Uelzener Versicherungen a.G.


Branche: Versicherungsgewerbe
Anzahl der Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2008

Integriertes Finanzmanagement ersetzt Buchhaltung

Weit mehr als „Neu gegen Alt“: Mit Diamant/3 lösten die Uelzener Versicherungen nicht einfach nur ein Altsystem ab. „Das Projekt hat für einen unheimlichen Innovationsschub im Haus gesorgt“, sagt Abteilungsdirektor Finanzwesen Bernd Fischer. Und auch die Wirtschaftsprüfer sind begeistert.

Einen Namen gemacht haben sich die bereits seit 1873 bestehenden Uelzener Versicherungen vor allem als Erfinder und Anbieter von Tierversicherungen. Unter dem Motto „Das Beste für Mensch mit Tier“ bietet das Traditionshaus seit 25 Jahren Haftpflichtversicherungen für Pferde oder Krankenversicherungen für Hunde und Katzen an. Daneben erhalten die Kunden der Uelzener aber auch alle klassischen Angebote wie Haftpflicht, Rechtsschutz oder Lebensversicherungen. Ein äußerst erfolgreiches Geschäftsmodell, was die jährlich zweistelligen Zuwachsraten eindrucksvoll belegen. Eine Entwicklung, die auch dafür sorgt, dass dem Rechnungswesen im Haus die Arbeit nicht ausgeht, ganz im Gegenteil: Die Versicherungszahlungen für einige hunderttausend Verträge sowie die Abrechnung der Provisionen führen dazu, dass jedes Jahr mehrere Millionen Buchungssätze anfallen.

Die Fähigkeit, Massendaten zuverlässig zu verarbeiten, war deshalb eine Kernanforderung, als die Uelzener eine neue Software für die Finanzbuchhaltung suchte. Notwendig machte diesen Schritt das bis dato eingesetzte Altsystem. Dessen Hersteller wurde zunächst übernommen, in der Folge stellte der neue Besitzer dann den Support für die Software ein. Mit der Einführung von Diamant vollzog die Versicherung allerdings weit mehr als einen bloßen Austausch „Neu gegen Alt“: „Wir haben nicht einfach eine Finanzbuchhaltung durch eine andere ersetzt, sondern stattdessen ein integriertes Finanzmanagement aufgebaut“, erläutert Abteilungsdirektor Finanzwesen Bernd Fischer.

Zentrales Gesamtsystem auf einheitlicher Datenbasis

„Diamant ist in unserem Haus das Strukturwerkzeug schlechthin geworden.“

Bernd Fischer
Abteilungsdirektor Finanzwesen Uelzener Versicherungen a.G.

Wobei „integriert“ genau genommen zweierlei meint: Zum einen bietet Diamant selbst ein breites Spektrum an Modulen und Programmen, die vollintegriert zur Verfügung stehen. „Wir reden hier nicht nur über ein Stück Fibu“, so der Abteilungsdirektor Finanzwesen, „sondern ein Komplettpaket inklusive Konzernbuchhaltung, Kostenrechnung, Forderungsmanagement, Anlagenbuchhaltung oder Banken- und Zahlungsverkehr, um nur einige Beispiele zu nennen.“ Der Vorteil: Wurde früher viel mit selbsterstellten, separaten Formularen und Nebenbuchhaltungen in Excel gearbeitet, hat die Uelzener heute ein zentrales, integriertes Gesamtsystem auf einer einheitlichen Datenbasis. Zum anderen konnte die Versicherung Diamant aber auch problemlos in ihre vorhandene Systemlandschaft einbinden. So ist die neue Rechnungswesensoftware beispielsweise mit den Eigenentwicklungen integriert, welche die Uelzener für die Faktura von Beiträgen, Provisionen und Schäden nutzt. Die hohe Integrationsfähigkeit war deshalb eines von mehreren entscheidenden Argumenten für Diamant. Ein weiteres Plus war die Struktur des Anbieters: „Wir wollten ein mittelständisches Haus, mit dem wir auf Augenhöhe sind“, sagt Bernd Fischer. „Gleichzeitig musste es uns aber auch Flexibilität und Stabilität bieten. Denn dasselbe wie bei unserem früheren Lieferanten wollten wir natürlich nicht noch einmal erleben.“

