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Berichtswesen im Mittelstand: Excel als intelligentes Hilfsmittel

6. Juni 2018
Melanie Henschel
Diagramme auf Laptop

Konsistente Daten dank bidirektionaler Excel-Integration

Je größer ein Unternehmen ist, desto vielfältiger und komplexer fallen Kennzahlen und Messgrößen aus. Umso wichtiger ist es, dass jeder von denselben Zahlen spricht. Grundlage hierfür ist eine konsistente Datenbasis, die Einhaltung von Prozessen und ein standardisiertes, unternehmensweit anerkanntes verlässliches Berichtswesen. In der Praxis sind die Berichte allerdings häufig Gegenstand von Kritik. Besonders, wenn es sich dabei um manuell eingetragene Werte in MS Excel-Berichten handelt.

Die Rolle von MS Excel im Berichtwesen

Ob für Geschäftsberichte, Auswertungen oder Planungen – Excel ist im Rechnungswesen und Controlling mittelständischer Unternehmen nicht wegzudenken. Das hat gute Gründe, denn in der Tabellenkalkulation stehen umfangreiche Rechenfunktionen zur Verfügung und Layouts lassen sich völlig frei gestalten. Dennoch gibt es im Zusammenhang mit Excel u. a. immer wieder folgende Kritik

  • Ungenügende Datensicherheit, z. B. durch Übertragungsfehler von einer Tabelle in die andere
  • Nur bedingte Nachvollziehbarkeit durch manuell eingetragene Werte
  • Bindung wertvoller Arbeitszeit

Die Folge: Bei der Vorstellung der Zahlen konzentriert sich sie Diskussion auf die Richtigkeit und die Herkunft der Daten, als auf die Entscheidung, die zu fällen ist. Und das auch wenn es bereits einen Planungs- und Berichtsprozess im Unternehmen gibt.

Berichtswesen im Mittelstand: Status Quo

Eine aktuelle Studie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen und Controlling zeigt auf, dass viele Mittelständler sich noch immer auf ein manuelles Reporting verlassen bzw. über eine Mischform aus manuellem und automatisiertem Reporting verfügen. Zu einem ähnlichen Ergebnis kam bereits eine Studie aus 2015 zum Thema Controlling im Mittelstand. Hier wurde deutlich, dass ein Teil der Berichte manuell erstellt wird, andere Berichte schon automatisiert. Allerdings verließ sich hier jede vierte Organisation weiterhin auf ein rein manuelles Reporting. Die Studie kam weiter zu dem Schluss, dass unter den Unternehmen, die stark auf Excel setzten, sogar jeder Dritte über ein rein manuelles Reporting verfügt. Mit der manuellen Aufbereitung einher ging eine erhöhte Zeit für die richtige Zusammenstellung der Daten. Laut Angaben der Unternehmen mussten viele Entscheider zwei oder sogar noch mehr Tage auf relevante Informationen warten. Auch hier waren die Nutzer von Excel im Nachteil: Sie warten durchschnittlich länger auf die Bereitstellung von Informationen.

Um mit der digitalen Welt Schritt halten und auf Basis von transparenten Daten Entscheidungen treffen zu können, besteht in den Unternehmen Handlungsbedarf in punkto automatisiertes Reporting. Es werden Berichte in Echtzeit benötigt, mit der Gewissheit sich auf die Daten verlassen zu können.

Intelligentes & sicheres Berichtswesen dank bidirektionaler Excel-Integration

Die moderne Web Services Technologie der bidirektionalen Excel-Integration ermöglicht, dass alle für den Datenaustausch benötigten Unternehmenszahlen aus dem Rechnungswesen in Excel eingebunden und direkt dort genutzt werden können. Die Arbeit mit Excel wird somit weiter automatisiert, beschleunigt und vereinfacht. Ein großer Nachteil von Excel, die Fehleranfälligkeit manuell aufgesetzter und gepflegter Tabellenwerke im Berichtswesen und Controlling, entfällt nun endgültig.

Hochwertige Berichte (Lageberichte, Kostenstellenreporting, Quartalsberichte für die Banken, etc.) lassen sich flexibel nach individuellen Anforderungen wie gewohnt in Excel erstellen. Sind diese einmal erstellt, befüllt die Rechnungswesensoftware sie künftig per Knopfdruck mit aktualisierten Echtdaten aus dem Rechnungswesen. So sind die Berichte ad hoc abrufbar und immer aktuell.

Ein Beitrag von
Melanie Henschel
Fachliches Know-how vermitteln, das einem wirklich weiterhilft - Das ist das Anliegen von Melanie und ihren Beiträgen im Diamant Blog. Bereits seit Bestehen des Blogs 2015 schreibt sie rund um die Themen Rechnungswesen und Controlling und hat dabei aktuelle Trends im Blick.

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