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Effizienzkiller sind teuer
Was auf den ersten Blick nach reibungsloser Tagesarbeit aussieht, ist in vielen Buchhaltungsabteilungen ein Sammelsurium versteckter Ineffizienzen. Jeden Tag gehen Stunden verloren – nicht durch große Fehler, sondern durch kleine, systematische Schwächen. Die Folge: weniger Zeit für Analysen, strategische Planung und die Führung des eigenen Teams.
Unsere Studie Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung identifiziert zentrale Effizienzhemmnisse im Arbeitsalltag – und zeigt auf, mit welchen Maßnahmen sie sich gezielt beseitigen lassen.
Manuelle Dateneingabe: Ein Klassiker mit hohem Preis
- 45,8 % der Befragten sehen die manuelle Dateneingabe als einen der größten Effizienzkiller. Immer noch werden Daten aus Belegen, E-Mails oder Tabellen per Hand ins System übertragen – oft mehrfach.
Beispiel:
Hier ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen: Ein Krankenhaus möchte eine beanspruchte Leistung bei der Krankenkasse abrechnen. Die Krankenkasse (also der Kostenträger) bekommt eine Info über die genutzte Leistung vom Krankenhaus (Leistungserbringer). Die Krankenkasse schickt dann ein Avis an das Krankenhaus, der dann zumeist händisch mit dem Offenen Posten abgeglichen werden muss.
Lösung:
Das händische Abgleichen der Offenen Posten lässt sich durch einen Auszifferungsvorschlag in der Rechnungswesen-Software vereinfachen.
Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführen – statt einfach abzurufen
- 41,6 % der Befragten verbringen viel Zeit damit, Daten aus mehreren Systemen händisch zu verknüpfen. Ein häufiges Bild: Excel-Tabellen, die aus ERP, CRM und Rechnungswesen gefüttert werden – alles manuell.
Beispiel:
Für ein Monatsreporting müssen Bilanzdaten aus der Finanzbuchhaltung mit Personalinformationen aus einem separaten HR-System und Projektzahlen aus einer Drittsoftware kombiniert werden. Das dauert – und jede Änderung zieht Korrekturschleifen nach sich.
Lösung:
Eine einheitliche Integrations-Plattform, wie den Diamant Integration Hub, mit live verknüpften Systemen (Web Services) spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch die Datenqualität. Zugleich ermöglicht sie tagesaktuelle Auswertungen auf Knopfdruck.
Kommunikationsaufwand: Wenn Abstimmung zur Hauptaufgabe wird
- 36,5 % nennen „Kommunikation und Abstimmung“ als Top-Zeitfresser. Nicht weil Kommunikation unwichtig wäre – sondern weil sie oft ineffizient abläuft.
Beispiel:
„Wer hat diese Rechnung freigegeben?“
„Ist das Budget noch offen?“
„Wo finde ich den aktuellen Forecast?“
Solche Fragen wandern täglich durch zig Mails und Anrufe. Und das quer durch Buchhaltung, Einkauf und Controlling.
Lösung:
Digitale Workflows mit automatisierten Benachrichtigungen und einer gemeinsamen Datenbasis sorgen für Transparenz und reduzieren den Abstimmungsaufwand erheblich.
Übermäßige E-Mail-Kommunikation: Die stille Produktivitätsbremse
- 32,8 % der Studienteilnehmer geben an, dass übermäßige E-Mail-Kommunikation Prozesse ausbremst. Jede Rückfrage per Mail, jeder Freigabeprozess in cc – eine Einladung zum Zeitverlust.
Beispiel:
Eine Zahlungsanweisung geht per Mail an fünf Personen – inklusive Rückfragen zum Skontobetrag, Zahlungsziel, Ansprechpartner. Fünf Antworten später ist der Überblick weg – und die Zahlung verspätet.
Lösung:
Integrierte Kommunikationstools innerhalb der Buchhaltungssoftware, Aufgabenmanagement und Freigabeprozesse mit klaren Zuständigkeiten.
