Verein katholischer Altenhilfeeinrichtungen e.V.


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 2000
Kunde seit: 2001

Flexible Software geht Strukturwandel mit

Maria Walter, Leitung Rechnungswesen, begleitet mit Diamant den kontinuierlichen Verbesserungsprozess beim Verein katholischer Altenhilfeeinrichtungen e.V.

Irgendwann war die Grenze erreicht. „Die historisch gewachsenen Strukturen passten nicht mehr zur Größe, die wir mittlerweile angenommen haben“, sagt Maria Walter vom VKA. Der Verein katholischer Altenhilfeeinrichtungen e.V. mit Zentrale in Hamm, ist der Betriebsträger von heute 20 Altenhilfeeinrichtungen, wo inzwischen rund 1.700 Menschen betreut werden. Deshalb startete der VKA im Jahr 2009 eine Umstrukturierung und setzte einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) auf. Für das zentrale Rechnungswesen, das in Hamm für das Finanzmanagement sämtlicher Einrichtungen zuständig ist, bedeutete das: hin zu einer stärker betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweise. „Wir sahen uns mit Anforderungen konfrontiert, mit denen früher nur Industriebetriebe zu tun hatten“, beschreibt die Rechnungswesen-Leiterin den Wandel.

Goldenes Näschen bei der Auswahl

Rückblende: 2001, im Zuge der Euro-Umstellung, führte der VKA das Diamant Rechnungswesen ein. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren damals vor allem zwei Dinge, wie sich Maria Walter noch genau erinnert: „Dank des flexiblen Berichtswesens konnten wir betriebswirtschaftliche Auswertungen nach unseren individuellen Bedürfnissen anlegen, nämlich orientiert an den Pflegesätzen. Damit konnten wir jederzeit feststellen, ob die erzielten Entgelte ausreichen oder nicht.“ Punkt zwei war die Anwenderfreundlichkeit der Software. Sie ermöglichte es den Berichtsempfängern, wie Heimleitungen und Vorstand, Auswertungen auch vor Ort am eigenen PC abzurufen und sich selbstständig darin zu bewegen.

Dass man mit dieser Entscheidung in Hamm ein goldenes Näschen bewiesen hatte, zeigte sich nun endgültig, als der kontinuierliche Verbesserungsprozess eingeleitet wurde. Eine Kosten- und Leistungsrechnung einführen sowie das Berichtswesen um eine Deckungsbeitragsrechnung erweitern – so lautete der Projektauftrag für das Rechnungswesen des VKA. „Wir haben unser Anforderungen definiert und Diamant frühzeitig eingebunden, um sicherzustellen, dass unsere neuen Aufgaben unterstützt werden. Und dies war in jeder Hinsicht der Fall“, freut sich Maria Walter.

Nebenleistungen vom Hauptgeschäft abgrenzen

Nachdem der VKA 2010 das neue System in einer Piloteinrichtung erfolgreich einführen konnte, ging es zum Jahresbeginn 2011 an allen sechs Standorten der Region Gütersloh an den Start. Alle übrigen Einrichtungen werden nun Schritt für Schritt pro Region nachgezogen. Jede Einrichtung wird dabei in Diamant als eigener Mandant geführt. Deren Produkte und Dienste wie Pflege, Wäscherei, Gebäudereinigung oder Essen auf Rädern sind als Kostenstellen angelegt. „Wir haben heute eine wesentlich höhere Transparenz, da wir unsere Nebenleistungen klar vom Hauptgeschäft, der vollstationären Pflege, abgrenzen. Außerdem können wir für jede Kostenstelle den Deckungsbeitrag ermitteln.“ Wichtig bei der Erfolgskontrolle ist für den VKA außerdem das interne Benchmarking. In Diamant lassen sich dazu die gewünschten Kostenstellen mandantenübergreifend nebeneinander stellen. So kann der Verein herausfinden, wie beispielsweise die Wäschereien im direkten Vergleich miteinander abschneiden. „Indem sie sehen, wo andere eventuell besser sind, können die Einrichtungen aktiv am Verbesserungsprozess teilnehmen“, sagt Maria Walter und weist noch auf einen äußerst positiven Nebeneffekt des Projekts hin: „Die Vergleichszahlen, die wir jetzt ermitteln, eignen sich hervorragend für die Verhandlungen mit den Pflegekassen. Denn auch diese verfügen über eine sehr umfangreiche Datenbasis, der hatten wir früher kaum etwas entgegen zu setzen. Heute können wir unsere Standpunkte wesentlich fundierter darstellen und haben dadurch eine viel bessere Verhandlungsposition.“

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