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Kundenwünsche
Vor der Einführung von Diamant Software verfügte die GfS über keine eigene Buchhaltung. Diese Leistung war extern an eine Steuerberatung ausgelagert, was sich negativ auf die Transparenz und Prozessgeschwindigkeit auswirkte.
Ziel war:
ein internes Rechnungswesen aufzubauen
den Rechnungseingangsprozess deutlich zu optimieren und zu digitalisieren
eine flexible Lösung – gleichermaßen geeignet für Office und Homeoffice
Lösung
Finanzbuchhaltung:
Innerhalb von 4 Monaten erfolgte mithilfe von Diamant eine Umstellung der Buchhaltungsprozesse auf inhouse. Das führte zu deutlich mehr Transparenz: Die Verantwortlichen können kurzfristig auf Zahlen zugreifen und handeln: für schnellere Reaktionen, Zahlenübermittlungen in Echtzeit und bessere Planbarkeit. Die Einführung gestaltete sich reibungslos. Nur 5% der Prozessbeteiligten im Rechnungseingangsmanagement benötigten eine dezidierte Schulung.
Rechnungseingang:
Kernstück des Projekts war das digitale Rechnungseingangs-management. Bei über 1000 Mitarbeitern und 34 Außenstellen galt es vor allem, Transparenz zu schaffen. Jetzt ist klar ersichtlich, welche Rechnung sich wo in welchem Bearbeitungsstand befindet. Die Umlaufzeit hat sich um gut 70% verkürzt. Da die Software laufend dazu lernt, erhöht sich die Effektivität kontinuierlich. Skonto und Zahlungsziele lassen sich zudem sicher einhalten. Belege und Dokumente befinden sich GoBD-konform in der Diamant Revisionssicheren Ablage. Ein digitaler Zugriff darauf ist jederzeit möglich.
Cloud:
Von der revisionssicheren Cloud Ablage war der Weg in die Cloud nicht mehr weit. So läuft die Software sicher auf modernsten Servern – ohne eine eigene IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen. Updates spielt Diamant Software auf: eigene Investitionen können entfallen und der Wartungsaufwand ist gering – verbunden mit einer hohen Programmverfügbarkeit. Ein sicherer Betrieb ist durch zertifizierte Rechenzentren innerhalb der EU gewährleistet: mit hoher Zugangs- und Ausfallsicherheit.
Mobil im Homeoffice:
Die Software ist gerade durch die cloudbasierte Nutzung sehr flexibel. Damit ist die volle Arbeitsfähigkeit im Homeoffice sichergestellt. In der GfS wird Diamant im Homeoffice und Office gleichermaßen genutzt – ohne Unterschied in der Produktivität oder Qualität.
