RAMPF Holding GmbH & Co. KG


Branche: Kunststoff
Anzahl der Mitarbeiter: 500
Kunde seit: 2003

In die rechte Form gegossen

Wachstum, Internationalisierung und Basel II – diese Mischung machte das Finanzreporting der mittelständischen RAMPF-Gruppe immer aufwändiger. Der Hersteller von Reaktionsgießharzen und Dosiertechnik führte die Diamant Konzernbuchhaltung ein und konnte damit die Konsolidierung weitgehend automatisieren. Heute erhalten Geschäftsleitung und Banken zeitnah Informationen über die Finanz- und Ertragslage des Konzerns.

Anfang 2005 sah Wilhelm Philippi, Buchhaltungsleiter der RAMPF-Gruppe, eine Menge Arbeit auf sich zukommen. Damals teilte die Hausbank des Unternehmens mit, dass RAMPF künftig eine konsolidierte Bilanz vorzulegen habe. Der Grund: Der Hersteller von Reaktionsgießharzen und Dosiertechnik hatte sich in den letzten Jahren zu einem internationalen Konzern entwickelt. Um die gute Positionierung im bankinternen Rating zu verbessern, sollte das bisherige Reporting – Quartals- und Jahresabschlüsse der einzelnen Tochterunternehmen – um den Konzernabschluss erweitert werden. Denn je verzweigter ein Unternehmen, desto weniger geben die Einzelabschlüsse ein adäquates Bild der finanziellen Lage des Gesamtkonzerns.

Eine weitere Herausforderung kam hinzu: Wegen der ausländischen Tochtergesellschaften verkomplizierte sich das Aufstellen der geforderten konsolidierten HGB-Bilanz auf Euro-Basis beträchtlich. Damit mussten auch Bilanz- und GuV-Positionen in ausländischer Währung umgerechnet und bewertet werden. „Die Situation hätte zu einem großen Verwaltungsaufwand geführt und die Abschlussarbeiten verzögert“, so Wilhelm Philippi, „deshalb suchten wir eine Lösung, die den Prozess beschleunigt.“

In nur zwei Tagen zum Konsolidierungs-Tool

Fündig wurde Philippi bei Diamant Software, deren Rechnungswesen bereits in mehreren Unternehmen der Gruppe im Einsatz war. Diamant hatte kurz zuvor eine Lösung speziell für die Konzernbuchhaltung auf den Markt gebracht. Das System ist mit der Geschäftslogik und Funktionalität einer Rechnungswesen-Software ausgestattet, die Transaktionen im Rahmen der Abschlussarbeiten werden als echte Buchungen durchgeführt. Vorgänge, die sich bei jedem Konsolidierungslauf wiederholen – etwa Abschreibungen oder Eliminierungen – lassen sich automatisieren. Wilhelm Philippi sah noch einen weiteren Vorteil: Alle Geschäftsvorfälle werden in Journalen erfasst und revisionssicher in Konzern- und Anlagespiegeln dokumentiert. „Man kann somit für jede Position nachvollziehen, wie sie zu Stande gekommen ist. Das war ein wichtiges Argument im Hinblick auf die Testierung durch den Wirtschaftsprüfer.“

Die Einführung der Software ging schnell vonstatten. An einem Tag besprach Philippi mit Beratern von Diamant und mit dem Wirtschaftprüfer die fachlichen Anforderungen an die Software. An einem weiteren Tag wurden sie umgesetzt. Eine Herausforderung dabei war, dass neben Diamant-Systemen auch Buchhaltungen von anderen Herstellern am Konsolidierungsprozess beteiligt sind. Diese Hürde meisterte man mithilfe einer speziellen Schnittstelle des Konzernbuchhaltungs-Systems. Zunächst konvertiert dabei ein Makro die Daten des Vorsystems in das Diamant-Format, anschließend fließen sie in den Konsolidierungsmandanten ein.

Währungsumrechnung automatisiert

Seinen ersten Konzernabschluss für das Basel-II-Rating der Bank erstellte Philippi im Januar 2006. „Man definiert die Unternehmen und die Periode, die man konsolidieren will, und drückt auf den Knopf“, beschreibt der Buchhaltungsleiter die erforderlichen Schritte. Die Software holt sich daraufhin automatisch den Buchungsstoff der einzelnen Vorsysteme. Die Diamant Anwendungen müssen dafür nicht angefasst werden – nur in den „fremden“ Buchhaltungen ist jeweils ein Datenexport zu starten.

„Die Diamant Konzernbuchhaltung ist eine offene Lösung, man kann andere Vorsysteme leicht integrieren.“

Wilhelm Philippi
Buchhaltungsleiter der RAMPF-Gruppe

Die hinterlegten Buchungsregeln steuern anschließend die Transaktionen im Rahmen der Kapital-, Schulden- sowie Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Beispiel Währungsumrechnung: Je nach Status einer Bilanz- oder GuV-Position gelten hierfür unterschiedliche Vorschriften. Früher musste Philippi die Umrechnungskurse und Währungsdifferenzen umständlich manuell ermitteln und buchen, mit der neuen Lösung konnte der Prozess komplett automatisiert werden. Auch Umsätze zwischen Schwesterunternehmen eliminiert das System automatisch.

Differenzen auf den Grund gehen

Alles in allem dauerte die Konsolidierung von insgesamt 17 Mandanten rund zwei Wochen. Zum Vergleich: Die Mehrzahl der mittelständischen Konzerne wenden zwischen zwei und sechs Monaten auf, um die Zahlenwerke ihrer Tochterunternehmen zusammenzuführen. Die Verarbeitung der Daten durch die Software lief bei RAMPF in nur wenigen Minuten durch. Die meiste Zeit nahm die inhaltliche Analyse und Abstimmung der Zahlen in Anspruch. Das ist immer dann notwendig, wenn ein Konsolidierungsschritt nicht ohne Rest „aufgeht“ – etwa weil die Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen zwei Schwesterunternehmen nicht exakt gegeneinander aufgerechnet werden können. „Solche Differenzen sind unvermeidlich, und sie können die verschiedensten Ursachen haben – etwa Buchungsfehler durch einen Sachbearbeiter. Man muss ihnen auf den Grund gehen, sodass die Bilanz sauber ist“, erläutert Philippi. Hierfür bietet die Software eine Unterstützung, die ebenfalls zur Beschleunigung der Konsolidierung beiträgt: Die Differenzen lassen sich vom Journal über die verschiedenen Konsolidierungsebenen bis hin zu den Einzelmandanten zurückverfolgen. Denn alle Positionen des konsolidierten Zahlenwerks haben einen Herkunftsnachweis, sodass der Anwender am Bildschirm per Doppelklick auf eine Berichtsposition die zugrunde liegenden Salden, Konten und Belege zu sehen bekommt.

Die RAMPF-Gruppe wird in den nächsten Jahren weiter expandieren und möglicherweise neue Unternehmen gründen. Das bedeutet, dass immer neue Unternehmen, Währungen und Rechnungswesen-Systeme in die Konsolidierung zu integrieren sind. Gleichzeitig wird sich der Rhythmus der Berichterstattung beschleunigen: Denn RAMPF wird künftig nicht nur Jahresabschlüsse, sondern auch konsolidierte Quartalsberichte für die Bank erstellen. Laut Wilhelm Philippi ist es daher eine Kernanforderung an die Konzernbuchhaltung, dass sie leicht an neue Bedingungen anzupassen ist: „Hier liegt eine besondere Stärke der Software: Sie ist offen und flexibel. Es gibt keine starren Strukturen, die aufgebrochen und neu aufgebaut werden müssten.

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