Bistum Mainz

Das Bistum Mainz ist eines von 27 (Erz-) Bistümern in Deutschland. Dazu zählen weltbekannte Kulturschätze wie der Mainzer und Wormser Dom. Seit 1600 Jahren ist das Bistum für die Menschen da. Es umfasst allein 220 Kindertagesstätten und 22 Schulen.

Unternehmensinfos:

2.000 Mitarbeitende
Kirche, Non-Profit-Organisation
Konzern
Kunde seit 2020

3 Highlights im Projekt

„Chefübersicht“: Alle Kennzahlen auf einen Blick

Für Entscheider wie Carsten Erdt unverzichtbar: Eine globale, schnelle Sicht auf alle Kostenstellen, von anstehenden Baumaßnahmen bis zur Gesamtsituation der Kirchengemeinden.

Kirchenspezifische Anforderungen im Standard abbilden

Verlässliche Lösungen für komplexe Strukturen: Die Standardsoftware Diamant/4 sorgt für maximale Stabilität und Sicherheit im kirchlichen Finanz- und Verwaltungswesen.

Digitale Rechnungsfreigabe – mobil und effizient

Einfach, flexibel und ortsunabhängig: Die digitale Freigabe von Rechnungen per Smartphone oder Tablet entlastet Gemeinden und beschleunigt Prozesse.

Kundenwünsche

Die zentrale Anforderung lautete, das Rechnungswesen in kürzester Zeit komplett neu aufzusetzen: von dezentral zu zentral. Nach nur sechs Monaten musste das Bistum live gehen. Gefordert war absolute Zuverlässigkeit – mit einer stabilen Standard Software, die individuelle Ergänzungen für kirchliche Spezifika abbildet und:

Alle Nebenkassen und ungezählte Ehrenamtliche neu einbezieht
360 Gemeinden und ca. 200 Kitas neu einbindet
Einheitliche Buchführung, Auswertungen und Controlling ermöglicht
Steuerexpertise verankert

Zweiter Fokus: deutlich automatisieren, besonders im Rechnungseingang. Dazu ein intuitives Berichtwesen, damit Ehrenamtliche sich leicht zurechtfinden. Das ist entscheidend für die Akzeptanz.

Lösung

Gelungen ist der Spagat aus stabiler Software und Kirchen spezifischen Anforderungen über ein zentral organisiertes Rechnungswesen mit Diamant. Das Bistum findet hier genau die Komponenten, die es nutzt und benötigt. Komplet neu eingeführt wurde das digitale Rechnungseingangsmanagement. Damit gilt es, knapp 2.000 Einträge und 50.000 Belege zu verarbeiten. Die OCR-Erkennung forciert den Automatisierungsgrad. Gerade Ehrenamtlichen hilft die Kommentarfunktion in der Freigabe Maske. Automatisierte Zahlungsvorschläge und automatisierte Belegerkennung forcieren die Effektivität. Besonderen Stellenwert hat die Revisionssichere Ablage: Sie erleichtert den Zugriff auf Dokumente deutlich. Das Berichtwesen ist in Musternutzer geclustert. Es gibt Musterprofile für Rollen und Berechtigungskonzepte. Entstanden sind zwölf rollenabhängige Dashboards – gesteuert über eine intuitive Oberfläche.

Aktuell läuft die zweite Projektstufe mit der Einführung von Diamant im Bistum selbst: mit allen Belangen einer Körperschaft öffentlichen Rechts. Final sorgt die einheitliche Software für wesentlich mehr Flexibilität beim Personal.

Wichtige Erkenntnisse

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Mandanten effektiv verwalten

Das Mandantencockpit schafft einen zentralen Überblick. Gerade bei so vielen Mandanten ist das die Basis und die Voraussetzung für Transparenz, Sicherheit und Effizienz.

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Process User eingebunden

Die benutzerfreundliche Oberfläche, intuitive Berichte oder die einfach Rechnungsfreigabe ermöglichen, dass auch Ehrenamtliche sich leicht und schnell in der Software zurechtfinden.

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Eingangsrechnungen monatlich automatisiert verarbeiten

Das Diamant/4 Rechnungseingangsmanagement automatisiert und digitalisiert den Rechnungseingang. Bei zahlreichen Standorten ist das die Voraussetzung für einen schnellen und transparenten Prozess.