Anwenderbericht: MS-Schramberg GmbH & Co. KG

Rechnungswesen mit Business Intelligence Software
für die Industrie

Wenn es um Permanentmagnete und Magnetbaugruppen geht, ist die MS-Schramberg GmbH & Co. KG die richtige Adresse: Die Unternehmensgruppe aus dem Schwarzwald entwickelt und produziert an drei Werken über 5.000 Magnetlösungen, in Form von gesinterten Hartferrit- und Seltenerdmagneten, kunststoffgebundenen Magneten (gepresst und gespritzt), Kunststoff- und Kunststoffverbundteile sowie Baugruppen. Diese kommen weltweit in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz. Mit aktuell rund 600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 105 Millionen Euro setzt der Mittelständler auf ein gesundes, organisches Wachstum. Helfen soll dabei die Digitalisierung: Für eine vorausschauende Planung und eine hohe Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling wurde jüngst die Software Diamant/3 eingeführt.

"Bereichsübergreifend setzen wir auf integrative Software und gelungene Systemkommunikation. Im Rechnungswesen haben wir uns für Diamant/3 entschieden, da diese Software vor- und nachgelagerte Systeme nahtlos integriert.“
Markus Faßbinder, IT-Leiter, MS-Schramberg GmbH & Co. KG

Von Diamant angezogen

Hohe Automatisierung im Rechnungswesen und Controlling 

MS-Schramberg positioniert sich am Markt als partnerschaftlicher  Lösungsanbieter mit hoher Fertigungskompetenz und innovativer Produktentwicklung. Um möglichst kundenindividuell produzieren zu können, beherrschen die Schwarzwälder ein breites Anwendungsspektrum, das von Antriebstechnik über Sensorik bis hin zu Pumpenlösungen reicht. Sogar ein eigener Bereich für Werkzeug- und Sondermaschinenbau ist Teil der Unternehmensgruppe. Dort werden Spritzguss- und Presswerkzeuge selbst hergestellt und kundenspezifische Automatisationen vorgenommen. „Ein wesentlicher Teil unserer Wachstumsstrategie beruht darauf, Unternehmensprozesse so nahtlos und automatisiert wie möglich zu gestalten – das gilt sowohl für den Bereich Fertigung als auch für den kaufmännischen Sektor“, erklärt Markus Faßbinder, IT-Leiter bei MS-Schramberg. „Bereichsübergreifend setzen wir deshalb auf integrative Software und eine gelungene Systemkommunikation. Im Rechnungswesen haben wir uns für Diamant/3 entschieden, da diese Software vor- und nachgelagerte Systeme nahtlos integriert.“

Altsystem abgelöst

Die bisher verwendete Software im Rechnungswesen stieß funktional immer wieder an ihre Grenzen. Auch sei sie optisch „etwas in die Jahre gekommen“ und hätte das Tagesgeschäft nur unzureichend unterstützt. „Man musste nebenher viel manuell machen oder sich mit anderen Programmen behelfen“, erinnert sich Anna Hübner-Dein, Leitung Controlling/Finanzen bei MS-Schramberg. „Unser Altsystem bot zudem keine Möglichkeiten Auswertungen und Analysen zu kreieren – beispielsweise einen Bericht nach Excel zu überführen, war nur über Umwege oder Zusatzmodule möglich.“

Als dann schließlich die Nachfolgeversion der Lösung auch nicht überzeugte, entschied man sich nach einem umfangreichen Auswahlprozess für einen Wechsel auf die Rechnungswesen- und Controllinglösung Diamant/3 des Bielefelder Herstellers Diamant Software. „Die Funktionstiefe und der hohe Automatisierungsgrad der Lösung haben uns sofort gefallen“, konstatiert IT-Leiter Markus Faßbinder. „Dadurch, dass MS-Schramberg zwar an einem Standort sitzt, die Unternehmensgruppe aber mehrere Firmen beinhaltet, benötigten wir gerade im Hinblick auf den Jahresabschluss eine Software, welche diese Strukturen flexibel abbildet und uns bei der Bearbeitung effizient unterstützt.“

Hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung

Auch Bilanzbuchhalterin Michaela Pfau, die heute täglich mit Diamant/3 arbeitet, fielen gleich ein paar wesentliche Vorteile gegenüber dem Altsystem ins Auge: „Die Bedieneroberfläche ist deutlich moderner und intuitiver gestaltet. Zudem ist sie individuell anpassbar an das jeweilige Tagesgeschäft des Anwenders. Man kann im Handumdrehen Felder einfügen oder ausblenden und sich aktuelle Analysen anzeigen lassen. Darüber hinaus hält die Lösung viele Standardberichte vor. Es lassen sich auch eigene Berichte komfortabel erstellen oder die vorhandenen Berichte können zügig angepasst werden.“

Anna Hübner-Dein Leiterin Controlling/Finanzen, ergänzt: „Relevant war für uns, dass man mehrere Mandanten gleichzeitig öffnen kann. Bei unserem Altsystem war ein Aufruf mehrerer Mandanten parallel leider nicht möglich – auch die anderen Systeme, die wir uns angeschaut haben, hätten hier keine Erleichterung gebracht.“ Diamant/3 hingegen synchronisiert die Konten der Mandanten innerhalb des Unternehmensverbundes und öffnet sie parallel, sodass sie sich schnell und einfach miteinander vergleichen lassen. „Das war ein absolutes Muss, und ist uns bis heute eine große Hilfe!“

Reibungsloser Einführungsprozess und Datenmigration

Starkes Team bei MS-Schramberg: Michaela Pfau, Markus Faßbinder, Anna Hübner-Dein (v.l.n.r.)

Die Software konnte dann auch binnen weniger Monate erfolgreich eingeführt werden. IT-Leiter Markus Faßbinder, der in seiner Karriere schon viele Softwareprojekte begleitet hat, zeigt sich von der professionellen und konstruktiven Zusammenarbeit mit Diamant Software begeistert: „Dickes Lob an Diamant. Die Dokumentationen, die es zu den Schnittstellen gibt und die Funktionsweisen sind wirklich klasse beschrieben. Ich habe schon viele Migrationen gemacht, aber die Zusammenarbeit mit den Diamant Fachleuten war wirklich sehr konstruktiv. Aufgrund des schlüssigen Konzepts konnte ich im Prinzip ohne fremde Hilfe den kompletten Datenimport nach Diamant/3 selbständig umsetzen.“

So ließ sich ohne zeitliche Unterbrechung oder erheblichen Ressourcenaufwand von einem auf den anderen Tag mit der neuen Lösung weiterarbeiten. Anna Hübner-Dein erinnert sich: „Bei den kleinen Problemen in den ersten Tagen hatten wir stets eine kompetente Ansprechpartnerin an unserer Seite.“ Parallel zur Migration fand dann auch die Schulung der Mitarbeiter statt. „Das war tatsächlich sehr hilfreich, da wir gleich mit Livedaten arbeiten konnten und uns nicht erst mit grauer Theorie beschäftigen mussten.“ Und Michaela Pfau ergänzt diesbezüglich: „Der technische Support von Diamant Software ist uns auch heute noch eine große Hilfe. In der Regel genügt ein Anruf.“

Nahtlose Einbindung vor- und nachgelagerter Systeme 

Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, setzt MS-Schramberg auf unternehmensweite Digitalisierungsmaßnahmen. Schon jetzt verfügt der Magnethersteller über einen hohen Automatisierungsgrad, der maßgeblich über das Zusammenspiel verschiedener Systeme erreicht wird. In diese Systemlandschaft fügt sich nun auch Diamant/3 nahtlos ein. Die Software verfügt über eine hohe Integrationsfähigkeit und hält bereits im Standard Schnittstellen zu zahlreichen Businessanwendungen. Aktuell holt Diamant/3 Daten aus dem ERP-System infor COM und dem bei Schramberg langjährig eingesetzten Dokumenten-Management-System EASY Archiv. „Für unsere Mandanten setzen wir die Diamant/3 Finanzbuchhaltung als Kostenerfassung ein. Das heißt, die Lösung erfasst permanent Daten und Informationen zu Kostenstellen und Kostenträgern aus unserem ERP-System.“ Die Rechnungsübergabe geschieht dabei über eine txt-Datei-Schnittstelle und Offene Posten werden aus Diamant/3 abgerufen. Zukünftig soll der Rechnungsumlauf vollkommen papierlos von statten gehen. Diamant/3 hält hierfür schon länger ein integriertes Rechnungseingangsmanagement vor.

