Anwenderbericht: Windmöller Holding GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für die Holzindustrie

Mit den Geschäftsbereichen Holzwerkstoffe und Bodenbeläge erwirtschaftet die Windmöller Gruppe einen jährlichen Umsatz von rund 140 Mio. Euro. Dafür liefert das ostwestfälische Familienunternehmen aktuell in 70 Länder, beschäftigt 360 Mitarbeiter und wächst insbesondere am Standort Detmold stark. Für Transparenz an der Basis sorgt die Rechnungswesensoftware Diamant/3, die aktiv zur Konsolidierung beiträgt und mit dem hohen Tempo der Unternehmensgruppe Schritt halten kann.

"Diamant/3 setzt die Anforderungen von produzierenden Unternehmen mit wachsenden Holding-Strukturen perfekt um. Die Zusammenarbeit mit Diamant Software gestaltete sich zudem von Anfang an reibungslos – Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung und hat sich von Anfang an offen für unsere Wünsche und kompetent in deren Umsetzung gezeigt."
Mareike Horstmann, Teamleiterin Rechnungswesen, Windmöller Holding GmbH

Zentrale Organisation der Buchhaltung

Die Windmöller Holding GmbH setzt sich u.a. aus den produzierenden Firmen Windmöller Flooring Products (Augustdorf), Windmöller Polymer Technologie (Detmold) und Windmöller Holzwerkstoffe (Bad Oeynhausen/ Werste) zusammen. Damit bietet der inhabergeführte Familienbetrieb ein umfassendes Produktangebot in den Bereichen Fußbodenbeläge, Raum- und Trittschallreduzierung sowie Holzwerkstoffe für die Möbelindustrie. Am Standort Augustdorf verwaltet die Unternehmensgruppe zentral alle buchhalterischen Abläufe – ein Pensum, das gerade in den letzten Jahren stark angestiegen ist.

„Wir verwalten insgesamt neun Mandanten und arbeiteten im Rechnungswesen lange Zeit mit einer in das ERP-System integrierten Standardlösung – im Tagesgeschäft müssen wir jedoch schnell und korrekt agieren können, deshalb strebten wir eine noch höhere Automatisierung unserer Alltagsprozesse an“, erinnert sich Mareike Horstmann, Teamleiterin Rechnungswesen. Auch bot das Vorsystem keine komfortable Möglichkeit, ein umfassendes Berichtswesen über einzelne Teilbereiche und Niederlassungen aufzubauen. „Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten mussten wir in Excel generieren und entsprechend hoch war der Aufwand – wir suchten eine variable Software, die unser Wachstum und unsere Strukturen flexibel abbildet und auf Dauer mitträgt.“

Rechnungswesen mit integriertem Controlling

2015 gründete sich ein Projektteam, das sich aus Mitarbeitern der IT, der Finanzbuchhaltung und dem Controlling zusammensetzte. Man war sich schnell einig: Gesucht wurde eine moderne benutzerfreundliche Rechnungswesensoftware, mit hohem funktionalem Standard, die möglichst auch über ein integriertes Controlling verfügt. Zudem sollte die Lösung vor- und nachgelagerte Systeme nahtlos integrieren können und in der Lage sein, die gewünschte Transparenz über die einzelnen Unternehmensbereiche herzustellen.

Allerdings drängte die Zeit: Die Umstellung sollte möglichst bis zum Jahresabschluss 2016 erfolgen – und das ohne größere Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts. Es kam zu einem klassischen Auswahlprozess mit mehreren Anbietern, an dessen Ende man sich recht zügig für Diamant/3 entschied, eine Rechnungswesen- und Controllingsoftware des Bielefelder Anbieters Diamant Software, die bereits bei über 30.000 Anwendern im Einsatz ist.

