Gebr. Röders AG


Branche: Textilgewerbe
Anzahl der Mitarbeiter: 125
Kunde seit: 2005

Papierordner sind heute Fehlanzeige

Daniel Rabe, Leiter Rechnungswesen und Controlling, sorgt bei der Gebr. Röders AG für eine effiziente Rechnungsfreigabe und hat Papierbelege abgeschafft.

„Früher hatten wir immer etwa 20 dicke Ordner mit Eingangsrechnungen pro Jahrgang. Die gibt es heute nicht mehr“, sagt Daniel Rabe, Prokurist sowie Leiter Rechnungswesen und Controlling der Gebr. Röders AG. Das mittelständische Unternehmen aus Soltau in der Lüneburger Heide produziert mit seinen 125 Mitarbeitern hochspezialisierte Textilanwendungen. Experte ist Gebr. Röders beispielsweise in der Herstellung von technischen Nadelfilzen und Filtermedien sowie bei der Konzeption innovativer Nadelfilzschläuche zur grabenlosen Rohrsanierung.

Diamant nutzen Daniel Rabe und seine Kollegen im Rechnungswesen und Controlling schon seit einigen Jahren. Um weitere Prozessoptimierungen bei der Bearbeitung von Eingangsrechungen zu erreichen, haben sie ihr System jüngst weiter aufgerüstet: Zum einen führte Gebr. Röders das webbasierte Rechnungseingangsbuch ein, außerdem verknüpfte man Diamant über die vorhandene Standardintegration mit dem elektronischen EASY Archiv. „Ein Projekt, das sich in jeder Hinsicht gelohnt hat“,  berichtet Daniel Rabe, „denn wir können hier wirklich zahlreiche positive Effekte verzeichnen.“

Wie viele Verbindlichkeiten sind im Haus unterwegs?

Zum Beispiel durch aktuellere Informationen: Geht bei Gebr. Röders eine Rechnung ein, wird sie im Rechnungseingangsbuch vorerfasst und durchläuft dort den Freigabeprozess über die sachlich-rechnerische Prüfung und Vorkontierung bis hin zum Buchen. Eine Übersicht führt alle vorerfassten Belege auf, grafische Ampeln zeigen, in welchem Stadium sich die Freigabe der Rechnung gerade befindet. „Wir wissen jetzt nicht nur jederzeit, wie viele Verbindlichkeiten gerade bei uns im Haus unterwegs sind“, freut sich der Controllingleiter, „Wir werden auch darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Rechnung übermäßig lange unterwegs ist, können sehen, wo sie gerade liegt und gegebenenfalls nachhaken.“

Ein weiterer Vorteil: Durch die nahtlose Integration des Eingangsbuchs stehen die Informationen in sämtlichen Bereichen von Rechnungswesen und Controlling zur Verfügung. Zweimal pro Woche erzeugt Diamant eine Zahlungsvorschlagsliste, die auch sämtliche Verbindlichkeiten enthält, die innerhalb der Skontofrist sind – und bezieht dabei auch die vorerfassten Belege mit ein. Ebenso bares Geld ist die Integration bei der Liquiditätsplanung wert: „Da Diamant beim Erstellen von Liquiditätsprognosen auch die noch nicht gebuchten Belege heranzieht, sind die Vorschauen nun noch ein Stück realistischer“, weiß Daniel Rabe.

Platz, Zeit und Geld gespart

Sind die Rechnungen gebucht, werden sie gescannt, an das revisionssichere elektronische Archiv übergeben und mit Hilfe eines Barcodes mit dem zugehörigen Datensatz in Diamant verknüpft. „Das funktioniert richtig gut. wir müssen gar kein Papier mehr aufheben und sparen uns dadurch nicht nur Platz und Geld für Kopien“, freut sich der Rechnungswesenleiter, „Auch der Weg zum Ablagesystem und das mühsame Heraussuchen von Belegen entfällt.“ Stattdessen lassen sich die gescannten Belege nun per Drill-Down aus dem Datensatz in Diamant direkt am PC-Arbeitsplatz anzeigen. Eine Möglichkeit, die nicht nur Daniel Rabe bei Auswertungen oder Nachfragen von Kollegen ausgiebig nutzt: „Auch die Wirtschafts- und Betriebsprüfer sind froh, dass wir ihnen nicht mehr 20 Ordner auf den Tisch stellen.“

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