Margarete-Wehling-Stiftung


Branche: Sozialwesen
Anzahl der Mitarbeiter: 2
Kunde seit: 2014

Margarete-Wehling-Stiftung steigert die Transparenz

Auch wohltätige Vereine und Non-Profit-Organisationen wie die Margarete-Wehling-Stiftung vertrauen zunehmend auf das Shared Hosting-Angebot von Diamant Software. Die Stiftung mit Verwaltungssitz in Bielefeld hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene, teilweise auch mit seelischer und geistiger Behinderung, vornehmlich in eigenen Einrichtungen zu fördern. Zum Hilfsprogramm gehören derzeit eine integrative Wohngruppe und eine pädagogische Lebensgemeinschaft in Bielefeld sowie eine Kindertagesstätte in Detmold.

Bis vor kurzem ließ die Stiftung den Großteil der Buchungsgeschäfte über eine Steuerberaterin abwickeln. Die Leitung beklagte jedoch schon bald die fehlende Transparenz und dass es intern keine elektronische Möglichkeit gab, Dinge zügig selbst zu regeln – Rechnungen wurden häufig gesucht und auch bei kleineren Korrekturen musste das Steuerbüro informiert werden. Selbständige Adhoc-Auswertungen waren nicht möglich und Tätigkeiten wie die Vorkontierung oder die Jahresabschlussvorbereitung wurden komplett auf Papier bewerkstelligt.

Diamant Software übernimmt die Arbeit des IT-Fachpersonals

Also sah sich das Verwaltungsteam nach einer internen Lösung um. „Per Google-Recherche sind wir dann ziemlich schnell auf Diamant Software gestoßen, die im Non-Profit-Bereich einen ausgezeichneten Ruf genießen“, heißt es von Seiten der Stiftung. „Das Hosting-Angebot war für uns eine Top-Alternative, da wir kein IT-Fachpersonal beschäftigen und uns auch keinen zusätzlichen Server anschaffen wollten – der wiederum teuer ist und auch entsprechende Wartung erfordert.“

Sichere Server im Rechenzentrum

Diamant/3 im Shared Hosting bietet ein flexibles Erwerbsmodell und ist sowohl mit gemieteten als auch gekauften Softwarelizenzen möglich. Die Margarete-Wehling-Stiftung entschied sich für den Erwerb von Diamant/3, während die Daten aber auf den gesicherten Servern im Rechenzentrum lagern, von wo aus die Software auch gehosted wird. „Im Verhältnis ist für uns die Monatspauschale sehr viel günstiger und wir erhalten dafür auch noch Sicherheit und eine kompetente Betreuung“, lobt eine Mitarbeiterin der Buchhaltung. „Und aufgrund des praktischen Shared Hosting müssen wir uns auch noch in zehn Jahren keine Gedanken um einen neuen Server machen.“

Dass heikle Daten außer Haus gelagert werden, ist für die Stiftung kein Problem: „Im Rechnungswesen ist die Datensicherung ein ganz entscheidendes Thema, das wir sehr ernst nehmen – gerade hier sollte man sich mit Experten umgeben und als Laie nicht irgendwie selbst Hand anlegen, denn wer trägt schon gerne eine solche Verantwortung?“

Mehr Transparenz im Unternehmen

Intern sorgt die Software jetzt für mehr Transparenz und automatisierte Abläufe. Zugute kommt der Stiftung dabei auch das Diamant Kassenbuch, mit dem die Einrichtungen ihre Ausgaben direkt an die Verwaltung übermitteln können. Mit der praktischen Excel-Integration werden zudem Auswertungen und Liquiditätsberichte im Handumdrehen selbst erstellt, die dann dem Vorstand und Beirat vorgelegt werden können. „Wir haben stets die richtigen Daten vorliegen und können wesentlich schneller reagieren – sogar von zuhause aus. Und bereits nach wenigen Wochen konnten wir mit der bedienerfreundlichen Software den kompletten Jahresabschluss meistern.“

REF-Bild_mwsIntegrative Wohngruppe in Bielefeld: Bei Non-Profit-Organisationen wie der Bielefelder Margarete-Wehling-Stiftung hoch im Kurs: Diamant/3 im Shared Hosting von Diamant Software bietet Transparenz und automatisierte Abläufe im Rechnungswesen. Sinnvolle Funktionen wie bspw. das Diamant Kassenbuch erleichtern die Abstimmung der Einrichtungen untereinander. 

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