St. Johannisstift Paderborn


Branche: Gesundheitswesen
Anzahl der Mitarbeiter: 1.100
Kunde seit: 2014

Excel war gestern

Automatisiertes Berichtswesen und Business Intelligence beim St. Johannisstift im Paderborn

Eine Stiftung, vier Geschäftsbereiche – das St. Johannisstift Paderborn wird von den leitenden Verantwortlichen gerne auch mal als „Gemischtwarenladen“ bezeichnet. Die Herausforderungen sind dort jedoch wesentlich komplexer: Mit insgesamt mehr als 1.100 Mitarbeitern gilt es, sowohl ein Krankenhaus als auch zahlreiche Einrichtungen im Bereich Bildung, Altenhilfe sowie Kinder- und Jugendhilfe effizient zu betreiben. Grund zur Gelassenheit bietet allerdings die jüngst eingeführte Rechnungswesensoftware Diamant/3, die Prozesse des Tagesgeschäfts automatisiert, und mit deren Unterstützung Controlling Leiter Antonius Salmen ein effektives Berichtswesen über die einzelnen Teilbereiche aufbauen konnte.

Seit über 150 Jahren kümmert sich das St. Johannisstift Paderborn um die Anliegen alter und kranker Menschen sowie Kinder und Jugendlicher. Dafür betreibt die evangelische Stiftung neben einem Krankenhaus zahlreiche diakonische Einrichtungen und Wohngruppen in und über die Stadtgrenzen Paderborns hinweg. Insgesamt arbeiten in den unterschiedlichen Bereichen mehr als 1.100 hauptamtliche sowie zahlreiche ehrenamtliche Beschäftigte. Über die Jahre wuchsen auf diese Weise Strukturen, die an einen Konzern erinnern, und im Hintergrund nahtlos organisiert und verwaltet werden müssen.

Schon seit den frühen Neunzigern bemüht sich die Stiftung um mehr Transparenz – und das vor allem im Rahmen eines effizienten Rechnungswesens und Controllings. Geschaffen wurde dafür der Bereich „Zentrale Dienste“, in dem sich die Mitarbeiter um sämtliche Managementaufgaben der Teileinrichtungen sowie um die gesamte Personalabrechnung, Finanzbuchhaltung, Controlling und Leistungsabrechnung kümmern. „Eine Herausforderung, die bis heute andauert“, weiß Antonius Salmen, seit 2001 Leiter des Controllings im St. Johannisstift. „Wir haben Zugriff auf Daten verschiedenster Systeme, was wir aber brauchten, war ein zentrales Auswertungssystem, das uns Informationen flexibel zusammenführt und an ein automatisiertes Berichtswesen übergibt.“

Raus aus der „Excel-Welt“

Lange Zeit nutzte die Stiftung für die Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft SAP. 2003 begannen Antonius Salmen und sein Team damit, relevante Daten nach Excel zu übernehmen und entsprechend auszuwerten. „Auf diese Weise haben wir uns ein recht umfangreiches Excel-Controlling aufgebaut – der Klassiker halt“, erinnert sich Salmen. Wunsch sei aber schon damals ein geschlossenes System mit integriertem Controlling gewesen.

„Uns war klar, dass wir uns von der Excel-Welt lösen mussten, da diese Methode als Hauptberichtsmedium insgesamt viel zu fehleranfällig ist. Wir brauchten eine valide und sichere Datenbasis, die von jeder Seite belastbar ist – sowie eine Software, die Ergebnisse integriert darstellen kann und somit Fehler vermeidet.“

Die Wahl des richtigen Anbieters

Also schauten sich die Verantwortlichen des St. Johannisstifts nach einer neuen Lösung um. Langfristiges Ziel sollte der Aufbau eines unternehmensweiten Controllings sowie eines automatisierten Berichtswesens sein. Gesucht wurde dafür eine flexible Software, die vor- und nachgelagerte Lösungen nahtlos integriert und Auswertungen im klassischen Windows „Look and Feel“ erstellt. 2014 fiel die Entscheidung schließlich auf Diamant/3, eine Rechnungswesensoftware des Bielefelder Herstellers Diamant Software, die sowohl umfangreiche Controlling-Funktionalitäten bietet als auch über ein integriertes Business Intelligence-System verfügt.

