Anwenderbericht: Schüt-Duis Fenster & Türentechnik GmbH & Co. KG

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
im Baugewerbe

Der 1838 gegründete kleine Eisenwarenhandel hat sich zum 200 Mitarbeiter starken, führenden Großhändler für Fenster- und Türentechnik entwickelt – und zu einem der erfolgreichsten deutschen Hersteller von Isolierglas, Wintergärten, Rollladen und Insektenschutz. Das jüngste Tochterunternehmen - ein Elektrofachbetrieb – ist im Bereich Smart Home aktiv.

"Ich habe bisher nie den Bedarf gesehen, mich mit einer anderen Software für Rechnungswesen und Controlling zu beschäftigen. Diamant war immer am Puls der Zeit. Das Produkt wird ständig erweitert und man hat nie das Gefühl, stehen zu bleiben und von wichtigen Trends oder neuen Entwicklungen ausgeschlossen zu sein.“
Thorsten Habicht, Kaufmännischer Geschäftsführer, Schüt-Duis Fenster & Türentechnik GmbH & Co. KG

Der Transparenz die Tür geöffnet

Thorsten Habicht, kaufmännischer Geschäftsführer der Schüt-Duis Verwaltungsgesellschaft mbh, überwacht mit Hilfe von Diamant Software, wie sich das Geschäft übergreifend, in den Tochterunternehmen und bei einzelnen Artikeln entwickelt. Über das Personalcontrolling mit Diamant/Business Intelligence hat er darüber diverse Personalkennzahlen detailliert im Blick.

Detaillierte Aufschlüsse über den Unternehmenserfolg

Die Tür zur Transparenz hat Schüt-Duis mit Hilfe der Diamant Software schon vor gut zwei Jahrzehnten weit aufgestoßen. Auf der Suche nach einer neuen Rechnungswesen-Software ist man auf Diamant gestoßen. „Gott sei Dank“, betont Thorsten Habicht, der bei Schüt-Duis für das Finanz- und Personalwesen sowie die IT verantwortlich ist und damals in die Entscheidung eingebunden war. Denn mit Diamant konnten er und seine Mitarbeiter ein System aufbauen, das detaillierte Aufschlüsse über den Erfolg der Unternehmensgruppe erlaubt. Besonders wichtig für den Bereich Großhandel ist, wie sich das Geschäft bei einzelnen Artikeln entwickelt - der zentralen Größe bei der Strukturierung und Klassifizierung des Sortiments.

Errichtung eines Warenwirtschaftssystems

So setzt sich beispielsweise der Bereich Fensterbeschläge aus insgesamt zehn solcher Gruppen zusammen. „Wir haben mit der Diamant Finanzbuchhaltung im Prinzip ein kleines Warenwirtschaftssystem eingerichtet“, erläutert Thorsten Habicht. „So erhalten wir zusätzliche Auswertungen, die über die Informationen unseres ERP-Systems hinausgehen.“ Der Kontenplan bildet dazu die einzelnen Warengruppen ab, um diese auswerten zu können. Entsprechende Konten werden mit den betreffenden Einkäufen und Erlösen direkt über eine Integration mit dem ERP-System gebucht.

Dieses Warenwirtschaftssystem wurde im Lauf der Zeit über Zusatzfelder weiter ausgebaut. Es bildet nicht nur den Kern des Berichtswesens, sondern ist nach wie vor eine wesentliche Entscheidungshilfe für die Sortimentsgestaltung. „Im Ergebnis können wir genau sehen, welche Umsätze auf welche Warengruppen entfallen und welchen Deckungsbeitrag diese erzielen“, freut sich der Geschäftsführer. Diamant/3 ist bei Schüt-Duis an ein elektronisches Archiv angebunden. So können sich Thorsten Habicht und seine Kollegen die hinter den Buchungen stehenden, gescannten Originalbelege direkt am PC oder Laptop anzeigen lassen.

