Jahresabschluss: Diese Ergebnisse machen Adressaten glücklich
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Melanie HenschelGeschäftsführung, Finanzabteilung, Gesellschafter, Banken und Wirtschaftsprüfer erwarten zum Jahresende vor allem eines: klare, verlässliche Zahlen und eine verständliche Aufbereitung der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens. Dafür sollten Sie einen Jahresabschluss erstellen. Entscheidend ist dabei, wie Sie die Ergebnisse für interne und externe Adressaten aufbereiten, einordnen und kommunizieren. Worauf es dabei ankommt und wie Sie diesen Prozess effizient gestalten, erfahren Sie hier.
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Wer sind die Adressaten des Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung interessiert interne und externe Adressaten und gibt Aufschluss über die Lage des Unternehmens.
Interne Adressaten sind:
Gesellschafter
Aufsichtsräte
Geschäftsführung
Betriebsrat
Mitarbeitende
Externe Adressaten sind:
Banken und Kreditinstitute: Für sie bildet der Jahresabschluss eine relevante Basis, um die Bonität eines Unternehmens zu beurteilen. Somit beeinflusst der Jahresabschluss die Vergabe von Krediten und deren Konditionen.
Anteilseigner oder potenzielle Investoren: Auch sie sind an der Lage des Unternehmens interessiert.
Finanzamt: Der ermittelte Überschuss aus dem Jahresabschluss bildet die Grundlage für die Besteuerung.
Wirtschaftsprüfer und Steuerberater: Sie prüfen den Jahresabschluss oder sind direkt an dessen Erstellung beteiligt.
Lieferanten eines Unternehmens: Sie werden vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung im Bundesanzeiger oder zum Beispiel bei der Creditreform Informationen zur Bonität ihres neuen Kunden einholen.
Kunden: Dies kann beispielsweise bei großen Investitionsgütern, die mit hohen An- und Abschlagszahlungen einhergehen, relevant sein.
Adressaten des Jahresabschluss in der Übersicht
Interne Adressaten | Externe Adressaten |
|---|---|
Geschäftsführung | Finanzamt |
Gesellschafter | Banken |
Betriebsrat & Personal | Wirtschaftsprüfer & Steuerberater |
Aufsichtsrat | Aktionäre & Investoren |
Gewerkschaften |
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Wie kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen für die Adressaten bereitstellen?
Damit alle Adressaten die für sie wichtigen Informationen erhalten, sollte ein Unternehmen die Vorbereitung des Jahresabschlusses gezielt planen. Mit ein paar einfachen Schritten gelingt es, alle Anforderungen zu erfüllen und Vertrauen zu schaffen. Die Beispiele zeigen ebenfalls, wie eine moderne Rechnungswesen Software hier unterstützen kann.
Checkliste Jahresabschluss
Mit der Checkliste sind Sie optimal vorbereitet. Das Jahr hat zwölf Monate und am Ende steht der Jahresabschluss an. Mit der Checkliste zum Jahresabschluss gelangen Sie sicher ans Ziel.
Checkliste Jahresabschluss anfordern
Tipp 1: Vor dem Jahresabschluss Adressaten identifizieren
Wer gehört zu den Adressaten meines Jahresabschlusses? Wer muss zwingend die Informationen bis wann erhalten? Noch vor dem Beginn des Jahresabschlusses sollten alle relevanten Adressaten identifiziert sein. Das spart Aufwand und ist auch bedeutsam für die Bilanzpolitik.
Warum ist das so wichtig? Wenn Sie wissen, welcher Adressat welche Information benötigt, können Sie das bei der Erstellung des Jahresabschluss berücksichtigen oder individuelle Dashboards für die einzelnen Zielgruppen erstellen. Während beispielsweise Gesellschafter einen Überblick über die Rentabilität erhalten möchten. Sind Kreditgeber und Lieferanten natürlich eher an Sicherheitsaspekten wie dem Ausfallrisiko interessiert. Das gilt übrigens auch für Kunden, die wissen möchten, ob das Angebot in Zukunft noch erhältlich ist.
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Das Beispiel aus dem Diamant/4 Rechnungswesen und Controlling zeigt, wie ein Dashboard helfen kann alle Adressaten im Blick zu behalten.
Tipp 2: Interne Workflows etablieren
Welche*r Buchhalter*in kennt das nicht? Die Berichte werden ausgedruckt und zusammen mit einem Begleitschreiben verteilt oder in einer Besprechung vorgestellt.
