Anwenderbericht: Intercon Holding GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Holding Gesellschaften

Viel zu tun bei der Intercon Holding GmbH: Von Kaltenkirchen aus verwaltet die Unternehmensgruppe zentral alle buchhalterischen Abläufe – ein Pensum, das in den letzten Jahren stark angestiegen ist. Aktuell zählen Unternehmen, Internet-Start-Ups und Beteiligungen aus diversen Branchen zur Holding – u.a. eine Vermögensverwaltungsgesellschaft, eine Immobilien GmbH, eine HR-Firma mit Arbeitnehmerüberlassung und unterschiedlichste Unternehmen: Vom Baumarkt über Flugzeugbau und Medizintechnik bis hin zu Online-Anbietern für Handyhüllen und Tierfutter.

„Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten.“
Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager, Intercon Holding GmbH

Great Ideas we make fly

Wenn Banken keine Kredite geben, kommt Intercon ins Spiel und führt Neubewertungen durch - beispielsweise bei Start-Ups oder insolvenzgefährdeten Unternehmen. Die Holding unterstützt durch gezielte Investments und Knowhow. „Wir sind quasi wie eine Bank, die vielversprechende Unternehmen betreut, finanziert und weiterentwickelt. Dazu versuchen wir, unser eigenes Portfolio durch gezielte Zukäufe zu erweitern – wie die Übernahme einer HR-Firma. So können wir Mitarbeiter rekrutieren und eine langfristige strategische Planung für unsere Partner entwickeln“, präzisiert Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager.

Intensiv in Cloud – IT-Infrastruktur gespart

In der zentralen Verwaltung der Holding seien daher vor allem funktionierende Prozesse im Rechnungswesen und Controlling relevant. „Dort haben wir mit Diamant/3 eine leistungsfähige Kernanwendung, die 24/7 x 365 Tage im Einsatz ist“, bestätigt Michael Timm. „Durch die Nutzung der Cloud sparen wir uns eine eigene kostspielige IT-Infrastruktur oder gar ein eigenes Rechenzentrum und gewinnen gleichzeitig Flexibilität und interne IT-Ressourcen zur Unterstützung unseres Kerngeschäftes.“

Auf der sicheren Seite

Mit fast 15-jähriger Rechenzentrums-Erfahrung bietet Diamant Software auch modernes Cloud-Hosting als Service an – und übernimmt den gesamten Softwarebetrieb, inklusive Administration und IT-Support. Die Intercon-Mitarbeiter rufen die Lösung komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne lokale Installation. Diamant Software ist zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.

Flexibel - beliebig skalierbar – rechtskonform

„Wir profitieren von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind und über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum zertifiziert nach ISO 27001 bezogen werden“, äußert sich Michael Timm zufrieden. „So haben wir mehr Zeit für die wichtigen Dinge und müssen uns keine Sorgen machen bezüglich neuer GoBD- oder DSGVO-Richtlinien. Da wir die Lösung aus einer Hand beziehen, ist Diamant Software für die Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Und da das bei uns letztlich nicht nur für eine Firma gilt, sondern für 15 Unternehmen, lohnt sich das wirklich!“

Vorteil Pilotkunde

Aufgrund der guten, langjährigen Kundenbeziehung zu Diamant Software agiert Intercon inzwischen als Pilotkunde für neue Versionen. „Wir haben dadurch den Vorteil, dass unsere aktuelle Version um ein bis anderthalb Versionen fortgeschrittener ist, als die Software im Standardsupport - und erhalten zudem die Chance, unsere Anforderungen an eine moderne Software einbringen zu können.“

Sorgen, dass es während des Pilotprojekts noch nicht optimal läuft, bestätigten sich nicht. „Wir haben bei der Umsetzung nur positive Erfahrungen gemacht. Wir hatten einen klaren Plan, wo die Reise hingehen soll, und es gab nichts, was im Vorfeld nicht mit den Fachleuten von Diamant Software besprochen wurde. In dem gesamten Prozess waren wir von Anfang an auf Augenhöhe eingebunden.“

Die Zusammenarbeit umfasste u.a. mehrere Vor-Ort-Termine. Mit dem Intercon-Pilotteam wurden sogar Eye-Tracking-Tests vorgenommen, um Masken möglichst intuitiv an den Bedürfnissen der Anwender auszurichten.

Ganzheitliches und rechtssicheres Konzernmanagement

Mit 15 Mandanten profitiert Intercon insbesondere von der integrierten Konzernbuchhaltung. „Das Konzernmanagement sowie der Konzernabschluss haben uns jahrelang graue Haare bereitet, da wir letztlich alles in Excel zusammenführen mussten. Mit der einen Firma klappte das mehr, mit der anderen weniger“, erinnert sich Michael Timm. „Das war der Punkt, an dem wir gesagt haben, so funktioniert das nicht. Wir benötigten ein Werkzeug, das diesen Vorgang komplett und exakt durchführen kann – mit dem man sofort erkennt, welche Auswirkungen Änderungen auf das gesamte Konzernmanagement haben.“