Für den Bereich Controlling setzt die Unternehmensgruppe seit vielen Jahren auf ein spezielles Kostenrechnungs-Tool, das nun ebenfalls nahtlos mit Diamant/3 kommuniziert. Auch die Planung für die Kostenrechnung läuft in diesem Spezialprogramm.

Systemübergreifend ist außerdem das Workflow-Programm FireStart aktiviert, an dem Diamant/3 nun ebenfalls angebunden ist. „Die Themen Integrationsfähigkeit und Flexibilität waren uns besonders wichtig“, erklärt Markus Faßbinder. „Heute können wir beispielsweise von überall her Buchungsoptionen aufrufen oder eigene Workflows designen, die dann wiederum Prozesse direkt aus Diamant/3 heraus anstoßen.“

Hohe Automatisierung im Tagesgeschäft

Im Tagesgeschäft ist vor allem der automatische Bankimport hilfreich. Diamant/3 erkennt Bankauszüge automatisch und liest diese in das Buchungssystem ein. Auch sonstige wiederkehrende Zahlungsavise können vom System automatisch verarbeitet werden. „Den automatischen Bankimport konnten wir in unserem vorherigen System leider nicht nutzen und wir mussten alles manuell einpflegen“ erinnert sich Michaela Pfau. „Diamant/3 ist uns dabei jetzt eine große Unterstützung. Die Software ist lernfähig und wir können automatisierte Buchungsvorgänge festlegen. Offene Posten werden gleich ausgeziffert – dadurch sparen wir eine Menge Zeit und manuelle Fehler sind seitdem weitestgehend ausgeschlossen.“

Von Vorteil ist außerdem die bi-direktionale Excel-Schnittstelle. „Damit können wir Daten einfach hin- und her transferieren und erhalten beispielsweise Salden per einfachen Tastendruck direkt ins System. Sehr komfortabel ist auch der Drill-Down bis auf Einzel-Belegebene. Durch die Schnittstelle zu unserem DMS-System, können wir jeden Beleg direkt in Diamant/3 aufrufen und gegenprüfen.“

Integrierte Anlagenbuchhaltung

Eine große Arbeitserleichterung gegenüber dem Altsystem ist darüber hinaus die integrierte Anlagenbuchhaltung, mit der sich die Wirtschaftsgüter der Unternehmensgruppe effektiv verwalten lassen. Kalkulatorische Abschreibungen können damit beispielsweise auch nach indexierten Wiederbeschaffungskosten gemäß der individuellen Kostenrechnung strukturiert und in diese übernommen werden. „Mit Diamant/3 haben wir jetzt ein System, bei dem wir neben kalkulatorischen Abschreibungen, auch fiskalische sowie steuerliche mit unterschiedlichen Nutzungsdauern parallel durchführen können“, freut sich Anna Hübner-Dein. „Und für das Kostenrechnungssystem benötigen wir natürlich ebenso kalkulatorische Abschreibungen, welche die Anlagenbuchhaltung von Diamant/3 jetzt gleich mit integriert abbildet.“

Flexibles Reporting

Auch nutzt das Team um Anna Hübner-Dein die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten der Lösung. Zum Beispiel werden jeden Monat automatisch Berichte aus dem Bereich Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung erstellt. Diese sollen künftig auch über Sharepoint der Unternehmensgruppe verfügbar sein. „Hier gibt es noch viele Möglichkeiten, die wir nach und nach ausschöpfen wollen“, blickt Anna Hübner-Dein in die Zukunft. „Schon jetzt bringt die Software aber mehr Transparenz ins Unternehmen und sorgt für eine höhere Effizienz im Tagesgeschäft.“

 

Kontakt