prepacgroup Holding GmbH


Branche: Kunststoff
Anzahl der Mitarbeiter: 80
Kunde seit: 1996

Dynamisches Daten-Duett

Nils Werner, Controller und Annika Stein, Finanzbuchhalterin bei der prepacgroup, profitieren bei Planung und Reporting von der neuen, bi-direktionalen Excel-Integration des Diamant Rechnungswesens.

Bei der prepacgroup – spezialisiert auf Herstellung und Veredelung von Folien und Etiketten – ist Diamant ein Kind der ersten Stunde: Bereits seit Mitte der neunziger Jahre vertraute die 1993 gegründete Firma Wego-Flexodruck im Rechnungswesen und Controlling auf die Software aus dem Hause Diamant. Die  kontinuierliche Weiterentwicklung der Wego-Flexodruck machte diesen Betrieb schließlich zur Keimzelle der heutigen Unternehmensgruppe. Durch den Ausbau der Produktion und die Abrundung des Portfolios mittels Zukäufen entstand ein mittelständischer Verbund, der seit Ende 2008 unter dem Namen prepacgroup firmiert. Unter dem Dach der Holding mit Sitz in Oldenburg sind mittlerweile drei deutsche Produktionsstandorte sowie zwei Vertriebsgesellschaften in Holland und Polen vereint. Insgesamt 250 Mitarbeiter stellen heute Kunststoff- und Aluminiumverbunde für ihre deutschen und europäischen Kunden aus der Food-, Non-Food- und Getränkeindustrie her.

Zentrales Controlling für die ganze Gruppe

Der Aufbau der Konzernstruktur brachte auch für Rechnungswesen und Controlling eine neue Organisation mit sich: „Neben Aufgaben wie Marketing, Personalverwaltung oder EDV übernimmt die Holding auch das Finanzmanagement als Dienstleistung für die gesamte Gruppe“, erläutert Nils Werner, Controller bei der prepacgroup. Unterstützt wird die Holding dabei von der Diamant Software, die sie von der Produktionsfirma übernommen hat – und weiter ausbaut. Jüngstes Beispiel ist die neue bi-direktionale Excel-Integration von Diamant.

Für Planungen und Berichte nutzt das zentrale Controlling in Oldenburg das Programm MS-Excel. Der Vorteil: „Wir haben in Excel umfangreiche Rechenfunktionen zur Verfügung, Layouts können wir flexibel gestalten“, sagt Nils Werner. Der Nachteil: Der manuelle Abgleich zwischen dem Rechnungswesen und der Tabellenkalkulation war naturgemäß aufwendig und fehleranfällig. Da kam das neue Integrations-Modul von Diamant gerade recht – lässt sich doch damit der Datenaustausch zwischen den Systemen in beide Richtungen automatisieren. Ist die Verbindung zwischen den Excel-Zellen und den Datenbank-Feldern in Diamant einmalig eingerichtet, können sich die beiden Programme künftig zeitgesteuert oder auf Knopfdruck gegenseitig aktualisieren.

Schneller und sicherer dank Excel-Integration

Wie schlagkräftig diese Integration ist, zeigte sich, als sie bei der Jahresplanung der prepacgroup erstmals zum Einsatz kam. Gemeinsam mit der Unternehmensleitung legte das zentrale Controlling in einem Excel-Tabellenwerk die Planwerte für Umsätze, Materialeinsätze und Personalkosten fest und verteilte sie auf die einzelnen Monate. „Um die Planzahlen aus Excel in Diamant zu hinterlegen, haben wir sie einfach über die Schreiben-Funktion des Integrations-Moduls übertragen. Das hat uns einen ganzen Tag Arbeit gespart“, zeigt sich der Controller hoch erfreut. Ein Zeitgewinn, von dem man in Oldenburg aber nicht nur einmal im Jahr profitiert. Schließlich wird die Planung im Rahmen des Controlling-Kreislaufs laufend angepasst. „Auch die Änderungen in der Planung müssen nicht mehr manuell nachgezogen werden. Das ist nicht nur eine große Zeitersparnis, sondern wesentlich sicherer.“

Aber auch in die andere Richtung bietet der automatische Datenaustausch große Vorteile. So ermöglicht er beispielsweise ein einheitliches Reporting, wie Finanzbuchhalterin Annika Stein zu berichten weiß: „Wir können nun jeden Monat Bilanz sowie Gewinn-und-Verlustrechnung so vorlegen, wie sie auch im Jahresschlussbericht aussehen.“ Der Grund: Den Jahresbericht der prepacgroup erstellen Annika Stein und ihre Kollegen ebenfalls in Excel. Durch die Integration mit Diamant können sie die entsprechenden Vorlagen für Bilanz und GuV jeden Monat ohne jeglichen Aufwand mit aktuellen Zahlen aus dem Rechnungswesen befüllen lassen. Das freut nicht nur die internen, sondern auch die externen Berichtsempfänger. Annika Stein: „Unsere Banken und Wirtschaftsprüfer erhalten unterjährige Berichte nun im selben Layout, das ihnen vom Jahresende bereits vertraut ist.“

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