Anwenderbericht: Essmann's Backstube GmbH

Rechnungswesen- und Controllingsoftware
für Bäckereien

Als traditionelle Handwerksbäckerei blickt Essmann’s Backstube auf nunmehr 173 Jahre Firmengeschichte zurück. Seit den Anfängen im Jahr 1845 hat sich die einstige Dorfbäckerei aus Nordwalde hin zu einem innovativen Bäckerei-Unternehmen mit mehr als 60 Filialen im Münsterland entwickelt. Im Rechnungswesen vertraut man seit fast zwanzig  Jahren auf Diamant Software. Mit der aktuellsten Version der Lösung sei jüngst ein „Riesenschritt in Sachen Digitalisierung gelungen, heißt es von Seiten des Unternehmens.

„Der ausschlaggebende Punkt – und was mich persönlich und meine Kollegen am meisten beeindruckt hat – war das automatisierte Rechnungseingangsmanagement der Lösung."
Marek Helfer, Rechnungswesenleiter, Essmann's Backstube GmbH

Essmann‘s bekommt Rechnungswesen gebacken

In Altenberge sitzen die Produktion, Technik und Verwaltung des Familienunternehmens. Auch eine eigene Ausbildungsakademie befindet sich dort. 2011 wurde zudem ein eigenes Hygienewerk errichtet, um den gestiegenen Anforderungen an Qualität und Gesundheit gerecht zu werden. Produziert wird auf 4500 qm Fläche. Mitten in der Nacht wird gebacken und früh morgens die Region beliefert.

Transparenz gefordert

Vom Stammsitz in Altenberge aus werden auch alle buchhalterischen Abläufe verwaltet – ein Pensum, das gerade in den letzten Jahren stark angestiegen ist. „Aktuell erhalten wir im Jahr circa 10.000 Eingangsrechnungen, die von uns zeitnah abgearbeitet werden müssen“, so Rechnungswesenleiter Marek Helfer über die täglichen Herausforderungen. „Auch der Bereich Unternehmenssteuerung beansprucht uns permanent – bei über 60 Filialen und rund 50 weiteren Kostenstellen im Bereich Produktion, Technik, Qualitätsmanagement benötigen wir genügend Transparenz, um rechtzeitig und qualifiziert für die Zukunft planen zu können.“

Diamant/3 unterstützt Wachstum effektiv

Digitale Unterstützung erhalten Marek Helfer und sein Team seit 1999 von Diamant Software – einem der führenden deutschen Lösungsanbieter für Rechnungswesen und Controlling. „Wir vertrauen seit Jahren auf Diamant Software, weil der Anbieter die Anforderungen unserer Branche kennt, immer ein offenes Ohr für unsere Probleme hat und flexibel auf unsere Wünsche eingeht. Die Software unterstützt zudem effektiv unser Wachstum und sorgt für nahtlose Prozesse im Tagesgeschäft.“

Filialstrukturen flexibel abbilden und auswerten

Seit dem Update auf die aktuellste Lösung des Bielefelder Herstellers lassen sich nun sämtliche Geschäftsbereiche, Kapitalanlagen und Bäckereifilialen flexibel strukturieren, darstellen und auswerten. Die Software unterteilt dazu alle Kostenstellen übersichtlich nach strategischen Geschäftseinheiten und Geschäftsfeldern. „Auf diese Weise können wir unsere Filialen unabhängig voneinander abbilden und transparent verwalten“, erklärt Marek Helfer zufrieden.

So stehen die Filialdaten nicht nur der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung zur Verfügung, sondern werden gleichzeitig auch in einem übergeordneten Konsolidierungsmandanten zusammengefasst. „Wir können beliebig viele Ebenen anlegen und diese bis ins kleinste Detail abbilden. Das erleichtert natürlich die Konsolidierung unserer Standorte sowie den anstehenden Jahresabschluss ungemein.“

Veränderungen leicht nachvollziehbar

Veränderungen in der Filialstruktur oder weiteres Wachstum sind nun auch für Dritte wie bspw. Wirtschaftsprüfer oder Kostenstellenverantwortliche leicht nachvollziehbar. „Über die Geschäftseinheiten lassen sich unsere Filialen sehr differenziert abbilden und vergleichen. Darüber hinaus sehen wir quasi in Echtzeit wie wirtschaftlich jeder einzelne Bereich arbeitet.“

Gewonnene Informationen für Auswertungen genutzt

Die gewonnenen Informationen können dann unmittelbar für Auswertungen genutzt werden. „Neben den klassischen BWAs veranlassen wir für jeden Standort monatliche Auswertungen“, erläutert Marek Helfer. „So können wir jederzeit feststellen, ob eine Filiale rentabel ist oder etwa Handlungsbedarf besteht.“ Mysteriösen Abweichungen in der Deckungsbeitragsrechnung könne man darüber hinaus schnell auf den Grund gehen. „Über die Kostenrechnung können wir bei jeder Filiale direkt runterklicken bis auf Belegebene. Auf diese Weise finden wir sofort heraus, ob beispielsweise anfallende Reparaturkosten die Abweichung verursacht haben.“

Durchgängiger elektronischer Rechnungseingang

Auch sollten mit Diamant/3 grundlegende Prozesse weiter optimiert und ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen werden. „Der ausschlaggebende Punkt – und was mich persönlich und meine Kollegen am meisten beeindruckt hat – war das automatisierte Rechnungseingangsmanagement der Lösung“, nennt Rechnungswesenleiter Marek Helfer einen wichtigen Entscheidungsgrund.

