W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG


Branche: Verlag/Druck
Anzahl der Mitarbeiter: 70
Kunde seit: 2005

Gudrun Roscher, Leiterin der Finanzen und des Personals bei der W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG (wbv), vertraut seit Jahren auf Diamant Software

Schließlich ist der Bielefelder Fachverlag und Mediendienstleister mit den Themenschwerpunkten Bildung, Beruf und Sozialforschung Diamant/3 Anwender der ersten Stunde. Bereits 2004 entschied sich das Familienunternehmen, das 2014 sein 150-jähriges Bestehen feiert, für die Rechnungswesen- und Controllinglösung von Diamant. Ebenfalls schon lange dabei ist Gudrun Roscher. Die Leiterin Finanzen und Personal war damals aktiv am Auswahlprozess beteiligt und feiert in diesem Jahr ihr 20. Firmenjubiläum: „Wenn ich sämtliche Buchhaltungsprogramme meiner Laufbahn Revue passieren lasse, kann ich nur sagen: gut, dass wir nicht mehr damit arbeiten müssen!“ Zu unflexibel seien diese oftmals gewesen. An Integrationsfähigkeit habe es in der Regel auch gemangelt und „es gab wenige Auswertungsmöglichkeiten aus der Buchhaltung, die uns bei den Controlling-Aufgaben unterstützen konnten.“

Bei Diamant/3 sei das von Anfang an anders gewesen. Da habe sie gleich ein gutes Gefühl gehabt: „Die Software gefiel uns, weil sie zahlreiche innovative Features beinhaltet, benutzerfreundlich ist und eine intuitive Arbeitsoberfläche bietet.“ Auch heute noch bestimmt Diamant/3 die Abläufe der wbv-Finanzbuchhaltung. In Sachen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erfuhr die Software bereits einige Weiterentwicklungen. Frau Roscher und ihre Kollegen wissen die dadurch geschaffenen Erleichterungen zu schätzen. Zeit zum Ausruhen bleibt dennoch nicht. „Wir sind ein kleines Team, das im Monat mehrere tausend Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge zu buchen hat“, erläutert die erfahrene Finanzbuchhalterin. Zum täglichen Geschäft hinzu kämen außerdem Controlling-Aufgaben wie Planung und Berichtswesen. „Dank der zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten in Diamant gelingt uns, wofür andere definitiv mehr Personal benötigen würden.“

Zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten

Hier zu loben sei vor allem der automatische Bankimport. Das Modul übernimmt die elektronischen Bankauszüge aus dem Online-Banking, analysiert sie und ordnet sie – wenn möglich – automatisch den Debitorenkonten zu. Da Diamant/3 lernfähig ist, steigt die Trefferquote im Laufe der Zeit an. „Früher mussten wir wirklich jeden Zahlungseingang manuell buchen – das war mühselig und hat uns viel Arbeitszeit gekostet“, erinnert sich Gudrun Roscher. „Heute holt die Software die Daten direkt ab und weist so gut wie alle Zahlungseingänge automatisch zu – das ist schon eine bedeutende Arbeitserleichterung für uns!“

In ihrer Funktion als Controllerin schätzt sie außerdem die bidirektionale MS-Office-Integration, die einen reibungslosen Datentransfer zwischen Diamant/3 und Excel gewährleistet: „Egal ob jahresübergreifende Kalkulation, Soll-Ist-Vergleich oder Mehrjahresvergleich – wir können auf dieser Grundlage jede Auswertung erstellen, die wir benötigen.“ Die aktuellen Daten werden dabei direkt aus der Buchhaltungssoftware in die Berichte eingespielt. Anschließend lassen sich die Excel-Plandaten ebenso leicht wieder in das Diamant-Rechnungswesen zurückschreiben.

