Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung: Wo Zeit, Effizienz und strategische Wirkung verloren gehen (Studie)

Wo stehen wir bei der digitalen Transformation der kaufmännischen Abteilungen in Deutschland?

Viele Unternehmen gehen davon aus, im kaufmännischen Bereich digital gut aufgestellt zu sein. Ein genauer Blick auf die täglichen Abläufe zeigt jedoch, dass ein erheblicher Teil der Arbeit weiterhin durch manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche und heterogene Prozesse geprägt ist. Rechnungswesen und Controlling bewegen sich damit häufig in einer digitalen Zwischenstufe: Digitale Tools sind vorhanden, ihre Wirkung entfaltet sich jedoch nicht durchgängig im Arbeitsalltag.

Parallel steigen die Anforderungen an kaufmännische Abteilungen spürbar. Themen wie Nachhaltigkeitsberichterstattung, Compliance, interne Revision sowie steigende Erwartungen an Transparenz und Prognosefähigkeit erhöhen den Druck auf Strukturen und Ressourcen. Fehlt in diesem Umfeld die Zeit für Analyse, Planung und abteilungsübergreifende Abstimmung, leidet die Qualität der Steuerungs- und Entscheidungsgrundlagen.

Eine systematische Bestandsaufnahme ist daher kein strategisches Zukunftsthema mehr, sondern eine notwendige Voraussetzung für operative Stabilität und strategische Handlungsfähigkeit. Die Studie schafft Transparenz darüber, wo Zeit verloren geht, welche Maßnahmen bereits Wirkung zeigen und an welchen Stellen gezielte Investitionen in Prozesse, Kompetenzen und Automatisierung den größten Nutzen versprechen.

Auswirkungen der steigenden Anforderungen an kaufmännische Abteilungen

• Weniger Zeit für Planung, Prognosen und Analysen

• Höhere Prozesskosten durch manuelle Schritte und Doppelarbeit

• Risiken in Compliance und Datenqualität

• Geringere Reaktionsfähigkeit bei Markt- und Budgetänderungen

Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick

• Zeitfresser in der Buchhaltung No. 1: manuelle Dateneingabe und Medienbrüche sind weit verbreitet

• Digitaler Reifegrad bei 48 %: Da ist noch Luft nach oben

• Strategische Arbeit leidet: Vielen Teams fehlt Zeit für Planung und Analysen

• Automatisierung ist punktuell stark (z. B. Lohn & Steuer), in anderen Bereichen unausgeschöpft

• KI wird beobachtet und selektiv genutzt: Vertrauen in kritischen Bereichen wächst erst langsam

• Kompetenzen & Mindset sind für Wirkung wichtiger als einzelne Tools

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Deep-Dive 1: Zeitfresser im Daten- & Prozessmanagement

Die größte Bremse im kaufmännischen Alltag sind nach wie vor Tätigkeiten rund um Datenbeschaffung, -eingabe und -abgleich. Medienbrüche zwischen Systemen führen zu wiederholter Datenerfassung und manuellen Prüfungen. Parallel kosten papierbasierte Schritte, uneinheitliche Genehmigungen und fehlende Standards zusätzliche Zeit.

Wie lässt sich das lösen:

Viel operative Bindung und wenig Freiraum für Analysen und Steuerungsaufgaben. Priorität haben deshalb die Reduktion manueller Eingaben, das zentrale Datenmanagement und klar definierte, digitale Workflows. Schon kleine Standards (z. B. eindeutige Stammdatenregeln, verbindliche Genehmigungswege, „digital-only“ bei Eingangsrechnungen) bringen spürbare Entlastung. Wichtig: Prozess- und Datenarbeit gehen Hand in Hand – ohne Governance bleibt jede Automatisierung Stückwerk.

Praxis-Impuls

Quick Wins priorisieren: Top-3-Zeitfresser identifizieren, SOPs definieren, Automatisierung zuerst dort ansetzen, wo Datenqualität & Volumen den größten Hebel erzeugen.

Abbildung: „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung“, Studie Diamant Software, 2025

Deep-Dive 2: Digitaler Reifegrad – Prozesse vor Mindset & Strategie

Viele Teams haben in Tools und Teilprozesse investiert, doch Wirkung entsteht erst, wenn Kompetenzen, Haltung und Strategie nachziehen. Der Reifegrad digitaler Zusammenarbeit steigt – vor allem in Kommunikation und Reporting – aber organisationsübergreifend bleibt Luft nach oben. Entscheidend ist eine klare Digitalstrategie, Rollen- und Prozessklarheit sowie Weiterbildung für Mitarbeitende und Führungskräfte. Transparenz über Ziele, Fortschritt und Quick Wins erhöht die Akzeptanz. Unternehmen, die nur Prozesse optimieren, aber kein Zielbild und keine Kompetenzpfade etablieren, bleiben in der Grauzone zwischen „digital vorhanden“ und „strategisch wirksam“.

Zahlen / Fakten aus der Studie:

• Reifegrad insgesamt im mittleren Bereich (48 %); digitale Kommunikation am weitesten fortgeschritten

• Maßnahmen zu Prozessen am stärksten umgesetzt; Mindset/Kompetenzen & Strategie hinken hinterher

• Hoher Fokus auf Prozessanalyse/-optimierung, aber häufig fehlendes Zielbild für die Abteilung

Praxis-Impuls

Parallelspur aufsetzen: Neben Roadmap für große Vorhaben eine Quick-Wins-Pipeline etablieren (z. B. Standards, Automatisierungsbausteine, Schulungen „on the job“).