15 Mandanten schnell und einfach konsolidieren

Mit der Cloudlösung vermag Intercon nun 15 Mandanten komfortabel in einem Konzernmandanten zu konsolidieren. Erhebliche Vereinfachungen ergeben sich durch die Synchronisation zentraler Stammdaten. „Wenn wir jetzt Änderungen im Konzernmanagement herbeiführen, merken wir die Auswirkungen sofort. Dadurch haben wir deutlich weniger Aufwand in der Nachbearbeitung und es werden quasi keine Fehler mehr gemacht.“

Per Tastendruck Geschäftsbereiche miteinander vergleichen

Die Strukturen in der Software bieten das perfekte Gerüst für einen schnellen Jahresabschluss. Umsatz, Kosten und Rentabilität der einzelnen Mandanten lassen sich direkt vergleichen und der Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens genau bestimmen. „Manche Unternehmen grämen sich zum Jahresabschluss. Wir nicht, weil wir alle aktuellen Daten monatlich haben“, erklärt Michael Timm. „Am Monatsende erhalten wir per Tastendruck die gleichen Zahlen, wie andere am Jahresabschluss, nur eben auf Monatsbasis. Am Jahresende reicht dann ebenfalls ein Tastendruck und dann heißt es nicht Monatsabschluss, sondern Jahresabschluss. So können wir im Bedarfsfall immer rechtzeitig gegensteuern.“

Wirtschaftsprüfung komfortabel abwickeln

Veränderungen in den Firmenstrukturen oder weiteres Wachstum sind nun auch für Dritte leicht nachvollziehbar. Auch der für Intercon zuständige Finanzbeamte war von den neuen Möglichkeiten angetan: „Früher mussten wir dem Wirtschaftsprüfer wochenlang Papier vorlegen. Das ist nun vorbei. Mit dem integrierten digitalen Prüferarbeitsplatz hat er alle relevanten Informationen vor sich. Er kann diese via dezentralem Zugriff von der Finanzbehörde aus prüfen. Das geht für alle Beteiligten wesentlich schneller. Einer der Beamten meinte sogar, er käme nächstes Jahr überhaupt nicht mehr zu Prüfung vor Ort, da er auch alles von seinem Arbeitsplatz im Finanzamt komfortabel prüfen kann.“

Papierloses Büro dank Rechnungseingangsmanagement und revisionssicherer Ablage

Auch die von Intercon pilotierte revisionssichere Ablage aus der Cloud war ein wichtiger Schritt nach vorn. Zuvor nutzte die Holding bereits das integrierte Rechnungseingangsmanagement. E-Rechnungen wie Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen digitalisiert durch das Unternehmen schleusen. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Belege stets die richtigen Empfänger erreichen und ordnungsgemäß abgezeichnet werden können. Verschollene Rechnungen und überfüllte Ordner gehören der Vergangenheit an. Da die Daten „in real time“ digital vorliegen, behält die Buchhaltung jederzeit die Kontrolle über Liquidität und im Umlauf befindliche Rechnungsdaten. „Die erweiterten digitalen Funktionen und die darauf basierenden Zeiteinsparungen von bis zu 65 Prozent bringen uns einen großen Schritt nach vorne und führen zu einem schnellen Return on Invest“ konstatiert Michael Timm. „Intern bewegen wir kaum noch Papier und aufgrund der erhöhten Transparenz sind wir mit relativ wenigen Mitarbeitern in der Lage, 15 Mandanten zu handhaben – auch bei Urlaubsvertretung oder im Krankheitsfall.“

Revisionssicher in der Cloud archivieren

Anschließend lassen sich die Belege mithilfe der revisionssicheren Ablage in der Cloud komfortabel und rechtskonform archivieren. Bei Intercon übernimmt die revisionssichere Ablage längst alle Eigenschaften eines regulären Dokumentenmanagementsystems. „Welche Lösung hat schon ein eigenes Ablagesystem und eigene Archivierungsfunktionen?“ fragt Michael Timm zufrieden. „Jeder von uns verwaltete Vorgang endet letztlich in einer Rechnung, von daher ist die revisionssichere Ablage in Diamant/3 für uns das ideale Archivierungswerkzeug, bei dem wir sämtliche Informationen des Rechnungswesens rechtskonform hinterlegen und bis auf Belegebene hinunter scrollen können.“

Hohe Kosteneffizienz dank Cloudlösung

Auch die nächsten Pläne stehen schon fest. Gerade sei man dabei, mit Hilfe des Diamant Business Connectors (DBC) die Integration zu den diversen Vorsystemen zu optimieren und zu vereinheitlichen - um z.B. unternehmensrelevante Informationen konsistent aus den ERP-Lösungen zu gewinnen. Auch will die Holding das E-Payment einiger Unternehmen in das Diamant/3 Rechnungswesen und Controlling einbinden. Entsprechende Schnittstellen zu allen großen E-Payment-Bezahldiensten (z.B. PayPal oder Klarna) bietet Diamant/3 schon im Standard. „Wir haben bereits eine Marktanalyse durchgeführt – Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten“, so Michael Timm zufrieden.

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