Anwenderbericht: Industrie- und Handelskammer Arnsberg

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für die Industrie- und Handelskammer

Wie die meisten der deutschen Industrie- und Handelskammern steuert auch die IHK Arnsberg ihre Geschäftsprozesse mit „EVA“. Die integrierte Branchensoftware wurde von der IHK-GfI entwickelt und bildet als Komplettlösung sämtliche Geschäftsprozesse einer IHK ab. Die Cloud Lösung wird im Rechenzentrum der IHK-GfI betrieben. EVA umfasst das Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling, bei den IHKs „EVA Rewe“ genannt. Die Arnsberger fahren zweigleisig: Sie nutzen zusätzlich Diamant/3 für zwei eigenständige Bildungsinstitute in der Rechtsform einer GmbH. Beide Varianten - mit und ohne EVA-Anbindung - arbeiten integriert.

"Es kostet mich einen Tastendruck und die Berichte sind mit tagesaktuellen Daten befüllt."
Alexander Hennecke, Geschäftsbereichtsleiter Recht, Finanzen und Services, IHK Arnsberg

Dynamisches Duett

Alexander Hennecke, Geschäftsbereichsleiter Recht, Finanzen und Services der IHK Arnsberg, kann mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement und der Excel-Integration von Diamant Software zahlreiche Prozesse sicherer und schneller gestalten.

Rechnungseingangsprozess nachvollziehbar

Die IHK Arnsberg hält Diamant Software schon seit fast 30 Jahren die Treue. Da das Diamant Lösungsportfolio auf einer modularen, webbasierten IT-Architektur aufbaut, lässt sich die Software jederzeit flexibel auf neue Anforderungen ausrichten. Mit dem neuesten Meilenstein – dem integrierten Rechnungseingangsmanagement - ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen: „Das integrierte Rechnungseingangsmanagement kann man nur wärmstens jedem empfehlen,“ urteilt Alexander Hennecke. Sein Haus nutzt als eine der ersten IHKs diese Lösung. Ihn überzeugt vor allem der leicht nachzuvollziehende, strukturierte Rechnungseingangsprozess: Die komplette Rechnungseingangspost wird mit einem Barcode versehen, im Stapel gescannt und in der Software erfasst. Die Buchhaltung hat jederzeit im Blick, welche Rechnungen im Haus sind und wer sie gerade bearbeitet. Die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende. Das forciert Transparenz, Geschwindigkeit und Prozesssicherheit gleichermaßen. Die Ablage erfolgt in einem angebundenen DMS/Archivsystem. „Das ist wesentlich besser als vorher,“ so das Fazit. Pro Monat fallen bei der IHK rund 500 Rechnungen an.

Bewährungsprobe während der Jahresplanung

In Sachen Finanzmanagement nutzen Alexander Hennecke und sein Team aber auch die Tabellenkalkulation Excel. Bei allen Vorteilen, die Excel bietet, gab es ein großes Manko: „Der Datenabgleich zwischen dem Diamant/Rechnungswesen und den Tabellenwerken fraß jede Menge Zeit und verursachte auch immer wieder Fehler, die dann mühsam korrigiert werden mussten.“ Ein Manko, das der Vergangenheit angehört, seit die IHK Arnsberg die bi-direktionale Excel-Integration von Diamant im Einsatz hat. Ihre erste große Bewährungsprobe hatte sie, als im Sommer die Planung für das Kalenderjahr nächste Kalenderjahr anstand. Für die Erstellung ihres Wirtschaftsplans nutzen die Arnsberger eine Excel-Vorlage, die sich am Musterkontenrahmen für IHKs orientiert. Für die Planungsrechnungen werden dabei als Basis in der Vorlage Informationen aus dem Rechnungswesen benötigt. „Früher wurden Listen mit den Ist-Daten aus Diamant erstellt und anschließend manuell in vorbereitete Excel-Sheets eingegeben“, sagt Alexander Hennecke. Eine Arbeit, die nun überflüssig geworden ist. Denn dank der Integration wurden die Daten automatisch aus dem Rechnungswesen ausgelesen und direkt in die dafür vorgesehenen Zellen in die Vorlage geschrieben.

Planwerte berechnen

Auf Basis dieser Zahlen konnte der Bereichsleiter dann in Excel die Planwerte für das nächste Geschäftsjahr berechnen. „Die Planwerte konnte ich dann ebenfalls ohne weiteres Zutun nach Diamant zurück schreiben. Das Rechnungswesen erzeugte daraus schließlich die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung, die ich unseren Gremien zur Besprechung vorlegen konnte“, erläutert Alexander Hennecke. Dass die Integration damit ihre Bewährungsprobe erfolgreich bestanden hat, zeigt nicht nur die Tatsache, dass der Datenaustausch völlig fehlerfrei über die Bühne ging. Auch der Zeitfaktor lässt sich durchaus sehen: „Wir konnten beim Planungsprozess bis zu drei Manntage Aufwand einsparen.“

Ad-hoc-Anfragen gelassen entgegennehmen

Die Integration bewährt sich aber auch beim Reporting. Im Rahmen der regelmäßigen Quartalsberichterstattung versorgt das Finanzmanagement der IHK Arnsberg die Hauptgeschäftsführung mit Reports, die in komprimierter Form die gegenwärtige Lage beschreiben: Wie entwickeln sich die aktuellen Zahlen im Vergleich zum Plan? Gibt es Abweichungen, drohen Fehlentwicklungen? Schon seit jeher nutzen Alexander Hennecke und seine Kollegen für diese Berichte Excel-Vorlagen, weshalb sich die Integration natürlich auch hierbei als schlagkräftiges Tool erweist. Den entscheidenden Nutzen liefert sie aber nicht bei der Quartalsberichterstattung, sondern bei den häufigen Ad-hoc-Anfragen der Hauptgeschäftsführung. Sorgten die „Wie sieht’s denn im Moment gerade aus?“-Wünsche früher für Großalarm, können sie heute ganz gelassen entgegengenommen werden: „Es kostet mich einen Tastendruck, und die Berichte sind mit tagesaktuellen Daten befüllt."

 

Kontakt