Volle Transparenz im Rechnungsumlauf

Mit dem integrierten Rechnungseingangsmanagement der Diamant/3 Lösung genießen Marek Helfer und sein Team nun die volle Transparenz im Rechnungsumlauf. Sämtliche eingehenden Rechnungen werden bei Eingang gescannt, mit einem Barcode versehen und gelangen unmittelbar ins System. So hat die Finanzbuchhaltung jederzeit die volle Kontrolle über alle eingehenden Belege. Der Weg einer Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung lässt sich ganz genau festlegen. „Das Rechnungseingangsmanagement von Diamant ist uns eine Riesenhilfe“, lobt der Rechnungswesenleiter. „Damit sparen wir wertvolle Zeit, da Belege quasi nicht mehr abhanden kommen können.

Belege früher auf 40 Schreibtischen verteilt

Hinzu kommt der Vorteil, die Rechnungsprüfung an den verschiedenen Arbeitsplätzen ortsunabhängig zu gestalten.“ In der Firmenzentrale der Bäckerei gibt es aktuell circa 80 Arbeitsplätze und fast jeder zweite ist in den Prozess der Rechnungsprüfung eingebunden. „Das heißt, Belege lagen bei uns auf 40 verschiedenen Schreibtischen verteilt. Man kann sich vorstellen, was das früher für ein logistischer Kraftakt war, die Rechnungen in Papierform durchs Unternehmen zu schleusen, in der Hoffnung, dass sie dann am Ende bei uns wieder in der Buchhaltung landen“, gibt Marek Helfer zu bedenken. Entsprechend gering sei die Rücklaufquote gewesen. „Das ging am Ende sogar soweit, dass wir aufgeschrieben haben, wo wir die Rechnungen hingeben.“

Mehr Transparenz für alle Beteiligten

Die Kostenstellenverantwortlichen in den anderen Abteilungen waren von den neuen Möglichkeiten ebenso schnell begeistert. Aufgrund der hohen Bedienerfreundlichkeit und übersichtlichen Masken hätte sich der Schulungsaufwand auch in Grenzen gehalten. „Eigentlich hat sich jeder schnell an den neuen Workflow gewöhnt und alle waren froh, nicht mehr die ganzen Rechnungen auf dem Tisch liegen zu haben“, so Marek Helfer. Auch Skonto- und Zahlungsfristen geraten nicht mehr aus dem Blickfeld. „Diamant/3 versendet automatisch Erinnerungen, falls Rechnungen nicht rechtzeitig abgezeichnet werden.“

Kommentarfunktion verbessert Transparenz und Kommunikation

Die hinterlegte Kommentarfunktion werde ebenfalls sehr häufig genutzt. „Das erhöht die Transparenz und auf diese Weise findet eine echte Kommunikation zwischen den einzelnen Adressaten statt.“ Beispielsweise, wenn sich der auf der Eingangsrechnung aufgeführte Preis für Zutaten nicht mit dem Preis aus dem ERP-System deckt. Dann erhält der verantwortliche Einkäufer die Rechnung zurück, gleich mit dem entsprechenden Kommentar versehen. „Derjenige kann dann mit der Information an den Lieferanten herantreten und klären, warum der Preis so hoch ist oder gleich einen neuen Preis verhandeln. Im Tagesgeschäft ist uns das eine große Hilfe, denn das wurde früher alles telefonisch oder per E-Mail geklärt.“

Revisionssichere Ablage aus der Cloud

Ein anderer Vorteil sei, papierlos zu arbeiten. Marek Helfer erinnert sich: „Suchten wir früher eine Rechnung, zum Beispiel für eine Ofenreparatur eines beliebigen Jahres, einer beliebigen Filiale, dann mussten wir im besten Fall Aktenschränke durchwühlen und im schlimmsten Fall musste einer von uns ins Auto steigen, einen Ort weiterfahren und dort das Archiv aufsuchen.“ Heute reicht hingegen ein Tastendruck, um zur richtigen Rechnung zu gelangen. „Mit einem Klick habe ich das richtige PDF vor mir und mit einem weiteren kann ich es per Mail an den Empfänger senden, der die Rechnung angefragt hat“, äußert sich der Rechnungswesenleiter zufrieden. Mit der Diamant/3 Revisionssicheren Ablage aus der Cloud werden ab sofort alle Dokumente GoBD-konform archiviert. Die eingegangenen Belege werden nach den geltenden gesetzlichen Anforderungen in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzliche geforderte Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt. „Das ist eine enorme Arbeitserleichterung, vor allem auch beim Jahresabschluss oder wenn die Wirtschaftsprüfung Belege einsehen will – mit einem Klick ist alles da!“

Hohe Automatisierung im Tagesgeschäft

Weiteres Automatisierungs-Potential bietet ein Bankimport, der hier bis zu 80 Prozent der eingehenden Kontoauszüge automatisch bucht. Diamant/3 kommuniziert außerdem nahtlos mit dem Warenwirtschaftssystem OPTIback2, d.h. Debitorenrechnungen und Wareneinsätze werden automatisiert in das Buchhaltungssystem übernommen. Eine bidirektionale Schnittstelle zu Excel überträgt zudem sämtliche Tageseinahmen der rund 60 Filialen in das Diamant Rechnungswesen. „Zuvor mussten wir diese Zahlen alle noch per Hand eingeben, das fällt jetzt zum Glück komplett weg“, berichtet Marek Helfer erleichtert. „Am Monatsende erhalten wir von Diamant/3 die Erlöse automatisch gegengerechnet.“

Zeitnaher Support

Und falls Marek Helfer und sein Team mal nicht weiterwüssten, könne man sich immer noch guten Gewissens an den Support von Diamant Software wenden. „Unsere dortigen Ansprechpartnerinnen kennen die Abläufe bei uns genau und wir erhalten auf all unsere Probleme stets eine zeitnahe Rückmeldung.“

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