Anwenderbericht: Müller - Die lila Logistik AG

Ganzheitliche Betrachtung aller Unternehmensbereiche

Zunehmend komplexe Prozesse verlangen auch von der Logistik eine ganzheitliche Betrachtungsweise und Lösungen: Deshalb bietet Müller - Die lila Logistik AG Beratung und Umsetzung aus einer Hand: Der Bereich „Consult“ berät zu Organisationsstrukturen sowie effizienten Abläufen und deckt alle logistischen Phasen von der Strategie bis zur Optimierung ab. Die Sparte „Operating“ setzt diese Lösungen in eigenen Logistic Service Centern um. So sorgt der siebenmalige „Supplier oft the Year“ für optimalen Material- und Informationsfluss.

Gegründet 1991 vom damaligen BWL-Studenten – und heutigem CEO Michael Müller – hat die Gruppe heute über 1.700 Mitarbeiter und eine Vision: immer größere und wichtigere Teile der Wertschöpfungskette zu übernehmen. Und warum LILA? Blau symbolisiert Verstand, Sachlichkeit, Ruhe - Rot das Herz, Emotionalität, Dynamik. Lila steht für die Vereinigung beider Kräfte: die Verschmelzung von Beratung und Umsetzung.

 

„Beim Jahresabschluss werden wir eine enorme Vereinfachung haben. Der Prüfer bekommt über einen Prüferarbeitsplatz direkten Zugriff auf Diamant/3. Er kann sich in den Kontoauszügen die Bewegungen anzeigen lassen und hat über die Archivdateien digitalen Zugriff auf die dazu korrespondierenden Belege. Das zeitintensive Heraussuchen und Kopieren der Belege gehört damit der Vergangenheit an.“
Ahmet Ünal, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Lila Logistik Gruppe
Mit einer ganzheitlichen Rechnungswesen-Lösung...

Blau ist auch die Hausfarbe von Diamant Software – aber nicht nur farblich gibt es Parallelen: Integrierte, vernetzte Lösungen – ganzheitlich optimierte Prozesse: Bezogen auf Rechnungswesen und Controlling ist das auch die Philosophie von Diamant Software: Nicht von ungefähr ist das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling bereits seit 2007 bei dem Logistik Spezialisten im Einsatz.

... die ganze Gruppe im Blick

„Natürlich haben sich noch andere Anbieter vorgestellt. Die Diamant Software überzeugte, weil sie am übersichtlichsten und bedienungsfreundlichsten war“, so Ahmet Ünal, Leiter Finanz- und Rechnungswesen Lila Logistik Gruppe. „Ganz wichtig war uns eine transparente, einfache Abbildung der Unternehmensstruktur - mit Einrichten von weiteren Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für andere Rechtskreise.“ Historisch bedingt wurden in der Vergangenheit die Buchhaltungen einiger Gesellschaften dezentral mit unterschiedlichen Programmen geführt. Das Ziel war, alle Gesellschaften in einer Software abzubilden, jederzeit Zugriff auf tagesaktuelle Daten in allen Gesellschaften zu haben und Vorteile der dezentralen Rechnungsbearbeitung weiter auszubauen.

Umfassende Übersicht statt doppelte Erfassung

Die Lösung wurde natürlich kontinuierlich aktualisiert und ausgebaut. Von Anfang an war das Rechnungseingangsbuch ein spürbarer Erfolg, schildert Herr Ünal einen Meilenstein. Vor der Einführung von Diamant/3 führten kaufmännische Mitarbeiter an den Standorten die Rechnungseingangsbücher über Excel Tabellen. In der Zentrale wurden die Rechnungseingangsbücher kontrolliert und die Belege für die Buchung erneut erfasst. Durch den Web-Zugriff des Diamant/3 Rechnungseingangsbuchs „konnten wir die doppelte Erfassung samt Excel geführter Rechnungseingangsbücher endlich einstellen und deutlich an Zeit gewinnen.“ Zudem ist mit Diamant/3 die volle Transparenz gesichert, man arbeitet immer mit den aktuellen Zahlen.

