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Kundenwünsche
Für die GGW ist es selbstverständlich, die Möglichkeiten einer neuen Softwaregeneration direkt zu nutzen – also Zeit für Diamant/4: Das Maklerhaus setzt inzwischen fast komplett auf cloudbasierte Lösungen, um die eigene IT zu entlasten. Mit der Umstellung ging es deshalb zugleich in die Cloud.
Die Gruppe ist stark gewachsen. Um neue Firmen buchhalterisch einzubeziehen, bedarf es eines lückenlosen, sicheren Belegflusses zwischen allen Mandanten. Das gelingt mit Intercompany Buchungen. Mit zusätzlichen Standorten und Firmen sowie dem Wunsch nach Homeoffice galt es außerdem, den Rechnungseingang zu digitalisieren.
Gestartet ist die Versicherung mit einer Stand Alone Lösung für Anlagenbuchhaltung. Im nächsten Schritt kamen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung dazu.
Lösung
Cloud:
Die Cloud ermöglicht Einsparungen bei der internen IT: Der Wartungs- und Betriebsaufwand sowie Update-Installationen entfallen. Die GGW arbeitet jederzeit mit der aktuellen Version. Der Zugriff auf die Daten ist ebenso gewährleistet, wie Aufbewahrungsfristen und Betriebssicherheit. Dazu ist die Lösung Bafin konform.
Intercompany Abstimmung zur Konsolidierung:
Die Intercompany Abstimmung erweist sich schon nach wenigen Wochen als großer Gewinn für die Übersichtlichkeit: Differenzen bei der Leistungs-Verrechnung zwischen den Mandanten sind direkt identifizierbar. Salden lassen sich ohne Abstimmungsaufwand automatisch eliminieren. Jede Firma hat die gleiche Systematik. So sind neue Firmen schnell eingerichtet.
Digitales Rechnungseingangsmanagement:
Das Rechnungseingangsmanagement ist die dritte große Neuerung im Rahmen der Umstellung. Das Ziel: Den auf zahlreiche Standorte verteilten Rechnungseingang digital verbinden − auch, um Homeoffice zu vereinfachen. Im ersten Schritt galt es, den Workflow zu digitalisieren (Lieferantenrechnungen etc.). Rechtzeitige Zahlung liegt der GGW am Herzen. Jetzt sind Belege per drop down mit der Buchung verbunden und es gibt einen schnellen, klaren Genehmigungsprozess. So lässt sich Skonto vollumfänglich nutzen und Rechnungen zu suchen, erübrigt sich. Die KI-gestützte OCR-Interpretation minimiert den Erfassungsaufwand. Rechnungsdaten werden direkt erkannt und ins Rechnungseingangsbuch eingetragen. Die Erkennungsquote, beispielsweise von Kreditoren und Sachkonten, steigt kontinuierlich.
Integration:
Das Maklerprogramm einer Tochtergesellschaft eignet sich nicht für Überweisungen bzw. offene Posten Verwaltung. Eine umfangreiche bidirektionale Schnittstelle ermöglicht, Lastschrifteinzüge und Mahnungen komplett über Diamant laufen zu lassen – was das Massengeschäft vereinfacht.
