Vorwerker Diakonie gemeinnützige GmbH


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 2000
Kunde seit: 2005

Die Kennzahlen im Griff

Die Lübecker Vorwerker Diakonie ist mit über 70 Einrichtungen und mehr als 2.800 Mitarbeitenden mit und ohne Behinderung eine der größten diakonischen Einrichtungen Schleswig-Holsteins. Im Rechnungswesen vertraut die Organisation seit 2005 auf Diamant Software. Für eine bessere Kennzahlensteuerung und Wirtschaftsplanung wurde außerdem das Diamant Controlling in die bestehende Lösung integriert. „Wirtschaftliche Schwankungen werden bei uns schnell erkannt“, so Alexander Kästner, Controller und Teamleiter Leistungsabrechnung. „Mit Diamant/3 haben wir die volle Planungssicherheit über alle Einrichtungen und können bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern.“

Die Diakonie ist der soziale Dienst der evangelischen Kirche. Ob Kitas, Pflegestationen, Beratungshilfen, Krankenhäuser oder Hospizen – ausgerichtet auf die Belange hilfs- und pflegebedürftiger Menschen aller Altersklassen ist das diakonische Werk mit derzeit 27.000 Einrichtungen in ganz Deutschland vertreten. In Schleswig-Holstein gehört die Vorwerker Diakonie zu den größten diakonischen Einrichtungen. Im Raum Lübeck, Ostholstein, Kreis Plön und dem Herzogtum-Lauenburg zählt sie rund 70 Zweigstellen, darunter Niederlassungen der Alten-, Behinderten-, Jugend-, Sucht- und Gefährdetenhilfe sowie Zentren für psychisch Kranke und ein Fachklinikum für Kinder- und Jugendpsychiatrie sowie -psychotherapie. Bedingt durch das strukturelle Wachstum wurde die Vereinstätigkeit nach über 100 Jahren aufgegeben. Als gemeinnützige GmbH (gGmbH) ist die Vorwerker Diakonie momentan der drittgrößte Arbeitgeber der Region. Die mehr als 70 Einrichtungen werden über die Hauptgeschäftstelle in Lü beck verwaltet. Dort sitzen auch die Finanzbuchhaltung und das Controlling der Organisation. Seit 2005 nutzt die Vorwerker Diakonie die Rechnungswesenlösung des Bielefelder Herstellers Diamant Software. Der Kontakt kam damals über Connext Communication zustande, einem Software-Partner von Diamant, dessen Pflegedienstprogramm Vivendi der Verband ebenfalls einsetzt. 2006 erfolgte dann der Umstieg auf die aktuelle Lösung Diamant/3, 2012 schließlich der Ausbau um das Diamant Controlling.

Diamant Controlling für mehr Planungssicherheit

„Wir sind Diamant/3-Anwender der ersten Stunde und dass die Lösung neben dem Rechungswesen ein integriertes Datenmodell für Billanz-, Finanz-, Kosten- und Erfolgscontrolling beinhaltet, war für uns schon immer ein ganz entscheidendes Kriterium“, erläutert Alexander Kästner, zentral zuständig für das Controlling. „Wir steuern die Wirtschaftlichkeit von zirka 420 Haupt- und Hilfskostenstellen – da sind wir froh, mit Diamant/3 eine branchenfundierte Lösung gefunden zu haben, die das effektiv ermöglicht.“ Denn auch gemeinnützige Organisationen wie die Vorwerker Diakonie seien den Prinzipien der Marktwirtschaft unterworfen. Alexander Kästner zieht hier eine Parallele zu rein wirtschaftlich ausgerichteten Unternehmen: „Auch wir müssen unsere Schwerpunkte setzen und Schwachstellen rechtzeitig beheben.“ Dennoch stehe bei der Diakonie – auch auf Finanzebene – stets der Mensch im Mittelpunkt der Entscheidungen. „Während bei rein wirtschaftlichen Unternehmen eher Faktoren wie Angebot, Preis und Nachfrage eine Rolle spielen, haben wir es in der Regel mit Menschen zu tun.“ Die Vorwerker Diakonie müsse somit hauptsächlich Kosten optimieren. „Mit den Leistungsträgern vereinbaren wir jährlich Pflegesätze – das sind bei uns die Hauptleistungsentgelte. Auf Grundlage unserer Planungen wissen wir im Vorfeld genau, was wir verausgaben können.“