Ganzheitliches Controlling mit Business Intelligence Software

Die Anforderungen an das Controlling sind – nicht zuletzt durch die Gruppenstruktur - deutlich gestiegen. Ergänzend wurde deshalb eine einheitliche Oberfläche zur Datenauswertung gesucht. Eine wesentliche Anforderung war, Daten aus verschiedenen Mandanten darzustellen bzw. zusammen zu führen. Die Gruppe umfasst aktuell vier Firmen. Ein fünftes Unternehmen soll noch hinzukommen. Eine einheitliche Oberfläche ist also ein maßgeblicher Vorteil - im Sinne von Zeitersparnis und Fehler-Vermeidung. Es galt also zunächst, vier ERP Systeme zu verbinden. Das neue Tool sollte zudem einfach bedienbar sein und eine graphisch ansprechende Oberfläche besitzen. Gelungen ist das ist mit dem in Diamant/3 integrierten Business Intelligence System.

Einen besonderen Stellenwert besitzt bei Schüt Duis das Controlling Feld Forderungsmanagement: Hier ist der Außendienst als Lese-User eingebunden. So hat der Vertrieb stets alle relevanten, aktiven Zahlen zu den eigenen Kunden im Blick: von den Umsätzen bis zu den Außenständen.

 

Personalcontrolling mit Business Intelligence:

„Im Arbeitsalltag sind deutliche Verkürzungen bei der Datenerhebung zu spüren“, so das Fazit des Geschäftsführers. Ein guter Grund, auch das Personalcontrolling über das Business Intelligence System abzubilden. Konsistente Daten sind durch die Integration der Personalsoftware „Sage“ mit dem Diamant/Rechnungswesen gegeben. Entstanden ist ein umfassendes Analysetool mit verschiedensten Auswertungsmöglichkeiten und Vorteilen - beispielsweise:

  • einheitliche Auswertungen über alle Mandanten
  • gebuchte Zeiten kontrollieren und Arbeitszeiten in Teilbereichen analysieren
  • Suchbegriffe zur Gruppierung
  • Zeitarten pro Mitarbeiter
  • Fehlquoten nach Bereichen/Geschlecht
  • Entwicklung von Lohnarten und Gruppen sowie Personalkostenentwicklung nach Altersstufen
  • Kosten lassen sich ebenso visualisieren, wie Krankenstände

 

„Analysetechnisch haben wir fast keine Wünsche mehr offen“, so Thorsten Habicht. Er schätzt vor allem die mandantenübergreifende Verknüpfung von ERP System und Lohnsoftware mit zusammenfassenden oder einzelnen Auswertungen: „Berichte lassen sich schnell erstellen. Vorhandene Berichtsmuster kann man bei der Erstellung neuer Auswertungen leicht übernehmen bzw. abwandeln.“

 

"Immer am Puls der Zeit"

„Ich habe bisher nie Bedarf gesehen, mich mit einer anderen Software für Rechnungswesen und Controlling zu beschäftigen“, bilanziert Thorsten Habicht die vergangenen zehn Jahre. Und liefert die Begründung gleich mit: „Diamant war immer am Puls der Zeit. Das Produkt wird ständig erweitert und man hat nie das Gefühl stehen zu bleiben und von wichtigen Trends oder neuen Entwicklungen ausgeschlossen zu sein.“ Gerade erst wurde Diamant bei Schüt-Duis an ein elektronisches Archiv angebunden. Damit können sich Thorsten Habicht und seine Kollegen die hinter den Buchungen stehenden gescannten Orginalbelege direkt an ihren PC-Arbeitsplätzen anzeigen lassen. Bereits konkret geplant ist es außerdem, schon bald das Finanzplanungs-Modul und den Controlling CHIP einzuführen. An der Weiterentwicklung der Diamant Software wirkt Thorsten Habicht aber auch selbst aktiv mit. So ist Schüt-Duis aktuell Pilotkunde für eine neue Programmfunktion. Denn für Innovationen sind die Türen bei Schüt-Duis nie geschlossen.

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