Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH


Branche: Druckerei
Anzahl der Mitarbeiter: 200
Kunde seit: 2013

Flexible Auswertungen im Handumdrehen

Die Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH aus Versmold ist ein bekannter deutscher Druckdienstleister im Bereich Werbemittel, Point-of-Sale und Etikettendruck. 2014 hat die Firma Diamant/3 eingeführt – eine bedienerfreundliche Rechnungswesensoftware mit integriertem Controlling. Wichtige Prozesse im Tagesgeschäft konnten seitdem automatisiert werden. Auch sollte die Lösung den schrittweisen Aufbau eines bereichsübergreifenden Controllings ermöglichen. Wie weit das Projekt inzwischen vorangeschritten ist, darüber berichtet Christian Siewers, kaufmännischer Leiter und Projektverantwortlicher bei Kolbe-Coloco.

Mit dem Diamant/3 Rechnungswesen löste die Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH 2014 eine Software ab, die den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen war. Viel versprachen sich die Projektverantwortlichen außerdem von der hohen Integrationsfähigkeit der Software: In einem Data Warehouse sammelt Diamant/3 wichtige Daten aus vorgelagerten Systemen und wertet diese mithilfe des integrierten Business Intelligence Systems aus. „Viele Hersteller werben mit einem Rundum-sorglos-Paket, das dann aber lediglich einen Teilbereich sauber darstellt und viele unnötige Funktionen beinhaltet“, so der kaufmännische Leiter Christian Siewers. „Diamant Software spezialisiert sich hingegen mit Diamant/3 auf die für uns so wichtigen Kernbereiche Rechnungswesen und Controlling und bietet uns mit dem Diamant/3 Business Controlling Modell zudem eine zentrale Datengrundlage mit umfassenden Analysemöglichkeiten, sodass wir wichtige Unternehmensbereiche schrittweise transparenter machen können.“

Aufbau eines ganzheitlichen Controllings

So ging es dem Rundumdienstleister für Spezialdrucklösungen von Anfang an darum, dass BI-Projekt so ressourcenschonend und umfassend wie möglich aufzubauen. Ein wesentlicher Vorteil war, dass die Daten des Diamant Rechnungswesens gleich als Grundlage für Diamant Business Intelligence dienten. Die Software bietet zusätzlich eine Vielzahl an Kennzahlen sowie vordefinierte Analysen und Berichte, die sich rasch an die eigenen Belange anpassen lassen. „Zuvor erstellten wir unser Berichtswesen ausschließlich mit Excel – das war äußerst zeitraubend und es schlichen sich immer wieder Übertragungsfehler ein“, erinnert sich der kaufmännische Leiter. Diamant/3 hingegen verfügt jetzt über eine bi-direktionale Excel-Integration, sodass Daten reibungslos hin und her transferiert werden können. „Ein Monatsreporting zu erstellen dauerte früher 4-5 Tage – dank der neuen Möglichkeiten mit BI und Excel-Integration benötigen wir dazu maximal einen Tag.“

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„Viele Hersteller werben mit einem Rundumsorglos-Paket – Diamant Software spezialisiert sich hingegen mit Diamant/3 auf die für uns so wichtigen Kernbereiche Rechnungswesen und Controlling und bietet uns mit dem Diamant/3 Business Controlling Modell zudem eine zentrale Datengrundlage mit umfassenden Analysemöglichkeiten, sodass wir wichtige Unternehmensbereiche schrittweise transparenter machen können.“

Christian Siewers, Kaufmännischer Leiter, Kolbe-Coloco Spezialdruck GmbH

Flexible Datenwürfelanbindung für Echtzeitabfragen

Mit Diamant/3 hingegen sind nun individuelle Datenabfragen in Echtzeit möglich: Dazu sammelt die Lösung relevante Daten aus vorgelagerten Systemen in OLAP-Würfeln und wertet diese aus. Christian Siewers und sein Team erhalten auf diese Weise unter anderem detaillierte Vertriebsinformationen zu Kunden, Aufträgen, Vertriebsmitarbeitern, Regionen, Produkten, Sparten, etc.

Für den schnellen Start in die Analysen mit Business Intelligence liefert Diamant/3 bis zu vier bereits vordefinierte OLAP-Würfel, deren vorbereitete Analysen mit den Daten aus Diamant/3 im Standard bereits befüllt werden. Neben den mitgelieferten Analysen und Berichten nutzt Kolbe-Coloco eigene Auswertungen und OLAP-Würfel, denn ein weiteres Ziel war nun, das Reporting nach und nach auf wichtige Unternehmensbereiche auszuweiten.