Wirtschaftsprüfer bescheinigen „mustergültige Migration“

Bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts kam dann eine maßgebliche Rolle der JBV Rechnungswesen Beratung GmbH zu. Das Unternehmen aus Hamburg ist ein Diamant-Partner und verfügt unter anderem über umfangreiche Erfahrungen, wenn es um die Implementierung von Rechnungswesensoftware bei Versicherungen geht. Dieses Know-how zahlte sich beispielsweise bei der Migration auf das neue System ganz konkret aus. Die größte Herausforderung dabei: Mit dem Software-Umstieg ging eine Umstellung auf Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung einher. Deshalb mussten „Altdaten schlimmster Herkunft“, wie Bernd Fischer betont, auf das neue Rechnungslegungsmodell überführt werden. Eine Aufgabe, die mit Hilfe einer von der JBV entwickelten Migrationsdatenbank äußerst erfolgreich bewältigt wurde. Das hat die Uelzener Schwarz auf Weiß: Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Susat&Partner, die bei der Versicherung auch die Funktionsfähigkeit der Systemlandschaft testiert, bescheinigte eine „mustergültige Migration.“
„Gemeinsam mit der JBV und Diamant haben wir eine zentrale Plattform für das Finanzmanagement geschaffen, die unsere teilweise sehr heterogenen Strukturen standardisiert abbildet“, sagt der Abteilungsdirektor. Das zeigte sich etwa beim Aufbau einer Konzernbuchhaltung: Insgesamt drei Rechtsformen und drei Gesellschaftsmodelle sind unter dem Dach der Uelzener vereint. Dank der ausgefeilten Strukturmöglichkeiten und -elemente von Diamant sei es gelungen, die unterschiedlichen Unternehmensteile und Gesellschaften über einen Standardkontenrahmen zu verbinden – und dadurch von einer automatisierten Erstellung des Konzernabschlusses zu profitieren. Heute kann die Uelzener sowohl ihre Sachgesellschaft als auch ihre Lebensgesellschaft mit nur einer Lösung abdecken. Die hierbei jeweils unterschiedlichen Bilanzierungsverfahren werden von Diamant einheitlich dargestellt.
Seine volle Stärke spielt das integrierte Finanzmanagement als zentrale Informationsplattform für das ganze Haus aus. Nahezu jeder Mitarbeiter der Versicherung ist an das System angebunden und hat einen rollenbasierten Zugang, der seiner Funktion im Unternehmen entspricht. So kann beispielsweise der TeleService der Uelzener bei Fragen der Kunden zu Zahlungen oder Mahnungen das entsprechende Debitoren-Konto einsehen und sofort Auskunft erteilen. Durch die Internettechnologie von Diamant dient die Software gleichermaßen der Informationsbereitstellung nach außen. Umfangreich genutzt wird diese Möglichkeit etwa von den Aktuaren, welche die Uelzener beauftragt. Sie können über eine gesicherte Verbindung die Daten abrufen, die sie für die Erstellung ihrer Gutachten benötigen.

Vorgaben der Aufsichtsbehörde BaFin erfüllt

Die Uelzener deckt mit ihrem neuen System aber auch jene Anforderungen integriert ab, die der Gesetzgeber an eine Versicherung stellt. In Zusammenarbeit mit ihrer Bank hat sie komplett auf elektronischen Zahlungsverkehr umgestellt und dabei Zeichnungsrechte hinterlegt sowie elektronische Unterschriften eingebunden – und wird damit den Vorgaben der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) zum Geldwäscheschutz gerecht. In Sachen Reporting stellt diese Aufsichtsbehörde ebenfalls spezielle Anforderungen. So muss die Uelzener regelmäßig Auskunft über ihre Kapitalanlagen erteilen. „Mit den Bordmitteln von Diamant konnten wir die Berichte ganz einfach einrichten. Auswertungen, mit denen früher eine Person eine ganze Woche lang beschäftigt war, lassen sich heute automatisiert abfragen“. Was diese Beispiele aufzeigen, fasst der Abteilungsdirektor noch einmal zusammen: „Diamant ist in unserem Haus das Strukturwerkzeug schlechthin geworden. Durch die damit einhergehende Rationalisierung haben wir einiges an Arbeitskraft eingespart, die wir dank unseres ordentlichen Wachstums an anderer Stelle gut gebrauchen können.“ Und das Strukturwerkzeug wird weiter ausgebaut: In einem nächsten Projektschritt führt die Uelzener auch das Diamant-Controlling ein, um es für ein umfassendes Finanz- und Produktions-Controlling (bezogen auf Anträge, Provisionen und Schäden) zu nutzen. Vollintegriert, versteht sich.

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