Gudrun Roscher, Leiterin Finanzen und Personal bei der W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG: „Dank der zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten in Diamant/3 IQ gelingt uns, wofür andere definitiv mehr Personal benötigen würden.“

Für die Kalkulation des kommenden Geschäftsjahres liest Frau Roscher dann sämtliche Planwerte in das Diamant Controlling ein. In der Regel sind das Kosten und Umsätze, wobei vor allem die Umsätze differenziert betrachtet werden, beispielsweise nach Projekt-, Produkt- oder Versanderlösen. „Wir können unsere Planwerte komfortabel in Diamant einlesen und erhalten dann über das gesamte Jahr hinweg tagesaktuelle Auswertungen, mit denen wir unsere Geschäftsleitung detailliert informieren können“, so die Abteilungsleiterin und Mitglied des Führungsteams.

Integrativ und benutzerfreundlich

Hervorzuheben sei außerdem die hohe Integrationsfähigkeit der Rechnungswesen- und Controllinglösung. Neben der Online-Banking-Software SFirm konnten das Verlagsprogramm NTX sowie die elektronische Steuererklärung von Elster in die Prozesse eingebunden werden. Zum Archivprogramm von Habel besteht außerdem eine Anbindung. „Die Software hat sich nahtlos in unsere Systemlandschaft eingefügt und es ist wirklich toll, wie gut Diamant/3 mit den vorgelagerten Programmen harmoniert“, erklärt Gudrun Roscher.

Ein weiterer wichtiger Benefit ist und bleibt die Benutzerfreundlichkeit. Diamant/3 bietet den wbv-Anwendern eine tätigkeitsbezogene Systemoberfläche, mit deren Hilfe individuelle Arbeitsziele schneller erreicht werden können. Mittels Suchfunktion werden Personen und Sachkonten schnell ausfindig gemacht. Der modulare Aufbau sorgt zudem für schnelle und konsequente Buchungsvorgänge. „Wir haben drei unterschiedliche Mandanten, die wir bequem auf einzelne Reiter verteilen können“, so Gudrun Roscher. „Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit, mehrere Fenster nebeneinander zu legen – was die Schnelligkeit im operativen Geschäft noch einmal deutlich erhöht hat.“

Anwender Know-how gefragt

Gudrun Roscher hat „ihre“ Software gefunden, wie sie sagt. Und weil sie das Werkzeug ihrer täglichen Arbeit schätzt, nimmt sie regelmäßig an den Diamant-Trendsetterforen teil. Dort tauscht sie sich mit Gleichgesinnten aus, hält Vorträge und liefert den Experten von Diamant wichtige Anregungen, wie sie ihre Software weiter verbessern können. „Bei wbv werden wir in Zukunft verstärkt das Rechnungseingangsmanagement in Diamant nutzen, an dessen Ausarbeitung ich innerhalb des Trendsetterforum aktiv beteiligt war“, schildert die Spezialistin für Rechnungswesen und Controlling.

Schon jetzt würde der Fachverlag die meisten Features davon nutzen. Bei wbv erhalten alle eingehenden Rechnungen einen Barcode, damit nach der Erfassung und dem Scannen der Belege die Verschlagwortung aus Diamant über die Archivschnittstelle direkt an das Archiv übergeben werden kann. Unmittelbar nach dem Scan überträgt das System alle Rechnungen automatisch in das Rechnungseingangsbuch, wo sie vollständig erfasst und vorkontiert werden. Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Liquiditätsplanungen sind bereits von dort aus möglich – also noch während des Rechnungsumlaufs und vor der finalen Buchung.

Gleichzeitig werden sämtliche Ein- und Ausgangsbelege vom System archiviert und verschlagwortet, sodass sie jederzeit mühelos auffindbar sind. „Wenn wir zum Beispiel jemanden anmahnen wollen, müssen wir nicht mehr mühsam Ordner wälzen oder die Rechnungsdaten aus dem Warenwirtschaftssystem transferieren“, weiß die Leiterin der Finanzen. „Es reicht heute ein Mausklick und wir haben sämtliche Informationen übersichtlich auf unseren Bildschirmen.“

Und zu mehr Transparenz im Unternehmen habe dies letztlich auch geführt. „Die verschiedenen Abteilungen, beispielsweise unsere Redaktion oder die einzelnen Projektmanager können nun selbstständig auf die Belege ihrer Kostenträger zugreifen – und das machen sie auch regelmäßig – weil sie von mir ja auch früher oder später die Nachkalkulation in Diamant bekommen“, sagt Frau Roscher und schmunzelt.

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