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Kundenwünsche
Da ohnehin eine grundlegende Neuausrichtung des bestehenden Systems anstand, hat sich die Lebenshilfe Lübbecke gleich proaktiv nach einer neuen Rechnungswesensoftware umgeschaut.
Diamant Software gelangte durch die Branchenkompetenz und Bekanntheit bei gemeinnützigen Organisationen schnell ins Blickfeld.
Wesentliche Anforderungen waren:
Offene Posten in den Abrechnungen der Leistungsträger einfach in der eigenen Buchhaltung abbilden
Eine effiziente Anlagenbuchhaltung, die auch den Fuhrpark detailliert einbezieht
Die reibungslose Migration der bestehenden Daten
Um die Unternehmenssteuerung weiter zu optimieren, möchte die Lebenshilfe zukünftig die digitalen Möglichkeiten und Werkzeuge im Reporting verstärkt nutzen.
Lösung
Offene Posten Management:
Die Zusammenarbeit mit Leistungsträgern, Krankenkassen und dem Landschaftsverband Westfalen Lippe ist intensiv. Im Rahmen der Eingliederungshilfe gilt es, rund 1600 Personen einzeln abzurechnen – was zu einem sehr hohen Aufkommen an Offenen Posten führt.
Aus den Vorsystem spielt die Lebenshilfe monatlich Abrechnungen der Kostenträger in die Finanzbuchhaltung ein. Zahlungen und Einbehalte werden über Avise angekündigt. Diese Offenen Posten galt es, über die eigene Finanzbuchhaltung nachzubilden: Um Transparenz zu schaffen und Mahnungen anzustoßen.
Gerade die OP-Zusatzfelder erleichtern die tägliche Arbeit. Die Lebenshilfe nutzt sie, um Aktenzeichen oder Leistungsmonate zusätzlich zu hinterlegen. Das erleichtert die Kommunikation und Abrechnung, beispielsweise mit dem LWL, ungemein. Leistungen lassen sich so deutlich einfacher sortieren bzw. zuordnen.
Anlagenbuchhaltung:
Die Lebenshilfe ist mit zahlreichen Betriebsstätten, Wohn- und Kindertageseinrichtungen breit aufgestellt. Deshalb hat sie eine Anlagenverwaltung gesucht, die diese Struktur gut abbildet, einschließlich Standorten und Kostenstellen. Für Diamant sprach die übersichtliche Oberfläche, verbunden mit Zusatzfeldern und -möglichkeiten. Daraus entstand die Idee, die Anlagenbuchhaltung auch zur Fuhrparkverwaltung zu nutzen: von der PKW-Anzahl über den Standort bis zu am Fahrzeug hinterlegten Versicherungsnummern und -Dokumenten sowie KFZ-Steuerbescheiden – um bei über 100 Fahrzeugen für andere Abteilungen direkt auskunftsfähig zu sein.
Integration:
Über moderne, standardisierte Schnittstellen lässt Diamant sich nahtlos mit anderen Systemen verknüpfen. Durch die hohe Integrationsfähigkeit und offene Schnittstellen gelang die Migration der Altdaten reibungslos, trotz der Masse an Daten.
