Anwenderbericht: IDEAL Lebensversicherung a. G.

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Versicherungen

Die IDEAL Lebensversicherung a.G. vertraut im Rechnungswesen seit vielen Jahren auf Diamant Software.  Mit Sitz am ehemaligen Checkpoint Charlie in Berlin ist Gesellschaft auf Versicherungen für Senioren spezialisiert und bietet aktuell Lebens- Unfall- und Schadensversicherungen an. Die integrative Lösung Diamant/3 Rechnungswesen+Controlling trägt u.a. aktiv zur Konsolidierung und Jahresabschlussverwaltung des Konzerns bei. Keine leichte Aufgabe – insgesamt müssen 22 Mandanten, darunter zwei Versicherungsgesellschaften, eine Sterbekasse und ein Bestattungsunternehmen zusammengeführt werden. In der Diamant/3 Anlagenbuchhaltung gelingt es dem Versicherer zudem, über 8.000 Wirtschaftsgüter flexibel zu verwalten.

"Seitdem wir Diamant/3 nutzen, können wir unseren gesamten Anlagenbestand komfortabel einpflegen und effizient verwalten. Wir erhalten alle wesentlichen Informationen auf einen Blick und sind zudem auf der rechtlich sicheren Seite.“
Jürgen Krafczyk, IT-Koordinator Bereich Finanzen, IDEAL Lebensversicherung a.G.
Komplizierte Abläufe einfach & transparent abbilden

Der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit – Kunden sind gleichzeitig auch Mitglieder – kann auf eine langjährige Tradition zurückblicken. So wurde er bereits 1913 als „Volksfeuer-Bestattungsverein zu Groß-Berlin“ mit dem Ziel gegründet, einer breiten Bevölkerungsschicht eine würdige Bestattung zu ermöglichen. Heute ist die IDEAL ein moderner Serviceversicherer mit unabhängigen Vermittlern. Über seine rund 10.000 Vertriebspartner vertreibt er umfassende Versicherungsprodukte. Mit dem 100%igen Tochterunternehmen Ahorn AG gehört darüber hinaus der führende deutsche Bestattungsdienstleister zu dem mittelständischen Konzern.

Viel zu tun also, für die zentrale Finanzbuchhaltung des Versicherers: Von den rund 300 Angestellten arbeiten derzeit 10 Mitarbeiter im Rechnungswesen. Unterstützt werden sie dabei von Diamant/3 Rechnungswesen + Controlling. Die Software aus Bielefeld sorgt für ein reibungsloses Tagesgeschäft, trägt aktiv zur Konsolidierung bei und kann mit dem hohen Wachstumstempo der IDEAL Schritt halten.

Seit vielen Jahren zufriedener Kunde

Die Entscheidung für Diamant Software fiel bereits 2005. Diamant/2 löste damals ein Altsystem ab, u.a. weil die Funktionalitäten innerhalb der Anlagenbuchhaltung nicht mehr ausreichten. So berücksichtigte die bisherige Lösung keine deutschen Sonderregeln wie beispielsweise §6b EStG-Abschreibungen (Reinvestitionsrücklage im Einkommensteuerrecht). 2012 wechselte der Versicherer dann auf Diamant/3, um neue Funktionalitäten nutzen zu können. „Wir setzen Diamant jetzt schon seit 12 Jahren ein und sind sowohl mit dem Produkt als auch den Leuten dahinter sehr zufrieden“, so Jürgen Krafczyk, langjähriger IT-Koordinator im Bereich Finanzen bei der IDEAL Lebensversicherung. „Die Lösung bietet sämtliche Voraussetzungen für ein modernes Rechnungswesen und Controlling, wird stetig weiterentwickelt und bei Problemen reicht ein Anruf, um kompetente Hilfe zu erhalten.“

Transparenz und Rechtssicherheit in der Anlagenbuchhaltung

Bei über 8.000 Wirtschaftsgütern nutzt IDEAL die Anlagenbuchhaltung sehr umfangreich: Büromöbel und Ausstattungsbedarf werden dort nicht geleast, sondern ausschließlich gekauft und über die Jahre abgeschrieben. Auch verfügt der Versicherer über diverse Immobilien als Kapitalanlage und verwaltet zusätzlich den kompletten Fuhrpark des Bestattungsunternehmens Ahorn AG über die Anlagenbuchhaltung. Mit diesen Anforderungen im Gepäck entschied sich IDEAL schließlich für Diamant Software. Die Best-of-Breed-Lösung nutzen aktuell über 30.000 Anwender bei ihrer täglichen Arbeit.

Anlagegüter komfortabel und effizient verwalten

An der gesamten Entwicklung maßgeblich beteiligt war Jürgen Krafczyk: „Seitdem wir Diamant/3 nutzen, können wir unseren gesamten Anlagenbestand komfortabel einpflegen und effizient verwalten.“ Von der benutzerfreundlichen und intuitiven Systemoberfläche seien die Mitarbeiter im Rechnungswesen sofort überzeugt gewesen. „Heute erhalten wir alle wesentlichen Informationen auf einen Blick und sind zudem auf der rechtlich sicheren Seite.“ So lassen sich über das Programm mit wenigen Klicks die Stammdaten zum Wirtschaftsgut, die handelsrechtlichen, steuerrechtlichen oder kalkulatorischen Abschreibungsdaten, Kostenstellen, sowie sämtliche Versicherungsdaten und Unterlagen als PDF (Kaufvertrag etc.) direkt zum jeweiligen Wirtschaftsgut anzeigen.

