Schmitt Logistik GmbH


Branche: Spedition und Logistik
Anzahl der Mitarbeiter: 500
Kunde seit: 2014

Das Geld liegt auf der Straße

Die Logistik ist mit rund 240 Mrd. Euro Umsatz im Jahr 2015 die drittstärkste Branche in Deutschland. Längst hat sie sich zu einem wachsenden Markt zunehmend individueller und komplexer werdender Dienstleistungen entwickelt. Dementsprechend müssen sich IT-Lösungen flexibel und individuell anpassen lassen. Um auf Dauer wettbewerbsfähig zu sein, beginnt die Optimierung von Prozessen oft schon im Rechnungseingang.

Der Wettbewerb ist groß in der deutschen Logistikbranche – Industrie und Handel verlangen nach immer komplexeren Dienstleistungen, während die Konkurrenz aus Osteuropa mit Kampfpreisen den Markt erobert. Aktuell agieren rund 60.000 überwiegend mittelständisch geprägte Unternehmen in diesem Bereich, und oft entscheiden Nuancen über wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg. Die Schmitt Logistik GmbH aus dem baden-württembergischen Vellberg ist seit über 80 Jahren erfolgreich am Markt und weiß, dass gesundes Wachstum oft auch eine Frage der richtigen IT-Auswahl ist.

„Wir pflegen ein hohes Dienstleistungslevel, das wir auch bei steigender Auftragslage unbedingt beibehalten wollen, dazu benötigen wir in jedem Bereich die richtige Software“, erklärt Ingo Brockmann, bei Schmitt Logistik Leiter des Rechnungswesens. Ziel sei, Geschäftsprozesse durchgängig und nachvollziehbar abbilden zu können. „Im Rechnungswesen verwenden wir seit neuestem Diamant/3, eine bedienerfreundliche Lösung, die unser Tagesgeschäft reibungslos unterstützt und im Bereich Controlling zahlreiche Möglichkeiten bietet, Kostenstellen individuell auszuwerten.“

Hohe Anforderungen an das Rechnungswesen

Die Schmitt Logistik GmbH agiert aktuell in der dritten Generation. Als geschäftsführende Gesellschafter leiten derzeit die Zwillingsbrüder Günter und Jürgen Schmitt die Geschicke des mittelständischen Speditions- und Logistikunternehmens, das in den letzten Jahren auf rund 500 Mitarbeiter, 40 LKW und 140.000 qm bewirtschaftete Lagerfläche angewachsen ist. Zu den Auftraggebern gehören namhafte Unternehmen wie Kärcher, Recaro, Daimler, OPTIMA und Behr Service, deren Güter an insgesamt sechs süddeutschen Standorten umgeschlagen und in alle Welt entsandt werden.

Am Verwaltungssitz in Vellberg war lange Zeit eine Lösung speziell für Steuerberatungsgesellschaften im Einsatz. Doch mit den gewachsenen Strukturen und der jüngst veranlassten Aufspaltung von Spedition und Logistik in zwei eigenständige Firmen, stiegen auch die Anforderungen an das Rechnungswesen. „Bei zirka 2.500 Ausgangsrechnungen im Monat und bis zu 60 Eingangsrechnungen am Tag müssen wir den Überblick bewahren – die bisherige Lösung war dafür aber zu starr, es gab lediglich einen Standard, und der verfügte weder über einen durchgängigen Rechnungseingangsworkflow, noch ließen sich Auswertungen für individuelle Zwecke generieren“, erinnert sich Ingo Brockmann, der auch für das Controlling beider Firmen verantwortlich ist.

2014 startete das Team um Ingo Brockmann einen Auswahlprozess bei dem sich am Ende Diamant/3 durchsetzen konnte, eine Rechnungswesen- und Controllingsoftware des Bielefelder Herstellers Diamant Software. „Wir hatten drei Anbieter im Haus und entschieden uns am Ende für Diamant Software, weil die Lösung einfach nachvollziehbar und modern aufgebaut ist und auch von den Funktionen am besten zu uns passt.“ Unter anderem besitzt die Lösung bereits im Standard ein umfassendes Kosten- und Erfolgscontrolling und vermag auch den Rechnungsumlauf integriert abzubilden.

Papierloser Rechnungsumlauf sorgt für hohe Automatisierung

Der Umstieg auf Diamant/3 erfolgte im April 2015. Sämtliche Daten aus dem Vorgängersystem konnten nahtlos übernommen werden. Außerdem wurde eine Schnittstelle zum Speditions- und Logistiksystem Soloplan generiert. Für effiziente Arbeitsabläufe sorgt jetzt vor allem der intuitive Aufbau der Software. „Das ist alles viel einfacher geworden – der Zugriff ist webbasiert und die Programmoberfläche lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen“, lobt Ingo Brockmann. Die Mitarbeiter erreichten ihre Ziele nun deutlich besser, schneller und einfacher. Als „völliges Neuland“ beschreibt Ingo Brockmann das integrierte Rechnungseingangsmanagement, das ab sofort einen sicheren und papierlosen Rechnungsumlauf unterstützt.

Ref_Schmitt_FuhrparkSeit 2014 sorgt Diamant/3 bei der Schmitt Logistik GmbH für schlanke Prozesse.
Die Software ermöglicht bspw. ein papierloses Rechnungseingangsmanagement.

