Anwenderbericht: FRABA AG

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für die industrielle Automatisierung

Sensoren für die Industrieautomatisierung sind die Spezialität der FRABA AG. Der mittelständische Konzern mit Stammsitz in Köln beschäftigt rund 220 Mitarbeiter und produziert Positions- und Sicherheitssensoren sowie optische Messfühler. Ergänzende Dienstleistungen runden das Portfolio ab. Millionen Sensor-Varianten kommen so zu Stande. Aufgabe der FRABA AG als Holding ist es dabei, den operativen Tochtergesellschaften weltweit zentrale Dienste – unter anderem in Sachen EDV und Finanzbuchhaltung – zur Verfügung zu stellen.

"Bei Diamant/3 waren wir genau richtig. Die Software ist webbasiert und bietet als Best-of-Breed-Lösung die Möglichkeit, Daten direkt aus anderen Programmen heraus abzugreifen. Deshalb konnten wir sie sehr gut in unsere Prozesswelt integrieren."
Mike Menting, Geschäftsführer, FRABA AG

Abteilungen den Prozess gemacht

Diamant/3 hilft Mike Menting, Geschäftsführer der FRABA AG, dabei, die Philosophie seines Unternehmens in die Tat umzusetzen. Die Besonderheit des Unternehmens beschreibt er wie folgt: „Wir versuchen, uns möglichst nicht nach Funktionsbereichen, sondern nach Geschäftsprozessen zu strukturieren. Das ist Firmenphilosophie. Wir haben zum Beispiel gar keinen zentralen Einkauf und auch keine Marketingabteilung.“

Software führt Schritt für Schritt durch den Prozess

Dieser Ansatz spiegelt sich in der Position des „Prozess Administrators“ wieder. So heißen bei FRABA Mitarbeiter, die in den operativen Tochtergesellschaften für die Abwicklung der kaufmännischen Prozesse verantwortlich sind. Dabei vereinen sie in ihren Tätigkeiten Aufgaben der klassischen Abteilungen Finanzbuchhaltung, Einkauf, Materialdisposition und Verkauf. Für die Unternehmens-IT genügt es deshalb nicht, nur Module für einzelne Abteilungen zur Verfügung zu stellen. Um die Tätigkeiten der Administratoren durchgängig zu unterstützen, greift sie stattdessen einzelne Funktionen aus den unterschiedlichen Bereichen ab und setzt diese – hauptsächlich via Web Services – zu geschlossenen Abläufen zusammen. Direkt aus einem Cockpit heraus können die Administratoren per Mausklick so jeden Geschäftsprozess anstoßen, der in ihren Aufgabenbereich fällt. Egal ob ein Zahlungslauf durchgeführt, eine Bestellung abgesetzt oder ein Auftrag bearbeitet werden soll. Eine im Hintergrund laufende „Work-Engine“ steuert diese Abläufe und sorgt dafür, dass nach jedem getanen Schritt automatisch die Programme, Masken und Funktionen auf den Bildschirm kommen, die für den nächsten Schritt erforderlich sind.

"Bei Diamant/3 sind wir genau richtig"

Gemeistert hat FRABA diese Herausforderungen größtenteils durch webbasierte Eigenentwicklungen. Einzige Ausnahme: In Sachen Rechnungswesen setzt man in Köln auf Diamant/3. „Bei Diamant/3 waren wir genau richtig“, sagt Menting. „Die Software ist webbasiert und bietet als Best-of-class-Lösung die Möglichkeit, Daten direkt aus anderen Programmen heraus abzugreifen. Deshalb konnten wir sie sehr gut in unsere Prozesswelt integrieren.“

Einfach buchen ohne Fachwissen

Wie diese Welt konkret aussieht, zeigt der Beispielprozess „Auftrag erfassen“. Möchte ein Administrator einen neuen Auftrag anlegen, läuft dabei automatisch im Hintergrund eine Kreditlimitprüfung in Diamant/3 ab, ohne dass der Administrator dazu die Software öffnen muss. Das Ergebnis der Prüfung sieht er in der Erfassungsmaske. Ist es positiv, schließt er den Prozess ab, fällt das Ergebnis dagegen negativ aus, kann der Auftrag nicht erfasst werden. Das System sendet dann automatisch eine Nachricht an den betreffenden Account Manager mit der Aufforderung, den Sachverhalt mit dem Kunden abzuklären.

Zeitersparnis durch Standardisierung

Seine volle Stärke zeigt das System beim Buchen von Eingangsrechnungen. Rund 95 Prozent davon betreffen eingekauftes Material. Diese Rechnungen werden beim Ausführen des Prozesses „Material bestellen“ ohne weiteres Zutun in Diamant gebucht. Ist bestelltes Material eingetroffen und der Mitarbeiter bucht es in die Warenwirtschaft ein, schlägt das System automatisch die Werte für die Eingangsrechnung vor, indem es auf die Angaben aus der Bestellung zurückgreift. Nur ein Mausklick auf den entsprechenden Button und die Rechnung wird via Online-Schnittstelle direkt in Diamant gebucht. Die dafür nötigen Konten-Informationen ermittelt das System von selbst aus den ERP- und den CRM-Daten. „Wir sind mit Diamant sehr zufrieden, das klappt wirklich gut“, freut sich Mike Menting. „Durch die Standardisierung geht es nicht nur schneller und einfacher, unsere Administratoren benötigen auch kein spezielles Fachwissen, um Buchungen durchführen zu können.“

Optimale Anpassung an neue Anforderungen

Natürlich lässt sich die modular aufgebaute Software auch an auf neue Anforderungen abstimmen: So wurde jüngst die interne Archivlösung der FRABA an Diamant/3 angebunden. Auch die Diamant/3 Konzernbuchhaltung vereinfacht das Tagesgeschäft: von der Stammdaten-Synchronisation bis hin zu vereinfachten Intercompany Buchungen.

 

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