ruf Reisen GmbH

Zeitersparnis durch Prozessoptimierungen

Die Herausforderung

Die ruf Reisen GmbH gilt als führender europäischer Veranstalter von Jugendreisen. Das Angebot richtet sich speziell an die Altersgruppe zwischen 11 und 23 Jahren. Digitalisierung gehört hier quasi zum Kerngeschäft: Die junge Zielgruppe (er)fordert ein innovatives Auftreten.

Im Rechnungswesen gilt der Rechnungseingangsprozess als zeitintensivster operativer Prozess. Wenn dann noch knapp 90% aller Rechnungen in nur drei Sommermonaten eingehen, ergibt sich besonderer Handlungsbedarf: Zur Prozessoptimierung waren deshalb zukunftsorientierte Lösungen gefordert. Es galt zunächst, den Überblick zu gewinnen/zu bewahren. Dazu sollte der Zugriff von allen Urlaubsorten der Welt möglich sein.

Mehrwerte

Anwenderbericht

Durchgehend Digitalisiert

Mit Diamant/3 lässt sich der Rechnungseingangsprozess elektronisch deutlich schneller erledigen: Mit der einfach bedienbaren Lösung kann jeder Mitarbeiter „seine“ Rechnungen prüfen. Der Aufwand ist denkbar gering. Übertragungsfehler gibt es praktisch nicht.
Die komplette Rechnungseingangspost wird mit einem Barcode versehen, im Stapel gescannt und in der Software erfasst. Die Buchhaltung hat jederzeit im Blick, welche Rechnungen im Haus sind und wer sie gerade bearbeitet. Die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende.
Die Verknüpfung mit dem Rechnungseingangsbuch schafft darüber hinaus bestmögliche Liquiditätsübersicht.
Eingangsrechnungen sind per Webzugriff jederzeit und von überall aus erreichbar.
Der automatische Bankimport entlastet von Routinearbeiten: Über 80% der Bankauszüge und Zahlungsavise laufen automatisiert - sprich: ohne manuellen Aufwand.

Revisionssicher in der Cloud

Die Archivierung der digitalisierten Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen) in der Cloud erfolgt nach geltenden GoBD.
Die Experten von Diamant Software kümmern sich um Hard- und Software, Organisation sowie Daten- und Rechtssicherheit. Der Betrieb erfolgt in zertifizierten deutschen Rechenzentren - nach deutschem Datenschutz.
Hohe Datensicherheit: Der Zugriff auf die Daten ist nur über Diamant/3 möglich. Die Dokumente werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.

Detaillierter Überblick

Die Diamant/3 Kosten- und Leistungsrechnung liefert System generierte Auswertungen, z.B. Soll-Ist Vergleiche zum Vorjahr, zum Forecast und den Planwerten.
Reisen lassen sich über Unterkostenträger auf splitten, bis auf einzelne Hotels. Das ermöglicht Abweichungsanalysen, die zeigen, ob die Planung passt oder welches Ziel am erfolgreichsten ist.
Budgetverantwortliche wissen durch einen monatlichen Soll/Ist-Abgleich genau, wo sie stehen und können rechtzeitig gegensteuern.

Lars Büker, Leiter Rechnungswesen, ruf Reisen GmbH setzt voll auf Digitalisierung – mit elektronischem Rechnungseingangsmanagement und revisionssicherer Ablage in der Cloud: "Wir archivieren unsere Eingangsrechnungen komplett in der Diamant Revisionssicheren Ablage. So sind die Dokumente nicht nur sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert, sondern was für uns entscheidend ist: Sie werden auch gesetzeskonform archiviert. Der Aufruf der Dokumente funktioniert gut, wir hatten noch nie einen Ausfall. Und wir sparen uns das umständliche Heraussuchen der Rechnungen aus den Akten im Lager."

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