„Diamant/3 setzt die Anforderungen von produzierenden Unternehmen mit wachsenden Holding-Strukturen perfekt um“, so Mareike Horstmann über die Entscheidungsfindung. „Die Zusammenarbeit mit Diamant Software gestaltete sich zudem von Anfang an reibungslos – Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung und hat sich immer offen für unsere Wünsche und kompetent in deren Umsetzung gezeigt.“

Nahtlose Anbindung vor- und nachgelagerte Systeme

Mitte September 2015 startete das Projekt. Außerordentlich nützlich war die hohe Integrationsfähigkeit der Software: Diamant/3 besitzt schon im Standard eine Schnittstelle zu dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV, so dass sämtliche relevanten Buchungsdaten schnell und sicher aus dem Vorsystem übernommen werden konnten. Auch zu der in Augustdorf verwendeten Branchenlösung Imperator konnte schnell eine Anbindung hergestellt werden.

Parallel dazu erfolgte die Integration des zeitgleich mit Diamant/3 eingeführten Personalmanagementsystems SP_Data – einer langjährigen Partnerlösung von Diamant Software. Über den Austausch beider Programme können künftig HR-Informationen wie Personalstundensätze, Maschinenstundensätze oder Urlaubstage in Echtzeit verarbeitet und ausgewertet werden. Wichtig war auch die von den Diamant-Fachleuten eingerichtete Factoring-Schnittstelle: Die Windmöller Gruppe hat ihre Forderungen zum Teil verkauft und muss den aktuellen Stand täglich an den Factor übergeben. „Das alte System hat uns hier nicht immer optimal unterstützt und dementsprechend hoch war der manuelle Aufwand“, erinnert sich Mareike Horstmann.

Umsatzsteuererklärung für die Organgesellschaften erstellen

Mit Diamant/3 läuft das jetzt alles automatisiert.“ Auch war es mit dem alten System nicht möglich, reibungslos eine Umsatzsteuererklärung für die Organgesellschaften abzugeben. Mandanten mussten einzeln aufgerufen und dann händisch in das Elster Steuerprogramm übertragen werden. „Jetzt haben wir dafür einen separaten Mandanten, der die Daten selbstständig einliest und das Ergebnis direkt an das Finanzamt schickt.“ Mit diesem Mandanten ist es uns nun auch möglich, systemgestützt eine konsolidierte Bilanz und GuV der Gruppe zu erstellen.

Flexibel bleibt die Windmöller Gruppe auch auf lange Sicht: Das Diamant/3 ist komfortabel über Webservices mit den nachgelagerten Programmen integriert, sodass keine kostspieligen Schnittstellen erforderlich sind. „Auch die Datenmigration verlief absolut reibungslos“, lobt die Teamleiterin Rechnungswesen. „Wir hatten kontinuierlich einen kompetenten Mitarbeiter von Diamant Software vor Ort, bekamen parallel dazu Programmschulungen und konnten bis zum Jahresabschluss sämtliche Daten fehlerfrei übertragen."

 

Hohe Automatisierung im Tagesgeschäft

So vergingen vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme nicht mal vier Monate. Pünktlich zum Januar 2016 konnte das Team komplett im neuen System arbeiten. Für eine hohe Akzeptanz sorgte von Anfang an die intuitive Bedienerfreundlichkeit der Software. Mitarbeiter können sich die Systemoberfläche individuell nach ihrem Tätigkeitsbereich einrichten und mittels Schnellsuche Personen und Sachkonten ausfindig machen.

Der modulare Aufbau sorgt zudem für schnellere Buchungsprozesse. „Indem wir die Mandanten auf einzelne Reiter verteilen und mehrere Fenster nebeneinander legen können, benötigen wir nun deutlich weniger Klicks im Tagesgeschäft“, so Mareike Horstmann.