Hierfür integriert Diamant/3 relevante Daten aus vorgelagerten Systemen wie der Branchenlösung „PrintPlus Druck“, über die Kolbe-Coloco die gesamte Betriebsdatenerfassung und Auftragsabwicklung realisiert. Mit manuell erstellten, listenbasierten Berichten war diesen Datenmengen zuvor jedoch nicht beizukommen. „Das war mühselig – Adhoc-Analysen waren gar nicht möglich und wir benötigten bis zu einer Woche, um beispielsweise eine kundenspezifische Deckungsbeitragsrechnung zu generieren.“ Insgesamt sechs dieser Würfel sind heute im Einsatz. „Die Abfragen laufen weitestgehend automatisiert und wir erstellen die Datenwürfel mittlerweile in Eigenregie“, lobt der kaufmännische Leiter, der dafür einen zweitägigen Workshop bei Diamant Software belegt hat. „Auf diese Weise konnten wir binnen weniger Monate neben einem Finanz/Bilanz- und Kosten-/Erfolgscontrolling auch ein effektives Vertriebs- und Produktionscontrolling aufbauen.“

Transparentes Berichtswesen für den Vertrieb

So verfügt Christian Siewers schon jetzt über ein individuelles Vertriebsdashboard, das ihm täglich aktuelle Informationen zu Kunden, Umsätzen, Deckungsbeiträgen, Aufträgen, Preisen und Verfügbarkeit anzeigt. Die Vertriebsmitarbeiter werden dann täglich per E-Mail darüber informiert. Für eine bessere Übersicht werden Umsatzentwicklungen bspw. durch Liniendiagramme angezeigt und Ampeln verweisen auf eine etwaige Brisanz bei Budgets und Deckungsbeiträgen. Darüber hinaus informiert Christian Siewers den Vertriebsleiter einmal im Monat per standardisiertem Bericht, der dann dem gesamten Vertriebsteam als Feedback dient. Die abteilungsübergreifende Kommunikation habe sich durch die neuen Analysemöglichkeiten definitiv erhöht. „Früher war jedem klar, dass uns die Daten nicht zur Verfügung stehen, also wurden wir auch nicht danach gefragt“, so Christian Siewers. „Heute hat sich das absolut gewandelt – der Vertrieb weiß, dass wir schnell und flexibel an Informationen rankommen und wendet sich dementsprechend immer wieder mit konkreten Wünschen und Anregungen an uns.“

Die Zukunft sieht Christian Siewers deshalb weniger in den Standardberichten, als vielmehr in den Ad hoc-Analysen, für die Diamant/3 ihm jetzt die passende Technologie biete. Denn: „Die Daten sind logisch miteinander verknüpft und können flexibel ausgewertet werden, egal ob es sich um bestimmte Kunden oder Produktgruppen, Zielbranchen oder Länder handelt. Mit wenigen Klicks habe ich die Analyse aufgerufen und kann innerhalb kürzester Zeit die Frage beantworten.“ Ein Ziel sei, dass Vertriebsmitarbeiter bald vollständig autonom Auswertungen direkt in der BI-Oberfläche vornehmen können. Das BI-Projekt sei letztlich ein Projekt, bei dem sich schnell lukrative Erfolge einstellen würden, das aber noch weiter fortschreite. „Es geht immer um die Frage, wie man die zur Verfügung stehenden Informationen am Ende nutzt – und das ist ein Lernprozess, den wir nur gemeinsam erarbeiten können.“

Kennzahlen zu Personal, Materialeinsatz und Rüstzeiten

Ein Vorgehen, dass nun auch sukzessive auf andere relevante Unternehmensbereiche ausgeweitet werden soll. So besteht bspw. schon von Anfang an eine Integration zum Personalverwaltungsprogramm SP_Data, einem langjährigen Kooperationspartner von Diamant Software. „Als wir gesehen haben, wie perfekt beide Software-Pakete miteinander harmonieren, haben wir das im selben Zuge gleich miterworben“, so Christian Siewers, der nun bei Bedarf über das Personalcontrolling Analysen zu Personalstundensätzen, Altersstrukturen oder Urlaubszeiten anstoßen kann.

Aktuell befindet sich das Produktionscontrolling im Aufbau. Der dazugehörige OLAP-Würfel ist erstmals komplett in Eigenregie entstanden – quasi „von null auf selber“. Aus der Betriebsdatenerfassung von Print-Plus lassen sich schon jetzt wertvolle Informationen über die eingesetzten Druckmaschinen gewinnen, z. B. werden Soll- und Istwerte bzgl. der Rüst- und Druckzeiten sowie des Materialeinsatzes pro Auftrag ermittelt. „Das lässt sich unendlich weiterspinnen“, weiß Christian Siewers. „Wir ermitteln die Wirtschaftlichkeit unserer Maschinen und Materialien und können daraus Investitionsentscheidungen ableiten.“ Generell sei es auch in diesen Bereichen wichtig, proaktiv zu sein und das Berichtswesen gemeinsam weiter zu entwickeln. „Der aktive Dialog zwischen den einzelnen Entscheidungsträgern entsteht eigentlich automatisch durch das monatliche Reporting – von daher hat Diamant/3 die Transparenz im Unternehmen massiv erhöht.“

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