Monaten eine Nachweisprüfung durch die Pflegekassen entfällt die Rückzahlungsverpflichtung.  Im Jahresabschluss 2021 sind die für 2020 gebildeten Rückstellungen wertmäßig zu überprüfen und ggf. auf neue Erkenntnisse anzupassen. Für die Erstattungen für das Geschäftsjahr 2021 aus dem Schutzschirm erhaltenen Erstattungen ist zu klären, ob und in welcher Höhe Rückzahlungsverpflichtungen drohen können.

Lückenlose, detaillierte Dokumentation erleichtert Jahresabschluss

Um Erstattungsansprüche in Bezug auf Mindereinnahmen und Mehraufwendungen beim Jahresabschluss lückenlos nachweisen zu können, ist eine gründliche Dokumentation obligatorisch. So gilt es, eine Aufstellung der Kosten vorzulegen, wenn es etwa zu Personalmehraufwendungen gekommen ist:

  • Welche Neueinstellungen hat es gegeben?
  • Wurden Stellen aufgestockt?
  • Welche Dienstleistungen Dritter wurden in Anspruch genommen?
  • Wie viele Mehrarbeitsstunden wurden geleistet?

Detaillierte Angaben wie diese sind zwingend erforderlich, wenn Personalmehraufwendungen geltend gemacht werden sollen. 

„Knopfdrucklösungen“ durch geeignete Software steigert Effizienz

Haben Pflegeeinrichtungen infolge der Pandemie etwa auch von Hilfsprogrammen aus den Corona-Schutzschirmen profitiert, spielt die korrekte Ermittlung und Dokumentation eine elementare Rolle. So können Fehler in der Ermittlung und Dokumentation rechtliche Konsequenzen und im schlimmsten Fall, den Vorwurf des Abrechnungsbetrugs nach sich ziehen. Hier lohnt sich der Einsatz entsprechender Softwarelösungen, um die notwendigen Nachweise vollständig und fehlerfrei zu erfassen, um späteren Rückforderungen vorzubeugen und eine bessere Planbarkeit zu ermöglichen. Zudem lässt sich die Fehlerquote mithilfe entsprechender Tools minimieren. Gleichzeitig werden ein transparenter Überblick und eine lückenlose Erfassung in Anspruch genommener Corona-Hilfen ermöglicht. Der Einsatz einer leistungsfähigen Software, in der wichtige Angaben zeitnah und transparent erfasst werden und von allen am Prozess Beteiligten eingesehen werden können, lohnt sich daher in jedem Fall und kann insbesondere in Pandemiezeiten, in denen zusätzliche Hilfen und Vorgaben den Jahresabschluss noch komplexer und herausfordernder machen, ein Pfund sein, mit dem Pflegeeinrichtungen wuchern können. 

 
Jan Grabow
Jan Grabow
Als Wirtschaftsprüfer ist Jan Grabow seit über 20 Jahren auf die Prüfung und Beratung von Einrichtungen jeglicher Größe und Trägerart im Gesundheits- und Sozialwesen spezialisiert. In unserem Blog berichtet er über die Ergebnisse einer aktuellen Blitzumfrage zu den Corona-Auswirkungen im Bereich von Pflegeeinrichtungen und gibt hilfreiche Tipps, wie Löcher im Schutzschirm geschlossen werden können.

Ihnen hat der Artikel gefallen?