Martin Oelrich GmbH & Co. KG


Branche: Spedition und Logistik
Anzahl der Mitarbeiter: 250
Kunde seit: 1997

Eingangsrechnungen auf der Überholspur

Es herrscht ein rauer Wind im deutschen Transportgeschäft: Wer sich erfolgreich behaupten will, sollte für transparente Prozesse sorgen und die eigenen Zahlen im Griff haben. Die Spedition Martin Oelrich GmbH & Co. KG setzt hierfür die Bielefelder Rechnungswesen- und Controllinglösung.

Schon früh in der 60-jährigen Firmengeschichte erwarb sich die Spedition aus dem nordrhein-westfälischen Ladbergen den Ruf, komplexe Logistikaufgaben kundenindividuell und kostengünstig umsetzen zu können. Heute garantieren
intelligente Logistiksysteme eine flexible und schnelle Erledigung der Aufträge, seien es Teil- oder Komplettladungen. Für einen ganzheitlichen Service sorgen rund 330 Mitarbeiter in mehreren Schwester- und Tochtergesellschaften. Neben dem Straßentransport und der Anlieferung per Binnenschiff verfügt die Unternehmensgruppe über großflächige, strategisch gut gelegene Lagerplätze, an denen die Güter der Kunden kommissioniert, zwischengelagert und distribuiert werden. Auf diese Weise übernimmt die Spedition einen Großteil der Logistikplanung, woraus sich ein attraktiver Mehrwert ergibt.

Rechnungswesensoftware für ein effektives Tagesgeschäft

Sämtliche Zweigstellen werden über die Firmenzentrale in Ladbergen verwaltet. Für reibungslose Abläufe sorgen diverse Business-Lösungen, die über Schnittstellen miteinander verbunden sind. „Wir gehen mit der Zeit und sehen den technischen Wandel stets als Chance, unsere internen Geschäftsprozesse weiter zu verbessern“, verrät der dortige Rechnungswesenleiter Jochen Vogelpohl. „Im Rechnungswesen arbeiten wir mit Diamant/3 als Best-of-Breed-Lösung, weil sie aus unserer Sicht die Bedürfnisse des Mittelstands voll abdeckt und wir unsere Zahlen damit jederzeit ganzheitlich im Griff haben.“

Papierloses Rechnungseingangsmanagement

Die zentrale Finanzbuchhaltung in Ladbergen verwaltet insgesamt zwölf Mandanten. Das tägliche Belegaufkommen ist dementsprechend groß und Jürgen Vogelpohl und sein Team hatten lange Zeit alle Hände voll zu tun: „Wir erhalten
am Tag rund 250 Eingangsrechnungen, die von zirka 40 Bevollmächtigten regelmäßig abgezeichnet werden müssen“, erläutert der Leiter der Finanzbuchhaltung. „Bis vor kurzem sind diese Belege bei uns noch in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch gewandert – verschwundene Rechnungen und abgelaufene Skontofristen waren da leider die Regel.“ Gesucht wurde eine einfache, schlanke Software, bei der die Verantwortung für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen vollständig in den Kompetenzbereich der Finanzbuchhaltung gelegt werden kann. Doch die Lösungen der meisten Anbieter seien entweder zu teuer oder zu umfangreich gewesen, wie Jochen Vogelpohl zu berichten weiß. Die glückliche Wende kam schließlich durch den langjährigen Lösungspartner Diamant Software.

REF_Oelrich_Vogelpohl„Mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement können wir den Weg einer Rechnung ganz genau festlegen – verloren gegangene Rechnungen oder abgelaufene Skontofristen gehören von nun an der Vergangenheit an.“

Jochen Vogelpohl, Leiter des Rechnungswesens, Martin Oelrich GmbH & Co. KG

Reibungslose Installation

Das Diamant Rechnungseingangsmanagement konnte vollständig in die Prozesse bei Oelrich integriert werden – und das auch noch sehr kostengünstig: „Die angebotene Lösung entsprach eigentlich von Anfang an unseren Vorstellungen – sie ist schlank, benutzerfreundlich, lässt sich nahtlos integrieren, beachtet alle geltenden Richtlinien und wir sparen damit jede Menge Zeit und Kosten“, freut sich Finanzbuchhalter Jochen Vogelpohl und ergänzt: „Auch die Mitarbeiter in den dezentralen Standorten konnten sehr schnell damit umgehen – sie erhalten jetzt eine Information, welche Belege sie als nächstes zu bearbeiten haben.“

Bestmögliche Transparenz

Das integrierte Rechnungseingangsmanagement ermöglicht der Spedition nun einen komplett papierlosen Rechnungsumlauf, der die Anforderungen eines revisionssicheren Prozesses unterstützt. Sämtliche eingehenden Rechnungen
erhalten dazu einen Barcode, damit nach Erfassung und Scannen der Belege die Verschlagwortung aus Diamant über die Archivschnittstelle direkt an das Archiv übergeben werden kann. Gleichzeitig werden sämtliche Ein- und Ausgangsbelege vom System archiviert und verschlagwortet, sodass sie jederzeit mühelos auffindbar sind. Jede Rechnung ist somit auf Knopfdruck verfügbar – die Transparenz steht damit am Anfang des Prozesses.

Liquiditätsanalysen noch vor der finalen Buchung

Unmittelbar nach dem Scan überträgt das System alle Rechnungen automatisch in das Rechnungseingangsbuch, wo sie vollständig erfasst und vorkontiert werden. Budgetkontrollen, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Liquiditätsplanungen sind bereits von dort aus möglich – also noch während des Rechnungsumlaufs und vor der finalen Buchung. Auch haben die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung jederzeit Kenntnis darüber, wo sich eine Rechnung aktuell befindet und gegebenenfalls können sie die gleiche Rechnung auf digitalem Wege nochmals versenden. „Das ganze funktioniert einfach und intuitiv – mit einem Klick kann der Beleg vollständig geprüft und genehmigt werden“, führt Jochen Vogelpohl aus. „Den Weg einer Rechnung können wir nun ganz genau festlegen und verloren gegangene Rechnungen oder abgelaufenen Skontofristen gehören der Vergangenheit an.“

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Oelrich profitiert von der hohen Integrationsfähigkeit der Software: Diamant/3 harmoniert reibungslos mit dem Archivprogramm von bpi solutions. Auch zum Online-Banking-System von SFirm (Sparkassenverbund) besteht eine Anbindung.
Über das Modul „Automatischer Bankimport“ werden die elektronischen Bankauszüge dann automatisch abgeholt, analysiert und zugeordnet. Die Budgetplanung im Griff Wichtig ist für das mittelständische Unternehmen auch die wirtschaftliche Transparenz und damit einhergehend die Liquiditätsplanung: Für ein aussagekräftiges Berichtswesen kommuniziert Diamant/3 mit der vorgelagerten Branchenlösung von Prevero. Eine diesbezügliche Optimierung bietet auch die bi-direktionale MS Office-Integration, mit der Plandaten aus dem Rechnungswesen hin und her transferiert werden können. „Früher mussten wir unsere Berichte mühsam in Excel erstellen, heute erhalten wir detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertungen und Soll-Ist-Vergleiche per Tastendruck“, schwärmt Finanzspezialist Jochen Vogelpohl. „Somit haben wir stets den aktuellen Überblick über die finanzielle Lage und können bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern.“

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