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Kundenwünsche
Vielzahl an Prozessen
Die größte Herausforderung für die größte deutsche IHK liegt darin, die Vielzahl an Themen und Prozessen effizient zu bündeln: die eigenen sowie bayern- und bundesweit. Im Vergleich zu kleineren Kammern sind die Fallzahlen deutlich höher: bei Mahnläufen, Bankeinzügen, im Beitragswesen und bei Rechnungsvorgängen. Die Menge lässt sich nur durch effiziente und (teil-)automatisierte Massenverarbeitung bewältigen. Eine tägliche Herausforderung, die ein leistungsstarkes Rechnungswesen erfordert.
Als Pilotkammer war es der IHK für München und Oberbayern wichtig, frühzeitig in die Diamant/4 Welt zu wechseln. Das gesamte Rechnungswesen-Team wollte schnellstmöglich die Chancen moderner Dashboards, erweiterter Automatisierungen und zusätzlicher Funktionen nutzen und neue Potenziale ausschöpfen – ergänzend zu den bewährten Features.
Gründe für das Upgrade
Der Hauptgrund für den Wechsel von Diamant/3 auf Diamant/4 war die Möglichkeit, KI im Rechnungseingangsmanagement einzusetzen. Der zweite wesentliche Aspekt war die Wirtschaftsplanung: für IHKs ein zentrales Thema und Pflichtaufgabe. Mit Diamant/4 sollte erstmals die Möglichkeit entstehen, eine vollständig integrierte Bottom-up-Planung direkt und ausschließlich in Diamant/4, ohne Drittsysteme und manuelle Planung abzubilden.
Lösung
Die Ergebnisse sprechen für sich – Diamant/4 ist schneller, präziser, effizienter:
Automatisierung mit Diamant/4
Zahlreiche Routineprozesse wie Mahnläufe, Kontoauszugsverbuchungen oder Zahlläufe lassen sich vollständig automatisieren. Diamant/4 übernimmt diese Aufgaben zuverlässig – ohne manuelles Zutun oder Terminüberwachung. Durch die Automatisierung spart die IHK für München und Oberbayern wertvolle Zeit bei repetitiven Aufgaben – ein echter Mehrwert.
KI im Rechnungseingangsmanagement
Besonders im Rechnungseingangsmanagement zeigt sich die Stärke der integrierten KI: Diese erkennt und verarbeitet über 90 % der Belege automatisch. Sie lernt mit jedem Durchlauf dazu. Ziel ist eine Erkennungsquote von nahezu 100%. Die manuelle Erfassung und der Abgleich von Rechnungsdaten gehören damit der Vergangenheit an.
Integrierte Wirtschaftsplanung
Erstmals ist eine vollständige Bottom-up-Wirtschaftsplanung direkt im System möglich – ohne externe Tools oder Excel-Listen. Alle Kostenstellen lassen sich systemgestützt einbinden und zentral steuern, was Planung, Abstimmung und Konsolidierung erheblich vereinfacht.
Business Reporting in Echtzeit
Mit Diamant/4 erstellt die Kammer individuelle Berichte und Dashboards, die tagesaktuelle Auswertungen bis auf Belegebene ermöglichen. Ob für Kostenrechnung, Controlling oder Wirtschaftsplanung: Das Reporting ist flexibel, visuell und exakt auf die Bedürfnisse der IHK zugeschnitten. So lassen sich Entscheidungen schneller und fundierter treffen.
Reibungsloses Upgrade
Dank der sorgfältigen Vorbereitung durch das interne Projektmanagement, die GfI und Diamant Software verlief die Einführung von Diamant/4 im laufenden Betrieb nahezu unterbrechungsfrei: Am Freitagnachmittag erfolgte der Buchungsstopp, nach der Migration am Montag war das neue System bereits am Dienstagvormittag voll funktionsfähig und technisch einwandfrei im Einsatz. Das Rechnungswesen der IHK für München und Oberbayern basiert auf einer Kombination aus Diamant/4 und dem EVA-Faktur-System der GFI als Systemanbieter. Beide Systeme sind über Schnittstellen verbunden. Stammdaten und Fakturierdaten fließen aus EVA in Diamant/4. Die enge Zusammenarbeit mit der IHK-GfI sorgt für reibungslose Abläufe und fachlich fundierte Unterstützung.