„Wir steuern die Wirtschaftlichkeit von zirka 420 Haupt- und Hilfskostenstellen – da sind wir froh, mit Diamant/3 eine branchenfundierte Lösung gefunden zu haben, die das effektiv ermöglicht.“

Alexander Kästner
Controller und Teamleiter Leistungsabrechnung, Vorwerker Diakonie gGmbH 

Äußerst hilfreich war deshalb die Rechnungswesen- und Controlling-Lösung von Diamant. Die Anwendung liefert eine optimale Übersicht und unterstützt die gGmbH bei der Konsoldierung. Im Standard sind bereits zahlreiche vordefinierte Analysen und Berichte enthalten, die komfortabel auf die eigenen Belange angepasst sind. Zusätzlich befinden sich im Diamant Werkzeugkoffer die wichtigsten Spitzen- und Einzelkennzahlen, wie beispielsweise Cash-Flow-Rate, Liquiditätsgrad I bis III. Ein Unternehmensreporting muss somit schon nicht von Grund auf neu definiert werden, was den Arbeitsaufwand deutlich verringert.

Integration von Fremddaten für ganzheitliches Reporting

„Mit Diamant/3 konnten wir ein umfassendes Berichtswesen generieren, das uns in Echtzeit mit aktuellen Zahlen versorgt“, lobt Alexander Kästner und ergänzt: „Heute können wir für jede einzelne Kostenstelle eine ausführliche Analyse aufrufen. Neben dem Soll-Ist-Vergleich einer betriebswirtschaftlichen Auswertung erhalten wir Plankosten, Kennzahlen-Ratings, Abweichungen zum Vorjahr sowie leistungsbezogene Vergleiche der Einrichtungen untereinander.“ Der Aufbau eines bereichsübergreifenden Informationssystems wurde vor allem über die Integrationsfähigkeit der Software realisiert: Das Diamant Controlling ermittelt die zu verarbeitenden Daten direkt aus dem Diamant Rechnungswesen. Auch die Informationen aus dem Pflegedienstprogramm Vivendi werden reibungslos in die automatisierte Berichterstattung eingelesen. „Als gGmbH haben wir eine sehr ausdifferenzierte Kostenartenstruktur“, so der Controller und Teamleiter Leistungsabrechnung. „Da ist es optimal, dass uns Diamant/3 einen flexiblen Berichtsaufbau ermöglicht und Fremddaten nahtlos integriert.“

Zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten

Hervorzuheben sei hier außerdem die Bedienerfreundlichkeit der Software. Diamant/3 ist Windows-basiert und wurde nach modernsten ergonomischen Maßstäben entwickelt. Ziele der täglichen Arbeit erreicht der Anwender oft intuitiv. Das sogenannte Business Cockpit lässt sich individuell einrichten und enthält wichtige Features wie beispielsweise ein Frühwarnsystem, das relevante Kennzahlen auch in grafischer Form, etwa als übersichtliches Business Chart, Ampel oder Tachometer anzeigt. Per Mausklick lassen sich diese Grafiken wiederum bis hinunter in die Buchungsebene auflösen. „Es gibt wirklich viele Darstellungsvarianten und hinsichtlich der Transparenz zwischen strategischem und operativen Management bietet das einen absoluten Benefit“, bestätigt der Controller und Teamleiter Leistungsabrechnung. So konnte die Vorwerker Diakonie das allgemeine Informationssystem bedeutend ausbauen. Neben den monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen an die Geschäftsführung erhalten die sieben Geschäftsbereichsleitungen außerdem Einsicht in definierte Balanced-Score-Cards, die über die Ausrichtung und Verfolgung strategischer Ziele informieren sowie aktuelle Kennzahlen bereithalten. „Wir vereinen darin unternehmensrelevante Perspektiven, wie beispielsweise die Finanzperspektive, die Kundenperspektive oder auch den Faktor Umwelt“, erklärt Kästner. „Jede Perspektive enthält bestimmte Kennzahlen, die wir über die vereinfachte grafische Darstellung eines Tachometers klar erkennbar darstellen können.“ So verweist die Ansicht lediglich auf die Zahlen des Vorjahres, die Planzahlen sowie die absoluten Zahlen. Starke Abweichungen nach oben oder unten werden zudem über Ampel-Icons deutlich gemacht. „Die Bereichsleiter erkennen damit sofort, wo sie gerade stehen und diese Erkenntnisse nutzen wir auch als Grundlage für die monatlichen Geschäftsbereichssitzungen.“

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