Elektronischer Rechnungsworkflow: Vom Belegeingang bis zur Archivierung
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Holger DülbergKein Abheften. Vollständiger Überblick. Weniger Kosten. Mit einem elektronischen Rechnungsworkflow sparen Unternehmen Zeit und Kosten und steigern die Transparenz – sowohl für den Rechnungssteller als auch den Rechnungsempfänger. So sieht der perfekte digitale Rechnungsworkflow für E-Rechnungen aus.
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1. E-Rechnungserstellung und Rechnungsversand
Liegt die Zustimmung des Empfängers zum Versand elektronischer Rechnungen vor, können Sie elektronische Rechnungen erstellen und versenden. Wenn Ihre Rechnungswesen-Software eine integrierte Faktura hat, sparen Sie gleich doppelt Zeit, denn Sie müssen für die Buchung der Rechnung nicht auf eine andere Software wechseln. Auch das entlastet von doppelten manuellen Handgriffen.
2. Rechnungseingang
Der Versand erfolgt häufig per E-Mail, um die Rechnung schnell und kostengünstig zu übertragen. Richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für den Eingang der E-Rechnungen ein und teilen Sie die Adresse Ihren Lieferanten mit.
Weiterlesen? Blogartikel “E-Rechnungen im ZUGFeRD Format – was steckt dahinter?”
3. Rechnungsverarbeitung
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten) gesetzlich vorgeschrieben. Hierfür sind meist keine zusätzlichen Maßnahmen zu ergreifen, da diese Anforderungen über das innerbetriebliche Kontrollverfahren bei der Rechnungsbearbeitung abgedeckt werden.
4. Buchung der E-Rechnung
Es besteht kein Unterschied bei der Buchung von elektronischen und papierhaften Rechnungen. Der Beleg wird wie gewohnt mit der Rechnungswesen-Software gebucht.
5. Zahlung der E-Rechnung
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt auf dem gleichen Weg wie bei Papierrechnungen. Es ist keine Umstellung erforderlich.
6. E-Rechnungen revisionssicher archivieren
Elektronische Rechnungen werden, gesichert gegen Veränderungen, im Originalformat archiviert. Ähnlich wie bei Papierrechnungen muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg sichergestellt sein, dass die Rechnung lesbar und maschinell auswertbar ist.
Wichtig: Das Originalformat muss archiviert werden, die Ablage des Papierausdrucks reicht nicht aus. Gelöscht werden kann hingegen die E-Mail, mit der die elektronische Rechnung eingetroffen ist. Es sei denn die E-Mail enthält relevante Angaben zur Rechnung, dann ist sie ebenfalls aufzubewahren. Prüfen und archivieren Sie eine E-Rechnung am besten elektronisch, so vermeiden Sie Medienbrüche und erfüllen die Anforderungen der GoBD ohne großen Aufwand.
Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur sicheren digitalen Archivierung einer Eingangsrechnung offen. Prüfen Sie, ob zum Beispiel eine revisionssichere Ablage in der Cloud eine einfach zu nutzende Alternative für Ihr Unternehmen bietet.
Weiterlesen? Blogartikel “Revisionssicherheit – Was heißt das eigentlich?”
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