Automatischer Bankimport von Kontoauszügen

Und auch die Buchungen der Kontoauszüge seien längst nicht mehr so zeitintensiv: Diamant/3 erledigt dies per automatischem Bankimport. Das bereitgestellte Modul holt elektronische Kontoauszüge selbstständig bei der Bank ab, analysiert sie und ordnet sie – soweit anhand der Belegdaten möglich – automatisch zu. „Das musste vorher manuell eingepflegt werden. Heute läuft die Buchung der Kontoauszüge weitgehend automatisiert durch, sodass wir hier mehrere Stunden pro Tag einsparen.“

 

Effektive Mahnläufe und Transparenz im Forderungsmanagement

Hohe Zeiteinsparungen ergeben sich außerdem im Forderungsmanagement: So stehen der Windmöller Gruppe ab sofort wichtige Kennzahlen wie Bonität, Zahlungsverhalten und Liquidität zur Verfügung. Anwender haben Zugriff auf Echtzeitdaten und die Analysen lassen sich mit wenigen Klicks auf individuelle Forderungsklassen anpassen. Das Programm hilft außerdem bei der Erstellung von Mahn-, Zahlungs- oder Lastschriftenvorschlägen. Selektionen, die den Vorschlägen zugrunde liegen, lassen sich abspeichern und jederzeit wieder aufrufen. Ist beispielsweise ein Debitorenbuchhalter nur für einen bestimmten Teil der Debitoren zuständig, legt er diese einmalig fest.

Die Auswahl steht ihm dann jedes Mal zur Verfügung, wenn er beispielsweise einen Mahnlauf anstößt, sprich: das System prüfen lässt, welche „seiner“ Debitoren gemahnt werden müssen. Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit einer neuerlichen Auswahl sind damit hinfällig. Mahnungen können jetzt zudem automatisiert per E-Mail aus dem System heraus versandt werden. „Früher haben wir für den wöchentlichen Mahnlauf einen dreiviertel Tag benötigt – heute schicken wir die 1. und 2. Mahnung per E-Mail raus und benötigen dafür vielleicht noch eine halbe Stunde“ erklärt Mareike Horstmann. „Und da wir die Mahnungen nicht mehr per Brief versenden, bekommen wir von unseren Kunden viel schneller Resonanz."

 

Schnelle Wege zur Konsolidierung

Zuvor verwalteten die Mitarbeiter im Rechnungswesen die Daten für die vorhandenen neun Mandanten getrennt. Mit der zentralen Stammdatenverwaltung in Diamant/3 lassen sich jetzt die Daten von Kunden und Lieferanten sowie die Sachkonten einmal anlegen und anschließend über alle Mandanten synchronisieren „Für die Sachkonten haben wir einen zentralen Mandanten, der den gesamten Kontenplan enthält und in die anderen Mandanten runtergespiegelt werden kann“, hebt Mareike Horstmann hervor.

Auch lässt sich jetzt alles gleich passend geschlüsselt mit Bilanzposition ausweisen. „Wenn dem Mitarbeiter nun ein bestimmtes Konto des Mandanten fehlt, kann er sich dies ganz einfach hochladen – damit sind wir grundsätzlich auf der sicheren Seite und sparen auch noch viel Zeit.“

Unternehmensweites Controlling mit Echtzeit-Daten

Auch ist es mit der neuen Software jetzt möglich, ein unternehmensweites Controlling entlang der gesamten Wertschöpfungskette aufzubauen. So enthält das Diamant/3 ein integriertes Business Intelligence-System, das einen Fundus vordefinierter Berichte und Analysen bietet. Diese können rasch an die eigenen Belange angepasst werden. Die Controlling Mitarbeiter bei Windmöller können auf diese Weise mit wenigen Klicks eigene Auswertungen erstellen und diese mithilfe von Diagrammen, Tabellen und Ampeln grafisch aufbereiten und interaktiv weiter analysieren. „Wir werden das in Zukunft noch vertiefen, aber auch die vielen vorbereiteten Berichte helfen uns bei unseren Auswertungen sehr“, erläutert die Teamleiterin Rechnungswesen.

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