Anwenderbericht: Heron Gruppe

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
in Österreich

Aus dem ursprünglichen Sondermaschinen- und Steuerungsbauer Heron aus Österreich wuchsen fünf selbstständige Unternehmen hervor. Die Mutter Heron dient als Dienstleister für Coaching, Personalentwicklung, Finanzen und Produktentwicklung. In der neuen Firmenzentrale, der „Heron Ideenfabrik“, steht den Unternehmen ein inspirierendes Ambiente unter einem Dach zur Verfügung.

"Wenn in Spitzenzeiten Überstunden nötig werden, können diese bei uns auch von zu Hause aus geleistet werden. Eine Möglichkeit, von der unsere Buchhalter dank Diamant/3 bereits Gebrauch machen."
Alexander Berchtold, Leiter Rechnungswesen, Heron Gruppe

Automatisierungs-Spezialist setzt auf Diamant/3

Alte Finanzbuchhaltung komplett abgeschottet

„Unsere alte Software verfügte zwar über eine Finanzbuchhaltung, diese war aber komplett abgeschottet vom Rest des Systems und ermöglichte keinen Zugriff auf die Datenbank“, beschreibt Rechnungswesen-Leiter Alexander Berchtold. Die Folge: Die Buchhaltung war oft nicht auf dem aktuellen Stand, viele Daten mussten mühsam und fehleranfällig doppelt erfasst werden.

Anforderungen an die Rechnungswesen- und Controlling Lösung

Gesucht wurde deshalb ein Programm, das zwei zentrale Anforderungen erfüllen musste: die Integration mit dem ERP-System der Gruppe und eine einfache Benutzerführung. Fündig wurde man schließlich in Deutschland: Diamant/3 basiert durchgängig auf Web-Technologien. Die offene Architektur ermöglicht, das Programm einfach mit der ERP-Lösung zu integrieren: Beide Systeme tauschen sich über Web-Services in Echtzeit aus: beispielsweise Rechnungsdaten, offene Posten oder Kreditlimits. Die Zeiten, in denen Daten doppelt erfasst werden mussten, sind damit passé. Die Übergabe der Rechnungsdaten erfolgt gesammelt einmal pro Tag vom ERP-System an Diamant. „So bekommt unsere Buchhaltung eine hervorragende Kontrollmöglichkeit“, erläutert der Rechnungswesen Leiter. „Wird eine Rechnung versehentlich zu früh ausgestellt oder ist eine falsche Steuer aufgeführt, lassen sich solche Fehler mit geringem Aufwand beheben, bevor diese Daten in das Rechnungswesen übernommen werden.“

Nahtlose Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline

Dass es sich um die Lösung eines deutschen Herstellers handelt, war kein Problem. Die österreichische Version von Diamant/3 erfüllt landesspezifische Anforderungen: So kann die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über FinanzOnline abgegeben werden, die E-Government-Anwendung des österreichischen Bundesministeriums für Finanzen. Aus Diamant/3 heraus lassen sich die Umsatzsteuermeldedaten direkt online an die Finanzbehörde übertragen. Das Formular sowie die zugehörigen Protokolle stehen daneben zur Kontrolle und Archivierung zusätzlich als Ausdruck zur Verfügung.

Externer Zugriff ohne Client-Installation

Die webbasierte Lösung ermöglicht es zudem, die Arbeit von unterwegs oder im Home-Office zu erledigen. Um mit Diamant Software zu arbeiten, benötigt man keine Client-Installation, sondern lediglich einen Rechner mit Internetverbindung und Web-Browser.

Für die Zukunft gerüstet

Durch den modularen Aufbau sind die Österreicher mit Diamant Software auf jeden Fall für die Zukunft gerüstet: Da das Lösungsportfolio auf einer modularen, webbasierten IT-Architektur aufbaut, lässt sich die Software jederzeit flexibel auf neue Anforderungen ausrichten. Mit dem neuesten Meilenstein – dem integrierten Rechnungseingangsmanagement - ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen: Überzeugt hat vor allem der leicht nachzuvollziehende, strukturierte Rechnungseingangsprozess: Die komplette Rechnungseingangspost wird mit einem Barcode versehen, im Stapel gescannt und in der Software erfasst. Die Buchhaltung hat jederzeit im Blick, welche Rechnungen im Haus sind und wer sie gerade bearbeitet. Die Suche nach verlorenen Rechnungen hat ein Ende. Das forciert Transparenz, Geschwindigkeit und Prozesssicherheit gleichermaßen.

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