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Herausforderung
Der Aufwand bei Planung und Finanzierung der Kultur-Projekte ist immens: Die gGmbh muss mit ganz unterschiedlichen Stakeholdern zusammenarbeiten – Künstlern, Kuratoren, Besuchern, Sponsoren sowie Gesellschaftern auf Stadt- und Landesebene.
Nach der letzten documenta galt es, eine positive Neustrukturierung des Finanzmanagements vorzunehmen – einschließlich einer neuen Software. Ziel war ein modernes Rechnungswesen mit digitaler Rechnungsverarbeitung, das die Abbildung von Projekten ermöglicht. Dazu galt es, mehr Transparenz zu schaffen und zahlreiche Prozesse im Tagesgeschäft zu digitalisieren.
Vor rund vier Monaten ist die documenta auf Diamant/4 umgestiegen – ausgelöst durch die E-Rechnungspflicht. Gleichzeitig bestand der Wunsch, die Rechnungsverarbeitung weiter zu optimieren – inklusive erster Ansätze von KI im Rechnungseingang.
Der Qualitäts- und Digitalisierungsgrad soll bis zur nächsten documenta in 2027 nochmal um 15% steigen: Denn dann läuft der Betrieb auf Hochtouren.
Lösung
Mit Diamant Software ist der documenta bereits ein großer Qualitäts- und Digitalisierungs-Sprung gelungen: von 30 auf 80%.
Der wesentliche Vorteil von Diamant liegt in der durchgehenden Digitalisierung und Verknüpfung. Ist ein Beleg erfasst, sind die Daten für unterschiedliche Funktionen nutzbar:
Zahlreiche Schnittstellen zu vorgelagerten Programmen harmonieren, z.B. im Electronic Banking. Weitere gilt es zu integrieren (Lohn).
In Diamant freigegebene Belege lassen sich nahtlos in das Bezahlsystem transferieren – für optimale Prozessautomatisierung.
Mit Hilfe des Rechnungseingangsmanagements werden in der Ausstellungsphase bis zu 150 Rechnungen täglich nahezu automatisch verbucht und revisionssicher archiviert. Eine KI-gestützte Rechnungserkennung vereinfacht den Prozess zunehmend. Rund die Hälfte aller Rechnungen geht inzwischen elektronisch ein.
Die Entscheidungsträger sind über die ganze Welt verteilt. Der digitale Workflow erleichtert das Tagesgeschäft und schafft Transparenz.
Nach knapp einem Monat war die Umstellung auf das Upgrade abgeschlossen und Diamant/4 reibungslos im Alltag integriert.
Dank der gewonnenen Transparenz über Finanzen und Projekte kennt die Geschäftsführung jederzeit den tagesaktuellen Stand. Plan-Ist-Vergleiche zeigen auf einen Blick, wie viel Budget für ein Projekt vorgesehen ist und welche Mittel bereits verwendet wurden. Diese Übersichtlichkeit vereinfacht auch die Erstellung von Quartalsabschlüssen deutlich.
