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Berichtswesen mit MS Excel – Intelligent & sicher gestalten

6. Juli 2017
Melanie Schiering

Konsistente Daten dank bidirektionaler Excel-Integration

Je größer ein Unternehmen ist, desto vielfältiger und komplexer können Kennzahlen und Messgrößen ausfallen. Umso wichtiger ist es, dass jeder von denselben Zahlen spricht. Grundlage hierfür ist eine konsistente Datenbasis, die Einhaltung von Prozessen und ein standardisiertes, unternehmensweit anerkanntes Berichtswesen, auf das sich Entscheidungsträger und Mitarbeiter verlassen können. In der Praxis sind die Berichte allerdings häufig Gegenstand von Kritik. Besonders, wenn es sich dabei um manuell eingetragene Werte in MS Excel-Berichten handelt.

Die Rolle von MS Excel im Berichtwesen

Ob für Geschäftsberichte, Auswertungen oder Planungen – MS Excel ist im Rechnungswesen und Controlling mittelständischer Unternehmen nicht wegzudenken. Das hat gute Gründe, denn in der Tabellenkalkulation stehen umfangreiche Rechenfunktionen zur Verfügung und Layouts lassen sich völlig frei gestalten. Dennoch wird im Zusammenhang mit Excel u. a. immer wieder folgende Kritik angemerkt:

  • Ungenügende Datensicherheit, z. B. durch Übertragungsfehler von einer Tabelle in die andere
  • Nur bedingte Nachvollziehbarkeit durch manuell eingetragene Werte
  • Bindung wertvoller Arbeitszeit

 

Die Folge: Wenn Zahlen vorgestellt werden, wird mehr über die Richtigkeit und die Herkunft diskutiert, als über die Entscheidung, die gefällt werden soll. Und das auch wenn es bereits einen Planungs- und Berichtsprozess im Unternehmen gibt.

Status Quo im Mittelstand

Eine aktuelle Studie zum Thema Controlling im Mittelstand belegt, dass viele Mittelständler über eine Mischform aus manuellem und automatisiertem Reporting verfügen. Ein Teil der Berichte werden manuell erstellt, andere schon automatisiert mit aktuellen Zahlen befüllt. Allerdings verlässt sich jede vierte Organisation weiterhin auf ein rein manuelles Reporting – was mit einer erhöhten Gefahr für Übertragungsfehler einhergeht und somit nur eine unsichere Informationsbasis für wichtige Entscheidungen bietet.

Unter den Unternehmen, die stark auf MS Excel setzen, verfügt sogar jeder Dritte über ein rein manuelles Reporting. Mit der manuellen Aufbereitung einher geht eine erhöhte Zeit für die richtige Zusammenstellung der Daten. Viele Entscheider müssen zwei oder sogar noch mehr Tage  auf relevante Informationen warten. Auch hier sind die Nutzer von MS Excel im Nachteil: Sie warten durchschnittlich länger auf die Bereitstellung von Informationen. 

„Die bidirektionale Excel-Schnittstelle ist eine enorme Arbeitserleichterung für uns, wir müssen uns jetzt nicht mehr um das zeitaufwendige Dateimanagement und die fehleranfällige Exceldatenerfassung kümmern“.
Helga Grigo, Leiterin Rechnungswesen, EBERO Gruppe

Intelligentes & sicheres Berichtswesen dank bidirektionaler Excel-Integration

Die moderne Web Services Technologie der bidirektionalen Excel-Integration ermöglicht, dass alle für den Datenaustausch benötigten Unternehmenszahlen aus dem Rechnungswesen in MS Excel eingebunden und direkt dort genutzt werden können. Die Arbeit mit MS Excel wird somit weiter automatisiert, beschleunigt und vereinfacht. Ein großer Nachteil von MS Excel, die Fehleranfälligkeit manuell aufgesetzter und gepflegter Tabellenwerke im Berichtswesen und Controlling, entfällt nun endgültig.

Hochwertige Berichte (Lageberichte, Kostenstellenreporting, Quartalsberichte für die Banken, etc.) lassen sich flexibel nach individuellen Anforderungen wie gewohnt in MS Excel erstellen. Sind diese einmal erstellt, befüllt die Rechnungswesensoftware sie künftig per Knopfdruck mit aktualisierten Echtdaten aus dem Rechnungswesen. So sind die Berichte ad hoc abrufbar und immer aktuell.

Studie: Controlling im Mittelstand

Die genannte Studie beschäftigt sich mit der Fragestellung "Controlling im Mittelstand - Notwendigkeit oder zu viel Aufwand?". Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie der Mittelstand das Thema Controlling sieht, einsetzt und welche Herausforderungen und Fragestellungen im Mittelpunkt stehen, heute und in Zukunft. Die Studie steht Ihnen zum direkten Download zur Verfügung.

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