Dezentrales Rechnungseingangsmanagement - zentral profitieren

Mit der jüngsten Erweiterung wurde das Rechnungseingangsbuch zum digitalen Rechnungseingangsmanagement – in Kombination mit dem umfassenden Funktionsumfang von Diamant/3. Gruppenweit gehen jährlich 30.000 – 40.000 Rechnungen dezentral an 13 Standorten ein. Dort werden sie gescannt und damit direkt ins Rechnungseingangsbuch übertragen.  Nach der Vorkontierung folgt der Prüfprozess: Per E-Mail erhält man den Link auf die Genehmigungsmaske und die digitalisierte Eingangsrechnung. Die genaue Übersicht über den Freigabestatus ist in der Buchhaltung jederzeit gewährleistet – ebenso welche Rechnungen im Haus sind, wer sie bearbeitet und welche Fristen einzuhalten sind.

Barcodes als Berechtigung

Die Frage der Berechtigungen „haben wir gelöst, indem wir für verschiedene Standorte unterschiedliche Barcodenummernkreise festgelegt haben. Über ein Berechtigungskonzept können wir genauestens steuern, welcher Standort welche Belege sehen darf.“, erklärt Ahmet Ünal.

 

Digitalisierung heißt Automatisierung

Im Rahmen der Strategie Digitalisierung fiel die Entscheidung zur Einführung des Rechnungseingangsmanagements. Die Alternative war ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem - was selbstverständlich eine ganz andere Bandbreite bietet. Hier stand jedoch die Buchhaltung im Fokus. Es galt - insbesondere für diesen Bereich - sicherzustellen, dass Belege hinter den Buchungen stehen. Diese Fokussierung beschleunigte die Einführung erheblich. Nicht zuletzt deshalb fiel die Entscheidung zu Gunsten des Rechnungseingangsmanagements. Von den Vorüberlegungen bis zum Start vergingen nur gut zwei Monate. Nach den Mitarbeiterschulungen wurden die Gesellschaften nach und nach angebunden. Die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung zeigten sich unmittelbar. Mit der Einführung einer revisionssicheren Ablage soll die Digitalisierung weiter vorangetrieben werden.

Einsparungen durch Prozessoptimierung

Ein großes Einsparpotential der digitalen Rechnungsbearbeitung liegt darin, dass Belege nicht mehr herausgesucht und kopiert werden müssen. Um Routinearbeiten zu beschleunigen, hat die Lila Logistik vor einigen Jahren das Einlesen von Bankauszugsdateien mit dem Diamant/3 Modul Import Bankauszüge eingeführt und ist bestrebt, die Prozesse im Zeichen der Digitalisierung weiter zu optimieren: sowohl im Bereich des Kreditoren- als auch im Bereich des Debitorenmanagements.

Das Modul Zentrale Stammdatenverwaltung führte bei der Lila Logistik zu Zeitersparnissen und Effizienzsteigerungen: Zentral geführte Objekte werden einmal angelegt und stehen allen Gesellschaften zur Auswahl zur Verfügung. Änderungen können schnell vollzogen und per Synchronisation an alle Gesellschaften weitergeben werden, so dass immer eine aktuell einheitlich gute Datenqualität vorliegt.

Aussagekräftige Darstellungen zum Anlagevermögen

Auch das Anlagevermögen lässt sich dank der Software effektiv verwalten. Die monatsgenaue Berechnung von Abschreibungen schafft mehr Transparenz und sorgt für noch präzisere Planung.

 

Kostenkontrolle schafft Transparenz

„Die Firmengruppe umfasst 13 operativ tätige Gesellschaften einschließlich dem Mutterunternehmen (AG). Darüber hinaus gibt es zwei Gesellschaften in Polen. Den notwendigen Überblick, auch für Mitarbeiter aus anderen Bereichen, schafft u.a. die Diamant/3 Kosten- und Leistungsrechnung: Die Kostenstellenverantwortlichen können digital - in Echtzeit - Berichte ihrer Kostenstellen abrufen, die sich bis auf Beleg-Ebene herunterbrechen lassen. Das individuelle Berichtswesen und die Excel-Integration ergänzen gut die bestehenden Auswertungen und geben mehr Flexibilität bei mandantenübergreifenden Abfragen“, beschreibt Herr Ünal. Das Fazit des Leiters Finanz- und Rechnungswesen: „Mit der Diamant-Software konnten wir diverse Abläufe automatisieren und optimieren. Mit diesen Vorteilen und der erreichten Transparenz können wir die Kapazitäten effizienter nutzen.“

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