Ref_Schmitt_LagerDie Schmitt Spedition GmbH: 140.000 qm Lagerfläche an insgesamt sechs süddeutschen Standorten. Hochmoderne Logistiksysteme sorgen für einen schnellen Umschlag der Ware.

Früher seien die abzuzeichnenden Belege noch von Schreibtisch zu Schreibtisch gewandert, was vor allem bei Monatsabschlüssen regelmäßig zu Problemen führte. „Die Belege wanderten durch die Abteilungen und kamen als letztes in der Buchhaltung an, dort wo sie eigentlich am wichtigsten sind – wir hatten weder Überblick noch Kontrolle, und quasi nach jedem Monatsabschluss erreichten uns hinterher noch Belege.“

Mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement in Diamant/3 konnte die Verantwortung für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen auf die Buchhaltung übertragen werden. Dazu erhält jeder eingehende Beleg einen Barcode und wird gescannt. Unmittelbar nach dem Scan überträgt das System alle Rechnungen automatisch in das Rechnungseingangsbuch, wo sie vollständig erfasst, verschlagwortet und vorkontiert werden. Budgetkontrollen und Liquiditätsplanungen können also noch während des Rechnungsumlaufs und vor der finalen Buchung getätigt werden.

„Wir pflegen ein hohes Dienstleistungslevel, das wir auch bei steigender Auftragslage unbedingt beibehalten wollen, dazu benötigen wir in jedem Bereich die richtige Software. Im Rechnungswesen verwenden wir seit neuestem Diamant/3, eine bedienerfreundliche Lösung, die unser Tagesgeschäft reibungslos unterstützt und im Bereich Controlling zahlreiche Möglichkeiten bietet, Kostenstellen individuell auszuwerten.“

Ingo Brockmann, Leiter Rechnungswesen bei der
Schmitt Logistik GmbH

Auch verschwundene Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an: Der Weg zur Prüfung, Freigabe und Buchung lässt sich exakt festlegen und die Buchhaltung weiß zu jeder Zeit, wo sich die Rechnungen befinden. „Das ist wirklich sehr komfortabel gelöst“, lobt der Rechnungswesenleiter. „Ein Blick ins Rechnungseingangsbuch und ich sehe auf Anhieb, wo die Rechnungen liegen – für die Beteiligten gibt es außerdem eine automatische Erinnerungsfunktion. Zudem können wir Informationen zu den Rechnungen in Feldern hinterlegen – dafür brauchten wir früher Post-its.“

Die Software ermöglicht nun einen sicheren und durchgängigen Workflow, sodass Zahlungsfristen exakt eingehalten werden können. „Früher ist da eine Menge durchgegangen, Skontofristen wurden verschenkt und verschwundene Belege bemerkten wir oft erst, wenn uns eine Mahnung erreichte. Heute können wir Zahlungstermine exakt einhalten, alles ist im System hinterlegt und die Beteiligten werden rechtzeitig angewiesen – allein dadurch sparen wir jetzt fast 50 Prozent.“

 

Controlling: weniger Excel – mehr Sicherheit

Mit dem Diamant Controlling lässt sich zudem ein unternehmensweites Controlling entlang der gesamten Wertschöpfungskette aufbauen. Die Software liefert dazu wichtige Entscheidungshilfen basierend auf Vorjahresentwicklungen, Umsätzen, Wettbewerbsstrategien und Trends. „Trotz unserer vielen Kennzahlen lief bei uns die komplette Planung in Excel“, berichtet Ingo Brockmann. „Das läuft jetzt alles über Diamant und damit natürlich wesentlich angenehmer, weil die Excel-Tabellen, schön wie sie sein können, auch immer eine enorme Fehlerquelle darstellen.“

So enthält das Diamant Rechnungswesen bereits die Zahlen, die den Kern des Controllings bilden. Mit der Diamant/3-Kostenrechnung kann die Spedition jetzt im Handumdrehen diverse Kostenrechnungsmodelle abbilden wie z. B. Ist-Kostenrechnung, Plankostenrechnung, flexible Plankostenrechnung oder Grenzplankostenrechnung. Um eine individuelle Kostenrechnung zu entwerfen, benötigt Ingo Brockmann meist nur wenige Klicks. „Unsere komplette Planung läuft jetzt in Diamant – und dank der bidirektionalen Excel-Integration kann ich die Daten beliebig hin- und her schieben sowie Feinabstimmungen vornehmen.“

Ergänzend dazu bietet das integrierte Business Intelligence-System vorkonfigurierte Berichte und Kennzahlen, die sich gezielt und schnell auf Basis der Taxonomie-Strukturen erstellen und auswerten lassen. Auswertungen können durch Grafiken, Tabellen und Ampelsteuerungen visuell aufbereitet werden. „Wir sind nun in der Lage unsere Reportings sehr übersichtlich aufzubereiten und dann per automatischen E-Mail-Versand die Leiter der einzelnen Kostenstellenbereiche zu informieren.“ Dadurch habe sich die Transparenz im Unternehmen massiv erhöht. Auch könnten die Bereichsleiter nun selbst schauen, wie sich Kosten entwickelt haben und gegebenenfalls bis auf Belegebene hinunterscrollen.

Hilfreich sei in dem Zusammenhang auch die Rechtevergabe der Software: Sensible Daten bspw. aus dem Bereich Verwaltung werden dadurch geschützt. „Man kann wirklich recht granular die Rechte setzen, worauf auch unsere Geschäftsleitung großen Wert legt – so sieht jeder Bereichsleiter nur die Daten, die für ihn wichtig sind.“

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