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Diamant/3 Business Intelligence – Mehr Transparenz über die Unternehmensbereiche: Diamant/3 analysiert Daten aus dem Rechnungswesen und verschiedenen Vorsystemen. Das integrierte Business Intelligence-System bietet vordefinierte Würfel und Analysen für betriebswirtschaftliche Fragestellungen. 

Rechnungswesen, Controlling und Business Intelligence in einem

Als eines der wichtigsten Kriterien galt schon damals die hohe Integrationsfähigkeit der Software: So bot sich die Möglichkeit, das zuvor in SAP integrierte Krankenhausinformationssystem Medico-S anzubinden. Diamant/3 tauscht außerdem reibungslos Daten mit den vorgelagerten Systemen für die stationäre Altenhilfe (Vivendi) und dem Personalabrechnungssystem KIDICAP.

Auch nachgelagerte Lösungen können über Web Services entsprechend angebunden werden. Diamant/3 integriert nun diese Daten in das Controlling und liefert wichtiges Wissen und faktenbasierte Entscheidungshilfen in Echtzeit. Die Stiftung profitiert dabei von einem vollwertigen Datenmodell für Bilanz-/Finanz- und Kosten-/Erfolgscontrolling.Die Software hält dafür einen reichen Fundus an vordefinierten Berichten und Analysen bereit, gleichzeitig ist es ohne viel Aufwand möglich, eigene Berichte und Analysen zu entwerfen. „Ohne zusätzliche OLAP-Würfel einrichten zu müssen, erhielten wir auf diese Weise ein geschlossenes System für Rechnungswesen und Controlling, das in der Lage ist, Informationen aus den für uns relevanten Vorsystemen zu beziehen und diese entsprechend auszuwerten“, freut sich der Controlling Leiter.

Daten aus Vorsystemen integriert

Im Tagesgeschäft können Antonius Salmen und sein Team nun sämtliche statistische Mengen (Maßgrößen) in das Rechnungswesen einspielen – z. B. Informationen aus dem Personalabrechnungssystem KIDICAP wie Monat, Dienstart, Kostenstelle, Stellenanteile, Überstunden und Urlaubsplanung. Diese Zahlen werden dann mit Prognosewerten berechnet, bspw. die „Personalentwicklung bis zum Jahresende“, wofür wiederum Werte wie Überstundenanzahl oder die für die Altenhilfe geltenden Leistungs- und Qualitätsvereinbarungen (LQV) eine Rolle spielen.

„Bei den LQV müssen wir zum Beispiel nachweisen, wie viele Mitarbeiter aus welchen Dienstarten wir eigentlich in der Pflege einsetzen, und das müssen wir dann anschließend mit den Belegungszahlen aus Vivendi anreichern“, erläutert Salmen.

Ref_st_johannisstift_screen2Screenshot St. Johannisstift Controlling – Alles auf einen Blick: Berichte enthalten Tabellen und Grafiken, die beispielsweise die Entwicklung der Fallzahlen visualisieren. (Bildquelle: St. Johannisstift). 

Ebenso erhält die Rechnungswesensoftware jetzt Daten aus Vivendi, z. B. die gesamten Belegungszahlen in der Altenhilfe. Und für den Unternehmensbereich „Krankenhaus“ ist der Datentransfer noch einmal wesentlich umfangreicher: Hier wird in der Regel bis auf den einzelnen Patienten hinuntergerechnet, mit Belegungszeit, OP-Zeit, Art der OP, Spitalzeit, Bereitschaft stationär und ambulant, interne Verlegungen, radiologische Leistungen, usw.