Nicht genutzte Automatisierungspotenziale: Warum einfach, wenn es auch manuell geht?
- 31,9 % der Befragten sehen unausgeschöpftes Automatisierungspotenzial. Dabei wäre genau das ein Gamechanger.
Beispiel:
Das Mahnwesen wird manuell über verschiedene Mahnvorlagen in Word abgewickelt: Mahnungen werden einzeln angepasst, geprüft und postalisch verschickt.
Lösung:
Automatisierte Mahnläufe generieren Mahnschreiben regelbasiert aus offenen Posten und Zahlungszielen – mit Versand per E-Mail nebst Kopie der angemahnten Rechnung.
Mehrfache Dateneingabe: Der doppelte Aufwand
- 26,2 % der Teilnehmenden erfassen Daten mehrfach – z. B. im Kreditorenstamm, im BI-Tool und im ERP-System.
Beispiel:
Ein Lieferant wird separat in Einkauf und in der Finanzbuchhaltung angelegt – teils mit abweichender Schreibweise, Bankverbindung und Ansprechpartner.
Lösung:
Zentrales Stammdatenmanagement mit rollenbasierten Zugriffen und definierten Workflows zur Datenpflege. Alle Systeme greifen auf die gleichen Daten zu.
Unklare Verantwortlichkeiten: Wenn keiner weiß, wer zuständig ist
- 23,2 % nennen „unklare Verantwortlichkeiten“ als Störfaktor.
Beispiel:
Ein Beleg bleibt liegen, weil nicht klar ist, wer ihn freigeben darf. Ein Projekt wird falsch kontiert, weil keiner weiß, welche Kostenstelle zuständig ist. Die Folge: Rückfragen, Verzögerungen, Korrekturbuchungen.
Lösung:
Transparente Prozesse mit klaren Zuständigkeiten, dokumentierten Abläufen und digitalem Rollenmanagement.
Fehlende Standardisierung: Jeder macht’s ein bisschen anders
- 22,3 % kritisieren fehlende Standardisierung – z. B. bei Kontierungslogiken, Abläufen für Freigaben oder Reportingstrukturen.
Beispiel:
Jeder Projektleiter nutzt andere Excel-Templates für Abrechnungen. Das Controlling muss alles manuell harmonisieren. Der Monatsabschluss verzögert sich – wieder einmal.
Lösung:
Einheitliche Prozesse und Standards, die durch die Software unterstützt und abgesichert werden. Automatisierte Prüfungen und Vorlagen machen Schluss mit Wildwuchs.
Fazit: Kleinigkeiten summieren sich – und kosten richtig Geld
Ob manuelle Dateneingabe, fehlende Systemintegration oder endlose Mails – jeder dieser Punkte ist für sich genommen klein. Doch zusammen ergeben sie einen immensen Aufwand: nicht selten 20–30 % der Arbeitszeit eines Buchhaltungsteams.
Die gute Nachricht
Die Lösungen liegen auf der Hand: Automatisierung, zentrale Datenhaltung, klare Prozesse, moderne Software. Was es braucht, ist der Wille zur Veränderung – und eine Strategie, wie sie etwa mit dem Selbsttest zur digitalen Transformation einfach eingeleitet werden kann
Ihr nächster Schritt: Den Wandel einläuten
Nutzen Sie den Selbsttest, um mit Ihrem Team zu starten. Identifizieren Sie die größten Engpässe – und setzen Sie gezielt an. So entsteht aus Frustpotenzial eine Effizienzoffensive, die nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern den gesamten Finanzbereich strategisch stärkt.
Digitale Transformation
Selbsttest: Wie hoch ist Ihr digitaler Reifegrad?
- Erhalten Sie einen klaren Überblick über den aktuellen Status Ihrer digitalen Transformation im kaufmännischen Bereich.
- Erkennen Sie Potenziale zur Automatisierung und Digitalisierung von kaufmännischen Prozessen zusammen mit Ihrem Team.
- Bleiben Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus, indem Sie Ihre digitale Transformation proaktiv vorantreiben.
