Praxisbeispiel: E-Rechnungspflicht in der Speditions- und Logistikbranche

Digitalisierung mit System: So arbeitet die Hiller Unternehmensgruppe mit Diamant/4

Die Hiller Unternehmensgruppe mit Sitz in Lüneburg ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden. Der Schwerpunkt liegt auf hochwertigen Transport- und Logistiklösungen für Industriekunden. Die Gruppe setzt sich aus einer Verwaltungsgesellschaft (Hiller Holding GmbH), einer operativen Gesellschaft für Lager-/Logistikdienstleistungen (Hiller Logistik GmbH), einer operativen Gesellschaft für den Straßengüterverkehr (Hiller Spedition GmbH) und zwei Immobiliengesellschaften zusammen.

Bereits vor einigen Jahren hat die gesamte Hiller Unternehmensgruppe auf die Diamant/4 Rechnungswesen und Controllingsoftware umgestellt. Im Einsatz sind unter anderem:

• das Rechnungseingangsmanagement zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen

• die revisionssichere Cloud-Ablage sowie

• die Faktura für die Erstellung von Ausgangsrechnungen

Das Ziel: Eine durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung. Jährlich bearbeiten die Unternehmen der Gruppe rund 10.000 Eingangsrechnungen. Sie erstellen etwa 1.300 Ausgangsrechnungen, ergänzend zum „Massengeschäft“ im speditionellen Bereich – effizient, strukturiert und zukunftssicher.

E-Rechnungspflicht – und nun?

Mit der E-Rechnungspflicht sind seit Jahresbeginn 2025 alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen – unabhängig von Umsatzgröße und Mitarbeiterzahl. Was heißt das konkret, was erfordert das und wie geht es weiter? Die Hiller Unternehmensgruppe setzte hier auf die klare Kommunikation ihres Rechnungswesen Anbieters Diamant Software: „Anhand der Website E-Rechnungspflicht: Mit Diamant gut aufgestellt konnten wir sofort erkennen, was relevant ist und was wir bereits abgedeckt haben. Ergänzend haben wir uns über den Newsletter und ein Webinar informiert.“

Gut vorbereitet – ohne Stress

Schnell war für Frederic Heicappell klar: „Da wir bereits Diamant/4 mit Rechnungseingangsmanagement, revisionssicherer Ablage und Faktura im Einsatz hatten, war quasi alles vorbereitet – Haken dran. Wir haben nur kurz geprüft: Wo sind die Einstellungen? Funktioniert das? Ja – alles korrekt. Zwei kurze Tests zur Sicherheit, um selbst tiefer ins Thema zu kommen. Aber im Grunde passte alles. Ein gutes Gefühl: Der Softwareanbieter hat uns informiert, die Lösung steht. Es reichte ein sauberer Abgleich – mehr war nicht nötig. So soll es sein.“

Status quo: Sechs Monate nach dem Start – Anteil E-Rechnungen und Eingangsformate

Rund ein halbes Jahr nach Einführung der E-Rechnungspflicht liegt der Anteil an Papierrechnungen nur noch bei 10 –15 %. Die meisten digitalen Rechnungen erreichen Hiller noch im PDF-Format. XRechnungen gab es nur zu Testzwecken; externe Lieferanten nutzen sie bislang nicht. ZUGFeRD-Rechnungen gibt es in nennenswerter Anzahl. Sie erfordern jedoch keine gesonderte Behandlung, da sie als PDF angezeigt und verarbeitet werden.

Fazit: Das Eingangsformat spielt in Diamant/4 keine Rolle – ob ZUGFeRD, PDF oder andere Formate: Die Weiterverarbeitung erfolgt stabil und zuverlässig im Sinne der E-Rechnungspflicht.

Für Frederic Heicappell ist die Zielsetzung der E-Rechnungspflicht vollkommen nachvollziehbar – Prozesse sollen effizienter und stärker automatisiert werden. Auch wenn aus der Rechnung als persönlicher Abschluss einer Geschäftsbeziehung eine sachliche XML-Datei wird. „Ob es dafür immer eine gesetzliche Verpflichtung braucht, ist eine andere Frage.“

Die nächste Stufe: Digitale Ausgangsrechnungen

Mit der zweiten Stufe der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen nicht nur zur Annahme, sondern auch zur Erstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Die Hiller Unternehmensgruppe hat für die Rechnungserstellung frühzeitig auf die aktuelle Version der Diamant/4 Faktura umgestellt. Mit der Faktura lassen sich Ausgangsrechnungen direkt im Webbrowser erstellen und bearbeiten.

Genau das hat Frederic Heicappell in seiner Entscheidung bestärkt: “Wir haben sehr gute Erfahrungen mit Web-Anwendungen von Diamant/4 gemacht – insbesondere wegen der spürbar höheren Arbeitsgeschwindigkeit im Vergleich zu lokalen Installationen. Zudem wollten wir sämtliche Vorteile des Upgrades nutzen, wie etwa die Möglichkeit, Kostenträger direkt zu hinterlegen.“

„Wir befanden uns in der komfortablen Lage, dass wir bereits durchgehend ZUGFeRD-Rechnungen versenden. Dieses Format haben wir beibehalten, um es unseren Kunden so einfach wie möglich zu machen. Sichtbar ist für sie zunächst nur die PDF-Datei. Dank der eingebetteten XML-Datei erfüllen wir jedoch schon heute alle zukünftigen Anforderungen.”

Effizienz trifft Pragmatismus bei der Fakturierung

Die Hiller Unternehmensgruppe versendet jährlich rund 1.300 Ausgangsrechnungen. Alle erforderlichen Funktionen dafür liefert die Diamant/4 Faktura. Ergänzungen lassen sich leicht eigenständig umsetzen – ohne Supportaufwand: Mit kleineren Anpassungen oder Kopieren sind Leistungen schnell abgebildet.

Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugt. Mittlerweile arbeiten 4–5 Mandanten innerhalb der Unternehmensgruppe mit der Faktura – insbesondere für Rechnungen aus der Verwaltungsgesellschaft eine kompakte und leistungsstarke Lösung. Das Massengeschäft der Spedition mit 8.000-9.000 Ausgangsrechnungen jährlich erfolgt aus der Speditionssoftware heraus.

Fazit: „Die Faktura bietet genau das, was wir brauchen.“ Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht stellt für Hiller keine Hürde mehr dar, sondern ist ein Schritt, den das Unternehmen längst gegangen ist: „Auch das Thema war für uns schnell und unkompliziert erledigt“, so Frederic Heicappell abschließend.