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Anwenderbericht: Die Haftpflichtkasse VVaG

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Versicherungsgesellschaften

„Von den vorgestellten Systemen stach Diamant am stärksten hervor“, erinnert sich Rechnungswesenleiter Matthias Wittek. „Die Freiheiten, die Diamant bietet, habe ich bisher bei keiner anderen Business-Software gesehen. Als Anwender kann ich mir das Programm exakt so einrichten, wie ich es benötige – und zwar ohne dafür externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.“ Der digitale Wandel beginnt für ihn da, wo sich Prozesse grundlegend optimieren lassen:

„Speziell im Rechnungswesen gilt es, mehr Standardprozesse zu schaffen. Diamant integriert sich nahtlos in unsere Systemlandschaft und unterstützt uns, repetitive Tätigkeiten in automatische Prozesse zu überführen.“
Matthias Wittek, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Haftpflichtkasse VVaG

Gefühl, jederzeit bestens aufgehoben zu sein

„Bisher mussten wir uns viele kleine Behelfswege überlegen. Wir fürchteten, dass dies bei der Umstellung Schwierigkeiten bereitet, da es eben keine Standardgeschäftsprozesse sind.“ Letztlich hat Diamant diese Workarounds nahtlos überführt: „Wir hatten das Gefühl, jederzeit bestens aufgehoben zu sein. Das Consulting brachte hervorragendes Fachwissen mit. Am Ende hat uns die Beraterin das System exzellent konfiguriert, sodass wir heute wirklich jeden manuellen Prozess voll automatisiert aus der Software heraus anstoßen können“, erklärt Matthias Wittek.

„Im Handumdrehen neue Geschäftsfelder hinzufügen“

Die bisherige Lösung konnte keine spartenbezogene Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erzeugen. Mit Diamant hingegen lassen sich Unternehmen aus zwei Perspektiven flexibel strukturieren, darstellen und auswerten. Zum einen nach organisatorischen, geografischen Merkmalen in Geschäftseinheiten und darüber hinaus nach sachlichen Strukturen wie dem Leistungsangebot in Geschäftsfeldern. Ein Mandant umfasste bei Einführung 13 Geschäftseinheiten. Inzwischen ist noch ein zweiter Mandant (eine Tochtergesellschaft) hinzugekommen. „Wir können nun im Handumdrehen neue Geschäftsfelder hinzufügen“, erklärt Matthias Wittek zufrieden. „Auch sind wir in der Lage, vollautomatisierte Berichte direkt aus unseren aktuellen Rechnungswesendaten zu erzeugen. Zuvor mussten wir diese mühselige manuell erstellen – was häufig zu Fehlern führte. Dadurch sparen wir sicherlich 3 Stunden im Monat.“

Nahtlose Integration vorgelagerter Systeme

Neben den Altdaten galt es, viele vorgelagerte Systeme zu integrieren. Allerdings fehlten eigene Entwicklerkapazitäten. Um alles in kurzer Zeit hinzubekommen, wurde umfangreich der Diamant Business Connector genutzt. Die Integrationslösung vernetzt Diamant mit weiteren Systemen. Sogar die Anbindung des Bestandsführungssystems (9 unterschiedlichen Schnittstellen) war mit dem DBC schnell eingerichtet. Auch die Lohnbuchhaltung ist erfolgreich angebunden. „Zuvor mussten wir mit Auswertungen aus dem Lohnsystem arbeiten und die Zahlen addieren und interpretieren. Das übernimmt jetzt alles Diamant für uns. Was uns früher bis zu zwei Tage im Monat kostete, dauert heute lediglich Minuten“.