Umfassendes und zeitsparendes Reporting

So war es dann auch möglich, ein zeitsparendes, automatisiertes Berichtswesen über die einzelnen Geschäftsbereiche aufzubauen. Dafür wurde der Berichtsstandard noch einmal völlig neu definiert: „Wir hatten sonst immer ein Zeitfenster vom 15. bis zum Monatsletzten – wir mussten uns alle Zahlen einzeln anschauen, jeden Bericht in Excel fertigen und dort auch wieder zusammenführen. Bei einer Abweichung fingen wir an zu suchen, und das war extrem zeitaufwändig und eigentlich nicht zu bewerkstelligen.“ Jetzt werden die jeweiligen statistischen Mengen an fixen Terminen eingespielt.

Ebenso zeitgesteuert verläuft der automatisierte Versand von insgesamt 120 Berichten an die einzelnen Entscheidungsträger. Neben den üblichen Soll-Ist-Vergleichen am Monatsende werden zum 26. eines Monats die Personalzahlen und am 20. die Leistungszahlen versendet. So erhalten z. B. die Oberärzte, Chefärzte und Stationsleiter des Krankenhauses individuelle Leistungsberichte mit Patienteninformationen, Auslastungskurven, Personalzahlen, Krankheitsquoten, Quartalsentwicklungen und Vorjahresvergleichen. Die Berichte enthalten Tabellen und Grafiken, die beispielsweise die Entwicklung der Fallzahlen visualisieren.

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Antonius Salmen, Leiter Controlling beim St. Johannistift Paderborn: „Das läuft jetzt alles standardisiert und automatisiert, sodass wir hier eine Zeitersparnis von mindestens 30 Prozent haben. So gewinnen wir genug Zeit für tatsächliches, echtes Controlling – nämlich die Analyse und Ursachenforschung bei Abweichungen vom Plan.“

Auf diese Weise schreiben Salmen und sein Team im Monat bis zu 70 verschiedene Verantwortliche und Führungskräfte per E-Mail an. Manche Berichte erhält nur ein Empfänger, andere gehen dafür an 10-12 Empfänger gleichzeitig – ein Aufwand, der ohne die Flexibilität und dem gesicherten Workflow der Diamant/3-Lösung nicht realisierbar gewesen wäre. „Das läuft jetzt alles standardisiert und automatisiert, sodass wir hier eine Zeitersparnis von mindestens 30 Prozent erreichen“, freut sich Antonius Salmen.

„So sind wir in der Lage mit 2,5 Mitarbeitern ein konzernähnliches Controlling für quasi sieben Unternehmen durchzuführen und gewinnen genug Zeit für tatsächliches, echtes Controlling – nämlich die Analyse und Ursachenforschung bei Abweichungen vom Plan. So kann man im Gespräch mit Verantwortlichen und Geschäftsführung fundiert begründen, warum eine Abweichung entstanden ist.“

Hohe Transparenz über Zahlen und Fakten

Neben dem standardisierten Berichtswesen ist Diamant/3 auch bei individuellen Anfragen flexibel: „Wenn wir ad hoc Anfragen bekommen, haben wir alle Daten in einer Oberfläche und können die Daten so filtern, analysieren und darstellen, wie es gerade benötigt wird. Das ist ein Riesenvorteil.“ Auch wichtig: Alle Berichte verfügen über ein durchgehend einheitliches Layout, einen festgelegten Standard zur Darstellung von Zahlen sowie den gleichen Berichtsaufbau. So findet sich jeder, der einen Bericht anschaut, egal ob im Krankenhaus oder in der Altenpflege, sofort zurecht.

Insgesamt konnte mit Diamant/3 die Transparenz und die Kommunikation innerhalb der Stiftung deutlich erhöht werden. So kämen aus den einzelnen Abteilungen häufig fundierte Rückfragen auf die aus dem Controlling versandten Berichte. „So kommt man ins Gespräch und kann sich austauschen. Der beste Erfolg ist natürlich immer, wenn eine Rückfrage kommt. Dann weiß ich: Es hat sich jemand mit den Zahlen beschäftigt.“

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