Deep-Dive 3: Automatisierung – realer Stand und realistischer Ausblick

Wo Automatisierung heute wirkt – und wo der Mensch bleibt. Im operativen Tagesgeschäft ist der Automatisierungsgrad in Bereichen wie Zahlungsverkehr und Rechnungseingang bereits solide – andere Tätigkeiten wie Mahnwesen oder Reisekosten sind häufig nur teilautomatisiert. In Abschlüssen, Berichten und Steuern helfen Systeme spürbar, doch komplexe Aufgaben mit Interpretations- und Compliance-Anteil benötigen weiterhin Expertise. Der Blick nach vorn zeigt: In zehn Jahren erwarten viele eine stärkere Rollenverteilung zwischen Softwarevorschlag und menschlicher Freigabe. Das bedeutet: Jetzt die Voraussetzungen schaffen – Datenqualität, Systemintegration, Standardprozesse – und Automatisierung dort ausbauen, wo Volumen, Regelwerk und Risiko es erlauben.

Zahlen / Fakten aus der Studie:

• Operativ: Zahlungsverkehr/Rechnungseingang häufig (teil-)automatisiert; Mahnwesen & Erfassung oft mit Nachholbedarf

• Abschlüsse/Reporting: hoher Automatisierungsgrad, dennoch manuelle Anteile bei Compliance-relevanten Aufgaben

• 2034: Stärkeres Zusammenspiel aus Softwarevorschlag und menschlicher Freigabe erwartet

Praxis-Impuls

Automatisierungs-Backlog aufbauen: Tätigkeiten nach Volumen x Regelmäßigkeit x Fehlerkosten priorisieren; zuerst hochvolumige, regelbasierte Prozesse automatisieren.

Deep Dive 4: KI im Rechnungswesen - Selektive Nutzung, wachsendes Interesse

Generative KI wird in kaufmännischen Teams vor allem dort akzeptiert, wo Sprache, Recherche und Vorschlagsfunktionen helfen – etwa bei Übersetzungen, Softwarehilfe oder ersten Kontierungsvorschlägen. Zurückhaltung besteht in regulierten Bereichen wie Berichten, Verträgen, Risiko und Compliance. Gründe sind Daten- und Qualitätsfragen sowie fehlende Richtlinien. Der Trend ist jedoch eindeutig: Mit klaren Leitplanken, Trainingsdaten und Governance steigt die Einsatzbereitschaft – insbesondere bei Predictive-/Prescriptive-Analytics und LLM-gestützter Recherche. Entscheidend ist, Anwendungsfälle mit klarem Business Impact zu priorisieren und Privacy/Security-by-Design sicherzustellen.

Zahlen / Fakten aus der Studie:

• Hohe Offenheit für sprachnahe KI-Anwendungen (Übersetzung, Schreibaufgaben, Textvorschläge)

• Zurückhaltung bei kritischen Anwendungen (bspw. Berichte, Compliance, Verträge)

• Einschätzung, dass KI perspektivisch Aufgaben ergänzen kann; Akzeptanz variiert nach Erfahrung

Praxis-Impuls

Pragmatisch starten: 2–3 klar umrissene KI-Use-Cases (z. B. Recherche, Textbausteine, Kontierungsvorschläge) pilotieren; Richtlinien, Prompting-Guides und Messkriterien definieren.

Abbildung: „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung“, Studie Diamant Software, 2025, Jetzt kostenfrei herunterladen

Zur Studie: Methodik & Einordnung

Die Ergebnisse basieren auf einer Onlinebefragung von insgesamt 332 Personen aus kaufmännischen Funktionen in Deutschland. Befragt wurden Führungskräfte und Fachkräfte aus Rechnungswesen, Controlling, IT sowie Geschäftsleitungen. Die Erhebung fand im August und September 2023 statt. Abgedeckt wurden Unternehmen unterschiedlicher Größenklassen und Branchen – von Dienstleistung und Industrie bis Sozialwesen und öffentlicher Hand. Die Auswertung erfolgte redaktionell durch das Team von Diamant Software. Das methodische Ziel war ein »ehrlicher Blick« auf Status quo, Hürden und Chancen der Digitalisierung – mit Fokus auf Prozesse, Kompetenzen/Mindset, Strategie sowie Automatisierung und KI.

Faktenliste

• N = 332 Teilnehmende (rund 44 % Führungskräfte)

• Zielgruppen: Rechnungswesen, Controlling, IT, Management

• Zeitraum: August/September 2023

• Branchen & Größen: breit gestreut (KMU bis Großunternehmen)

Vom Befund zur Wirkung: 5 konsequente Schritte

Was Entscheider*innen aus den Ergebnissen ableiten können:

• Top-3-Zeitfresser je Prozess sichtbar machen und mit SOPs & Automatisierung adressieren

• Digitalstrategie & Zielbild für die Abteilung festlegen – inkl. Rollen- und Kompetenzpfaden

• Datenqualität & Stammdaten-Governance als Basis priorisieren (»Single Source of Truth«)

• Systemintegration prüfen und Engpässe schließen (Schnittstellen, DMS/ECM, Planung/BI)

• Weiterbildung für Teams & Führung synchron aufsetzen; Fortschritt regelmäßig kommunizieren

Vollständige Ergebnisse als PDF – ohne Registrierung

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