Die Haftpflichtkasse arbeitet außerdem mit einem Asset Management System. Dort sind circa 300 Kapitalanlagen hinterlegt. „Jede Buchung, jede Zinszahlung, jeder Erwerb und jede Tilgung war bislang manuell doppelt zu buchten - im Nebenbuch und im Hauptbuch. Die Fehler dabei, wie Zahlendreher bei den Konten, haben wir dank der integrativen Diamant-Lösung nun nicht mehr. Heute wird alles komfortabel per Schnittstelle eingelesen. Das ist eine ganz enorme Erleichterung, mit der wir sicherlich einen halben Arbeitstag einsparen.“

Automatisierte Umsatzsteuer-Voranmeldung

Der Versicherer hatte bisher ohne Steuerschlüssel gebucht. Also mussten steuerrelevante Sachverhalte auf separaten Konten geführt werden. Diese Konten wurden dann manuell ausgegliedert, um die Beträge in die Umsatzsteuervoranmeldung bei Elster online eintragen zu können. Nun definiert man hingegen einmal einen Steuerschlüssel für alle Sachverhalte und hinterlegt diesen bei den Konten als Pflichtfeld. „Heute wird die Voranmeldung automatisch ausgeführt. So sparen wir sicher einen halben Arbeitstag. Mühseliges Zusammensuchen entfällt. Alles läuft absolut fehlerfrei und wir brauchen kein umfangreiches Vier-Augen-Prinzip mehr.“

Digitaler Rechnungseingang mit revisionssicherer Ablage

Grundlegend optimiert ist auch der Rechnungseingang „Das hatte ich mir komplizierter vorgestellt“, so Matthias Wittek. „In einem Termin wurde ein vollständig automatisierter Workflow eingerichtet. Seitdem funktioniert das hervorragend.“: Eingehende Belege werden gescannt und gelangen so ins System. Buchhalter kontieren die Rechnung vor, die Verantwortlichen erhalten automatisch eine Freigabe E-Mail. „Wir werden jetzt vollumfänglich bei Erfassung und Fristenkontrolle unterstützt. Dank Diamant können wir sogar Rechnungen im Umlauf ins Berichtswesen einbeziehen.“
Alle Belege sind in der Cloud revisionssicher archiviert. „So sind die Belege direkt auf der Oberfläche eingebunden. Wenn ich im Buchungsjournal von einer Buchung zur nächsten springe, aktualisiert sich sogar die Beleganzeige automatisch.“

Enorme Arbeitseinsparungen bei der Anlagenbuchhaltung

Die Diamant Anlagenbuchhaltung ist eng mit der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung verknüpft. Sie sorgt für einen vollständigen, verlässlichen Überblick zum tatsächlichen Wertefluss und Investitionsstand „Heute drücken wir eine Taste und das Anlagenbuch wird in die Sachkonten des Hauptbuches überführt. Alles ist nahtlos eingebunden. Im alten System fiel die Arbeit quasi doppelt an. Allein hier sparen wir zwei Manntage im Monat.“

Kennzahlen auf Knopfdruck statt jährlich

Eine Kosten- und Leistungsrechnung sollte transparent und aussagekräftig sein. Schließlich geht es um entscheidende Kennzahlen für die Steuerung des Unternehmens. Diamant bietet vielfältige Möglichkeiten, von der Ist-Kostenrechnung bis zur flexiblen Grenzplankostenrechnung. „Bislang war das so zeitaufwändig, dass wir genau einmal im Jahr zum Jahresabschluss dazu kamen. Von den Ergebnissen waren wir manchmal überrascht“, erläutert Wittek. „Durch Diamant ist das deutlich transparenter. Ich bekomme sämtliche Informationen auf Tastendruck tagesaktuell geliefert.“

Zeit für die wesentlichen Aufgaben

Ein großer Vorteil ist die Multitasking-Fähigkeit der Software. „Bisher dauerte ein Zahlungslauf drei Stunden und das System war blockiert. Heute können wir einfach weiterarbeiten und der gesamte Vorgang ist nach zehn Minuten durch. Da die Software uns so gut entlastet, können wir jetzt dort anpacken, wo bislang Kapazitäten fehlten. Drei Bilanzbuchhalter arbeiten besonders intensiv mit Diamant: „Einer kann jetzt zusätzlich unsere Tochtergesellschaft überwachen und buchen. Einer unterstützt mich nun bei der qualitativen Berichterstattung und steuerlichen Fragestellungen erheblich. Das ist wirklich eine spürbare Erleichterung, die sich im gesamten Unternehmen bemerkbar macht.“, so Wittek abschließend.