ruf Reisen GmbH


Branche: Dienstleistung
Anzahl der Mitarbeiter: 85
Kunde seit: 2000

Digitale Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Die ruf Reisen GmbH gilt als führender europäischer Veranstalter von Jugendreisen. Das Angebot richtet sich speziell an die Altersgruppe zwischen 11 und 23 Jahren. Was 1981 als kleiner Verein begann, hat sich zum mittelständischen Unternehmen mit rund 40 Mio. Umsatz und 85 Mitarbeitern weiterentwickelt. Weltweit sind rund 60 Ziele im Angebot: von Sommer-, Winter-, Städte- und Sprachreisen über Gruppenfahrten bis hin zu 20 Rund- und sogar 2 Weltreisen. Die meisten Unterkünfte sind selbst bewirtschaftet, 75 % sind Busreisen. Jährlich sind etwa 73.000 junge Menschen mit ruf unterwegs – betreut von rund 1.600 speziell geschulten Reiseleiter/innen. Besonders im Fokus stehen Qualität und Sicherheit – was sich in zahlreichen Siegeln wiederspiegelt.

Ohne Digitalisierung geht gar nichts

Digitalisierung ist zum Erfolgsfaktor geworden. Für den Reiseanbieter ist es ein „Muss“ und mittlerweile quasi eine Kernkompetenz: „Unser Kundenstamm sind bevorzugt Jugendliche. Da gibt es nichts anderes als digitale Medien. Mit Papier braucht man nicht mehr zu kommen“, schildert Rechnungswesenleiter Lars Büker: „Der Zugriff auf unsere Homepage erfolgt inzwischen mehrheitlich über Smartphone: die Information fast ausschließlich, der Abschluss größtenteils noch per Laptop oder Workstation. Entsprechend haben wir unseren Internetauftritt gerade komplett überarbeitet“ – nicht zuletzt daraus resultiert die Offenheit für Innovationen.

Meilenstein Rechnungseingangsmanagement

Bei Diamant Software ist ruf bereits seit dem Jahr 2000 Kunde. Im Fokus steht das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling. Im Laufe der Jahre ist es um diverse Module und Mandanten angewachsen: von der Finanzbuchhaltung über die Anlagenbuchhaltung bis zur Kosten- und Leistungsrechnung – quasi parallel zum Unternehmenswachstum. Ein Meilenstein im Zeichen der Digitalisierung war 2016 das Rechnungseingangsmanagement – als Teilkomponente von Diamant/3.

90% aller Eingangsrechnungen kommen im Sommer

Der Rechnungseingangsprozess gilt ohnehin als zeitintensivster operativer Prozess im Rechnungswesen. Dazu kommt bei ruf noch ein extrem saisonaler Verlauf: In den drei bis vier Sommermonaten gehen rund 90% aller Rechnungen ein. Allein ein großer Busunternehmer ist mit 200-300 Rechnungen vertreten. Dazu kommen über hundert Hotels, Camps und Clubs. Die Rechnungen gehen verstärkt per Mail, aber auch in Papierform ein – und in diversen Sprachen. Die Buchhaltung kann sie schon deshalb oft nicht auf die verschiedenen Konten aufteilen (Transport, Hotels etc.). Freizugeben sind sie von gut 40 Mitarbeitern.

Digitalisiert statt papierbasiert

„Früher haben wir alle Eingangsrechnungen papierbasiert durchs Unternehmen geschickt“, berichtet Lars Büker. Aber: „Uns fehlte die Übersicht über die Rechnungen im Umlauf. Wir konnten nicht sagen, welche Rechnungen da waren und welche fehlten. Es kam immer wieder vor, dass Belege während des Genehmigungsprozesses verschwanden.“ Jetzt kommt die komplette Rechnungseingangspost im Rechnungswesen an, wird mit einem Barcode versehen, im Stapel gescannt und in der Software erfasst. Die per E-Mail eingetroffenen Rechnungen werden ebenfalls in Diamant/3 verarbeitet und erfasst. Dann gehen sämtliche Rechnungen – egal ob ursprünglich papierhaft oder elektronisch – digital an die Fachabteilungen zur Bearbeitung und Prüfung weiter. Die Buchhaltung hat durch Diamant/3 den Überblick, welche Rechnungen im Haus sind und wer sie gerade bearbeitet.

