"Mit Diamant konnten wir
zahlreiche Abläufe
automatisieren und optimieren."
Branche
Spedition und Logistik
1.700
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Mittelstand
"Beim Jahresabschluss haben wir eine enorme Vereinfachung. Der Prüfer bekommt über einen Prüferarbeitsplatz direkten Zugriff auf Diamant. Er kann sich in den Kontoauszügen die Bewegungen anzeigen lassen und hat über die Archivdateien digitalen Zugriff auf die korrespondierenden Belege. Zeitintensives Heraussuchen und Kopieren von Belegen gehört der Vergangenheit an."
Herausforderung
Das Rechnungswesen und Controlling des Logistikdienstleisters erfordert innovative zukunftsfähige Software: Wichtig war eine transparente, einfache Abbildung der Unternehmensstruktur – mit Einrichten von weiteren Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für andere Rechtskreise.
Statt dezentral unterschiedliche Programme zu nutzen, galt es, alle Gesellschaften in einer Software zu führen. Gefordert war, jederzeit Zugriff auf tagesaktuelle Daten aller Gesellschaften zu haben und eine dezentraler Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie stand die Buchhaltung im Focus. Belege sollten hinter den Buchungen stehen und der Rechnungseingangsprozess digital beschleunigt werden.
Die Lösung wird kontinuierlich weiter ausgebaut. Im Focus steht der Automatisierungsgrad. Diesen gilt es, weiter zu erhöhen.
Lösung
Diamant überzeugte, weil die Software am übersichtlichsten und bedienungsfreundlichsten war.
- Gruppenweit gehen jährlich 30.000 – 40.000 Rechnungen dezentral an 13 Standorten ein. Mit dem digitalen Rechnungseingangsmanagement ist die genaue Übersicht über den Freigabestatus jederzeit gewährleistet – ebenso welche Rechnungen im Haus sind, wer sie bearbeitet und welche Fristen einzuhalten sind.
- Über ein Berechtigungskonzept und unterschiedliche Barcodenummernkreise lässt sich genau steuern, welcher Standort welche Belege sehen darf.
- Durch eine optimierte Verarbeitung von Avisen und OCR Erkennung sinkt der Aufwand für manuelle Eingaben. Rechnungen lassen sich schneller prüfen und bezahlen.
- Über die revisionssichere Ablage lassen sich Archivbelege mittels Drop Down anzeigen – zeitintensives Heraussuchen entfällt.
- Das Modul Import Bankauszüge entlastet zusätzlich von Routinearbeiten, indem es Bankauszugsdateien automatisiert einliest.
- Durch einmal angelegte, zentral geführte Stammdaten lassen sich Änderungen schnell vollziehen und per Synchronisation auf alle Gesellschaften übertragen. Doppelerfassungen entfallen – die interne Vergleichbarkeit verbessert sich.
- Die Kosten- und Leistungsrechnung schafft einen Überblick über die gesamte Firmengruppe. Tagesaktuelle Berichte sind in Echtzeit abrufbar.
Die Highlights für Ahmet Ünal
Ahmet Ünal ist ein Fan der Excel Integration: „Das ist sehr praktisch, weil wir in 15 Mandanten operativ tätig sind. Über Excel kann ich diese auf unterschiedlichste Weise individuell abgleichen.“
- Rechnungseingangsprozess digital beschleunigen
- Mehr Zeit, mehr Effizienz – weniger Routinetätigkeiten
- Transparenz durch einheitliche Strukturen
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