Hohe Integrationsfähigeit für nahtlose Workflows

Außerordentlich hilfreich ist in dem Zusammenhang auch die hohe Integrationsfähigkeit der Software: Diamant/3 hält bereits im Standard Schnittstellen zu allen gängigen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) vor, so auch zu der von IDEAL verwendeten Archivlösung Saperion, mit der vor allem der Rechnungseingang archiviert wird. „Die Anbindung ist bi-direktional, sodass sämtliche relevanten Informationen schnell und sicher von Diamant/3 in unser Archivsystem gelangen und von dort aus auch wieder abgerufen werden können“, lobt der IT-Koordinator und präzisiert:

„Mittels des Barcodes erfolgt eine eindeutige Zuordnung. Damit erhalten wir über die entsprechende Verlinkung den Zugriff auf das Saperion-Archiv. Das Rechnungsbild wird mit einem Klick - passend zum Beleg - aus dem DMS aufgerufen und in Diamant/3 angezeigt. Wir können z.B. auch einen Kaufvertrag scannen und an das Wirtschaftsgut anhängen, von dort hat man dann ebenfalls Zugriff auf die gescannte Eingangsrechnung sowie auf den Beleg in der Finanzbuchhaltung – das funktioniert sehr gut über Webservices.“

Schnelle Wege zur Konsolidierung

Mittels der Diamant/3 Konzernbuchhaltung lassen sich zudem sämtliche Geschäftsbereiche, Kapitalanlagen und Tochterunternehmen flexibel strukturieren, darstellen und auswerten. Die Software unterteilt dazu die Kostenstellen übersichtlich nach Geschäftseinheiten sowie - nach ihrem Leistungsangebot - in Geschäftssparten (bspw. Lebens- und Sachversicherung). „Indem Diamant/3 gewisse Abhängigkeiten automatisch prüft, machen wir weniger Fehler“, führt Jürgen Krafczyk aus. Schließlich ginge es bei der Jahresabschlussverwaltung unter anderem darum, auf Konzernebene eine Lebensversicherung, eine Sachversicherung und eine Sterbekasse zusammenzuführen. „Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sieht hier unterschiedliche Regelungen vor. Wenn bestimmte Konten nicht für ein Unternehmen zugelassen sind, dann zeigt uns die Software das sofort an.“

Zahlreiche Auswertungs- und Organisationsmöglichkeiten

Per Mausklick erhält das Team um Jürgen Krafczyk aktuelle Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen. „Wir haben insgesamt 22 Gesellschaften für die wir jährlich einen Konzernabschluss erstellen müssen“, erklärt der IT-Koordinator. „Mit Diamant/3 können wir ein effektives Konzernmanagement betreiben und beliebig viele Konsolidierungsebenen anlegen sowie diese bis ins kleinste Detail abbilden.“

Berücksichtigung unterschiedlicher Rechtskreise

Von Vorteil ist außerdem, dass die Konzernbuchhaltung in Diamant/3 unterschiedliche Rechtskreise berücksichtigt. Abschließende Auswertungen enthalten getrennte Konten nach allen gültigen Bestimmungen des Handelsrechts, Steuerrechts und gemäß der IFRS (International Financial Reporting Standards). So wird schon bei der Belegerfassung programmseitig geprüft, ob alle an dem Beleg beteiligten Sachkonten identische Rechtskreise oder identische Kombinationen von Rechtskreisen aufweisen. „Die Rechtskreise nutzen wir natürlich voll aus. Dadurch, dass wir die einzelnen Objekte zentral führen und die Software automatisch die Abhängigkeiten der Sachkonten prüft, können wir fehlerfrei und effizient arbeiten, was ohne Diamant/3 so gar nicht möglich wäre.“

Service auf Augenhöhe

Von der Entscheidung, mit Diamant Software im Rechnungswesen zu arbeiten, ist der Versicherer auch zwölf Jahre später noch überzeugt. Ausschlaggebend sei hierfür auch die partnerschaftliche Kundennähe des Bielefelder Anbieters. „Die Nähe zum Kunden ist sicherlich ein großer Vorteil, den wir genießen“, so der langjährige IT-Koordinator Jürgen Krafczyk. Den Support nutzen die Berliner mindestens einmal im Monat. Einige Mitarbeiter kennt Krafczyk über die Jahre schon persönlich und in den meisten Fällen bekomme man bereits über die Hotline eine schnelle Lösung präsentiert.

„Andere haben ihren Support in Indien. Wenn wir da anriefen, dann saß am anderen Ende der Leitung jemand, mit dem wir noch nie gesprochen hatten und der auch unser Unternehmen nicht kannte – das war natürlich schon schwierig.“ Diamant Software unterscheide sich davon stark: „Die kennen uns und unsere Versicherung und wir müssen nicht lange ausholen, sondern können direkt auf den Punkt kommen – das ist ein Riesenvorteil.“

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