Vereinfachte Ablage

Auch die Ablage gestaltet sich heute deutlich einfacher: Diese erfolgte früher nach Kreditoren in Ordnern. Jetzt geht es nur noch nach fortlaufenden Barcodes bzw. (Scan)Nummern. Ziel ist, zeitnah komplett auf die papierhafte Ablage verzichten zu können. „Das Rechnungseingangsmanagement mit Diamant/3 vereinfacht auf jeden Fall sehr viel – wir sind sehr zufrieden und ich kann es nur empfehlen. Es herrscht jetzt immer Transparenz darüber, welche Eingangsrechnungen da sind und welche noch fehlen. Es kann keiner mehr sagen, der Beleg ist weg. Alle finden es gut – sogar die veränderungsresistenten Kollegen, die sonst eher was zu meckern haben,“ so das Fazit von Lars Büker.

Revisionssichere Ablage: gesichert, geschützt, gesetzeskonform

Ruf hat das Rechnungseingangsmanagement mit der Diamant Revisionssicheren Ablage kombiniert: Die Eingangsrechnungen stehen nach dem Scannen direkt in der Revisionssicheren Ablage zur Verfügung. Jede eingescannte Rechnung erhält einen Eintrag im Rechnungswesen, der mit der gescannten Archivdatei verknüpft ist. Auf diese Weise kann man die Archivdatei am Bildschirm aufrufen. Die Buchhaltung hat während des gesamten Prozesses den Überblick, welche Rechnungen da sind, wo sie sich befinden und welchen Status sie haben. Über Web Services ist die Revisionssichere Ablage jederzeit und von jedem (Urlaubs-)Ort aus verfügbar – gerade für Kollegen auf Diensteisen ein erheblicher Vorteil.

„Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager.“

Automatische Verarbeitung elektronischer Bankauszüge sorgt für Zeitersparnis

Um weitere Arbeitszeit einzusparen, nutzt ruf zudem die automatische Verarbeitung elektronischer Bankauszüge und Zahlungsavise in Diamant/3: Die Software übernimmt automatisch das Einlesen und Ausziffern bzw. Buchen. Dadurch entfallen zeitraubende Abstimmungsdifferenzen. Die Mitarbeiter werden von dieser Routinearbeit entlastet. Für Lars Büker „absolut hilfreich. Es ist ein Prozess. Das System startet quasi bei null, lernt und wird dadurch immer besser. Inzwischen laufen ca. 80% automatisiert. Das klappt auf jeden Fall gut.“

Kosten- und Leistungsrechnung: volle Transparenz

Für die Analyse des Status Quo nutzt ruf vor allem die Diamant Kosten- und Leistungsrechnung. Als Ergänzung zur Finanzbuchhaltung liefert sie den Überblick zu einem ertragsorientierten Kosten- und Leistungsmanagement. Im Fokus des Reiseveranstalters stehen System generierte Auswertungen – wie Soll-Ist Vergleiche zum Vorjahr und zum Forecast/den Planwerten. Die Auswertung der Reisesparten erfolgt über Kostenträger: Auf Kostenträgerbasis wird die Reise nach Spanien, nach Italien, Kroatien etc. über Unterkostenträger auf gesplittet, bis auf die einzelnen Hotels und Camps. Das ermöglicht Abweichungsanalysen: Diese zeigen, ob die detaillierte Planung passt und welches Land/welche Sparte/welche Reise am erfolgreichsten ist. Den vier Unternehmensbereichen „Finanzen“, „Verkauf/Customer Care“, „Vertrieb/Marketing“ und „Touristik/Produktmanagement“ ist jeweils eine Kostenstelle samt Unterkostenstellen zugeordnet (z.B. detaillierte Aufteilung im Vertrieb bis hin zu einzelnen Messen). Darauf werden die Budgets aufgeteilt: „Budgets gebe ich auf Kostenstellenbasis in Diamant/3 ein und habe so den direkten Soll/Ist Abgleich. Den Vergleich stelle ich den Budgetverantwortlichen einmal monatlich zur Verfügung. Sie wissen also genau, wo sie stehen und können rechtzeitig gegensteuern“, so Büker. Generell sorgt die Kosten- und Leistungsrechnung für ein hohes Maß an Transparenz.

Die Reise geht weiter

ruf will sich auch weiterhin bei Innovationen einbringen und als Vorreiter agieren. Im Blick hat das Unternehmen weiteres Einsparpotential im Rechnungseingangsmanagement – vom völligen Verzicht auf papierbasierte Rechnungen bzw. Archivierung bis hin zur Rechnungsfreigabe per App. Und die Reise soll weitergehen: über die automatisierte Synchronisierung der Stammdaten aller Mandanten bis hin zur Konsolidierung aktiver Gesellschaften.

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