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Kundenwünsche
Der Caritasverband für die Stadt Köln stand im Rechnungswesen vor einer großen Herausforderung: Die manuelle Bearbeitung von rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr erforderte viel Zeit und erweis sich als fehleranfällig. Zudem galt es, neue Compliance-Vorgaben zu erfüllen.
Im Rechnungseingangsmanagement sollte künstliche Intelligenz Papierprüfungen und manuelle Eingaben minimieren. Statt Daten zu erfassen, galt es, Zeit für wesentliche Aufgaben zu schaffen. Besonders wichtig war es, den Freigabeprozess effizienter und transparenter zu gestalten.
Die Lösung sollte Fehler verringern und die Bearbeitungszeit für Rechnungen verkürzen. Zudem sollte die KI dazulernen und beispielsweise verwendete Sachkonten und Buchungstexte automatisch nutzen.
Anforderungen
Integration von über 80 Außenstellen, Abrechnungssystemen und Branchenlösungen
320 Kostenstellen erfordern effizientes Reporting
Intuitive Nutzung, z. B. für Sozialarbeiter
OP-Management mit zielgruppenorientierten Informationen
20.000 Eingangsrechnungen effizient managen
Projektverlauf
Auswahlprozess: ca. 1 Jahr, Empfehlung durch Caritasverband Bonn
Entscheidungskriterien: Leistungsfähigkeit & Branchenkompetenz
Online-Abstimmungen während Corona – erfolgreich & zukunftsweisend
Einführung in 5 Monaten, im Zeitrahmen
Lösung
KI im Rechnungseingangsmanagement
Präzise Rechnungen als Grundlage:
Die erste Herausforderung bestand darin, die Kreditoren zu bewegen, Kostenstellen und Projektnummern korrekt auf den Rechnungen anzugeben. Das ist essenziell für eine fehlerfreie Datenerkennung und -zuordnung. Vor allem galt es, die KI so zu trainieren, dass sie Rechnungsdaten präzise und vollständig erfasst – unter Berücksichtigung hoher Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
Im ersten Schritt
hat die Caritas Köln die KI gezielt dort eingesetzt, wo sie den größten Mehrwert bietet: Grundlegenden Daten (Rechnungsnummer, Umsatzsteuerbetrag, Anschrift, Bankverbindung) lassen sich bereits automatisiert auslesen. Das erleichtert die Kreditorenzuordnung und den Freigabeprozess erheblich. Andere Funktionen wurden dagegen zunächst deaktiviert, da sie beispielsweise Prozesse behinderten. Um das System zu optimieren, haben die Kölner eng mit Diamant Software zusammengearbeitet und die KI durch manuelle Prozesse ergänzt.
Effiziente Rechnungsfreigabe:
Inzwischen ist die KI täglich im Einsatz. Sie fokussiert sich auf die grundlegenden Rechnungsdaten (Anschrift, Datum, Zahlungsdetails und Kostenstellen), um Kreditoren unabhängig vom Format der Rechnung korrekt zuzuordnen. Auf dieser Basis verarbeitet das System die Daten weiter und weist sie den Genehmigern automatisch zu. Diamant Software hat spezielle Modelle (Jobs) entwickelt und auf die internen Abläufe zugeschnitten. Damit lernt die KI lernt aus den historischen Rechnungsdaten und kann aktuelle Rechnungen noch besser zuordnen.
Mehr Transparenz in Außenstellen:
Alle Einrichtungen werden als Geschäftseinheiten geführt. Einrichtungs-leiter haben direkten Zugriff auf Budgets, Offene Posten und Belege. Sie können Dokumente anhängen, Kommentare hinzufügen sowie Bilanzen, GuV-Rechnungen oder Spendenbestände abrufen.
Nahtlos integriert:
Große Abrechnungsvorsysteme wie Connext Vivendi und Sozialwirtschafts-Systeme (snap und VRG MICOS) sind nahtlos an Diamant angebunden.