Das Fehlerpotential dieser analogen Verteilung ist enorm:
Seiten gehen verloren
Das Begleitschreiben ist fehlerhaft
Kommentare sind nicht lesbar oder können nicht zugeordnet werden
Begleitschreiben und Berichte parallel zu lesen ist mühsam
Die Weitergabe erfolgt nicht oder erst zu spät
Es geht auch digital: Mit Hilfe moderner Rechnungswesensoftware erhalten Adressaten die für sie relevanten Reports auf Knopfdruck. Vorzugsweise auf einem Dashboard, so dass Stakeholder*innen alle wichtigen Informationen schnell erfassen können. Anhand der im System hinterlegten Kommentare, lässt sich besser nachvollziehen, wie eine einzelne Position im Report zustande gekommen ist. Sowohl für die Kommentare als auch den Aufbau der jeweiligen Dashboards gilt es, die jeweiligen Informationsbedürfnisse der Adressaten zu berücksichtigen.
Das zahlt auch direkt auf Fast Close ein: Sind Reports und Kommentierungen unterjährig strukturiert verfügbar, verkürzt sich der Monats-, Quartals- und Jahresabschluss deutlich.
Tipp 3: Mehrwert bieten = Transparenz erhöhen
Um den internen Kommunikationsaufwand zu minimieren, eignen sich die oben erwähnten Dashboards und Kommentare. Sie unterstützen dabei, dass sich der Abschluss für die internen Adressat*innen möglichst von selbst erklärt. Durch den Einsatz von Dashboards mit Diagrammen zur Visualisierung sind Entwicklungen leichter verständlich. Außerdem kann der einzelne Stakeholder „sein“ Dashboard jederzeit selbst aufrufen, sich die einzelnen Berichte anschauen und Zahlen hinterfragen.
Da der Jahresabschluss für unterschiedliche Adressaten erstellt wird, ist eine einfache, für alle verständliche Sprache hilfreich. Voraussetzung ist natürlich, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.
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Das Beispiel aus dem Diamant/4 Rechnungswesen und Controlling zeigt, wie ein Dashboard für die Zielgruppe Gesellschafter strukturiert sein könnte.
Tipp 4: Externe Adressaten vs. gesetzliche Verpflichtungen
Im Bereich der externen Adressaten sind viele Kapitalgesellschaften verpflichtet den Jahresabschluss im Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Die Offenlegung ist gesetzlich verpflichtend und folgt europäischem Recht. Sie erhöht die Transparenz der finanziellen Situation von Unternehmen und wahrt den Schutz der Gläubiger. Ferner ist die Offenlegung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger ein Ausgleich zur Haftungsbeschränkung von Kapitalgesellschaften.
Tipp 5: Es muss nicht immer ein Ausdruck sein
Bilanzen elektronisch melden Mit den heutigen technischen Möglichkeiten melden Unternehmen ihre Bilanzen ganz einfach elektronisch:
Steuerbilanz an das Finanzamt
Handelsbilanz an den Bundesanzeiger
Digitale Finanzberichte DiFin an die Banken
Alles basierend auf genormten Taxonomien und digital xBRL-basiert übermittlungsfähig.
Digitale Townhall-Meetings: Vor allem Finanzdienstleister bieten heutzutage neben der klassischen pdf auch oftmals digitale Townhall-Meetings an, in denen der Jahresabschluss vorgestellt wird. Diese Meetings lassen sich interaktiv gestalten, bspw. mit Frage-und-Antwort-Runden oder Echtzeit-Abstimmungen. Mit Hilfe dieser Formate lässt sich das Verständnis auf Seiten der Adressaten erhöhen und auf mögliche Fragen direkt antworten. Im besten Fall präsentiert man die Berichte und Diagramme dann direkt in der Rechnungswesen-Software.
Berichtsportale: Ein weiteres Beispiel für transparente und visuell ansprechende Jahresabschlüsse sind sogenannte Berichtsportale (Beispiel KfW). Sie sind das zentrale Archiv für den eigenen Jahresabschluss. Richtig genutzt, können sie noch mehr Transparenz und Verständlichkeit in den Jahresabschluss bringen und durch narrative Elemente (Beispiel: Interview mit dem Vorstand) verknüpft werden.
Fazit
Der Jahresabschluss liefert wichtigen externen Adressaten wie Banken, Investoren, Finanzamt und Lieferanten entscheidende Informationen über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens.
Jeder Adressat hat dabei unterschiedliche Informationsbedürfnisse – von Liquidität über Investitionen bis hin zur Bonität. Ein erfolgreicher Jahresabschluss zeichnet sich daher nicht nur durch die korrekte Erstellung von Bilanz und GuV aus, sondern auch durch die gezielte, zeitnahe und bedarfsgerechte Kommunikation der Ergebnisse an alle relevanten internen und externen Adressaten.
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