Anwenderbericht: RAMPF Gruppe

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Engineering und Chemische Industrie

Wachstum, Internationalisierung und die Finanzierung mittelständischer Unternehmen nach Basel III“: Diese Kombination macht das Finanzreporting der mittelständischen RAMPF Gruppe immer aufwändiger. Die international tätige Firmengruppe führte die Diamant Software ein und konnte damit die Konsolidierung weitgehend automatisieren. Heute erhalten Geschäftsleitung und Banken zeitnah Informationen über die Finanz- und Ertragslage des Konzerns.

"Hier liegt eine besondere Stärke der Software: Sie ist offen und flexibel. Es gibt keine starren Strukturen, die aufgebrochen und neu aufgebaut werden müssten (…) man kann andere Vorsysteme leicht integrieren.“
Willhelm Philippi, Buchhaltungsleiter, RAMPF Holding GmbH & Co. KG

In die rechte Form gegossen

Die RAMPF-Gruppe steht für Engineering and Chemical Solutions und bietet Antworten auf ökonomische und ökologische Bedürfnisse der Industrie.

Mit den überarbeiteten „Basel Richtlinien“ sah Wilhelm Philippi, Leiter der Finanzbuchhaltung, viel Arbeit auf sich zukommen. Die Hausbank wünschte eine konsolidierte Bilanz. Der Grund: Der Mittelständler hat sich zu einem internationalen Konzern entwickelt. Um die gute Positionierung im bankinternen Rating zu verbessern, sollte das bisherige Reporting – Quartals- und Jahresabschlüsse der einzelnen Töchter – um den Konzernabschluss erweitert werden. Denn je verzweigter ein Unternehmen, desto weniger geben die Einzelabschlüsse ein adäquates Bild der finanziellen Lage des Gesamtkonzerns.

Internationale Ausrichtung – unterschiedliche Währungen

Eine weitere Herausforderung kam hinzu: Wegen der ausländischen Tochtergesellschaften in den USA, Canada, China und Japan verkomplizierte sich das Aufstellen der geforderten, konsolidierten HGB-Bilanz auf Euro-Basis beträchtlich. Damit mussten auch Bilanz- und GuV-Positionen in ausländischer Währung umgerechnet und bewertet werden. „Die Situation hätte zu einem großen Verwaltungsaufwand geführt und die Abschlussarbeiten verzögert“, so Wilhelm Philippi, „deshalb suchten wir eine Lösung, die den Prozess beschleunigt.“

Konsolidierung automatisieren

Fündig wurde Philippi bei Diamant Software. Die Finanzbuchhaltung war bereits in mehreren Unternehmen der Gruppe im Einsatz. Die Diamant/3 Konzernbuchhaltung ist mit der Geschäftslogik und Funktionalität einer Rechnungswesen-Software ausgestattet. Die Transaktionen im Rahmen der Abschlussarbeiten werden als echte Buchungen durchgeführt. Vorgänge, die sich bei jedem Konsolidierungslauf wiederholen – etwa Abschreibungen oder Eliminierungen – lassen sich automatisieren. Wilhelm Philippi sah noch einen weiteren Vorteil: Alle Geschäftsvorfälle werden in Journalen erfasst und revisionssicher in Konzern- und Anlagespiegeln dokumentiert. „Man kann somit für jede Position nachvollziehen, wie sie zu Stande gekommen ist. Das war ein wichtiges Argument im Hinblick auf die Testierung durch den Wirtschaftsprüfer.“

In nur zwei Tagen zum Konsolidierungs-Tool

Die Einführung der Software ging schnell: An einem Tag besprach Philippi mit dem Diamant Consulting und dem Wirtschaftprüfer die fachlichen Anforderungen. Am nächsten wurden sie umgesetzt. Eine Herausforderung war, dass auch Buchhaltungen von anderen Herstellern am Konsolidierungsprozess beteiligt sind. Dies meisterte man mithilfe einer speziellen Schnittstelle der Konzernbuchhaltung. Zunächst konvertiert dabei ein Makro die Daten des Vorsystems in das Diamant-Format, anschließend fließen sie in den Konsolidierungsmandanten ein.

Währungsumrechnung automatisiert

Für die Währungsumrechnung gelten je nach Status einer Bilanz- oder GuV-Position unterschiedliche Vorschriften. Früher musste Philippi die Umrechnungskurse und Währungsdifferenzen umständlich manuell ermitteln und buchen, mit Diamant/3 kann der Prozess komplett automatisiert werden. Auch Umsätze zwischen Schwesterunternehmen eliminiert das System automatisch.

17 Mandanten in zwei Wochen konsolidiert

Alles in allem dauerte die Konsolidierung von insgesamt 17 Mandanten rund zwei Wochen. Zum Vergleich: Die Mehrzahl der mittelständischen Konzerne wenden zwischen zwei und sechs Monaten auf, um die Zahlenwerke ihrer Töchter zusammenzuführen. Die Verarbeitung der Daten durch die Software benötigte wenige Minuten. Die meiste Zeit nahm die inhaltliche Analyse und Abstimmung in Anspruch.

Differenzen auf den Grund gehen

Abstimmung ist notwendig, wenn ein Konsolidierungsschritt nicht ohne Rest „aufgeht“ – etwa weil die Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen zwei Schwesterunternehmen nicht exakt gegeneinander aufgerechnet werden können. „Solche Differenzen sind unvermeidlich, und können verschiedenste Ursachen haben. Man muss ihnen nachgehen, sodass die Bilanz sauber ist“, erläutert Philippi. Hierfür bietet die Software Unterstützung, die zur Beschleunigung der Konsolidierung beiträgt: Differenzen lassen sich vom Journal über die Konsolidierungsebenen bis zu den Einzelmandanten zurückverfolgen. Alle Positionen des konsolidierten Zahlenwerks haben einen Herkunftsnachweis, sodass man per Doppelklick auf eine Berichtsposition die zugrundeliegenden Salden, Konten und Belege sieht.

Weiteres Wachstum

Die RAMPF Gruppe wird weiter expandieren: Neue Unternehmen, Währungen und Rechnungswesen-Systeme sind in die Konsolidierung zu integrieren. Gleichzeitig wird sich der Rhythmus der Berichterstattung beschleunigen: Zu Jahresabschlüssen kommen konsolidierte Quartalsberichte. Für Philippi ist daher eine Kernanforderung an die Konzernbuchhaltung, dass sie leicht an neue Bedingungen anzupassen ist: „Hier liegt eine besondere Stärke von Diamant/3: Die Software ist offen und flexibel. Es gibt keine starren Strukturen, die aufgebrochen und neu aufgebaut werden müssten.“ Offen für Neues ist RAMPF auch als Pilotkunde - und nutzt vorab neue Funktionen und Möglichkeiten der Software.

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